نرم افزار منابع انسانی چیست و چه کاربردها و مزایایی دارد؟

نرم افزار منابع انسانی چیست؟

نرم افزار منابع انسانی یک راه حل دیجیتالی برای مدیریت و بهینه سازی وظایف روزانه منابع انسانی و اهداف کلی منابع انسانی یک سازمان است. نرم افزار منابع انسانی این امکان را برای کارکنان و مدیران منابع انسانی فراهم می کند تا زمان و منابع خود را بهتر به تلاش های مولدتر و سودآور اختصاص دهند.

فناوری نرم افزار منابع انسانی از اولین باری که کامپیوترها برای مدیریت داده های سرمایه انسانی در دهه 1970 به کار گرفته شدند، راه درازی را پیموده است. سیستم های منابع انسانی در دهه 1980 به طور گسترده در دسترس مشتریان سازمانی قرار گرفتند و ورود نرم افزارهای مبتنی بر وب در دهه 1990 باعث شد نرم افزار منابع انسانی رایج تر شود. در حال حاضر، اکثر سیستم‌های جدید مبتنی بر ابر، مبتنی بر اشتراک هستند، به راحتی با سایر برنامه‌های مدیریت داده ادغام می‌شوند و به شدت برای نیازها، اهداف و بودجه یک سازمان قابل تنظیم هستند. به طور خلاصه، اکنون یک راه حل نرم افزار منابع انسانی برای هر اندازه و نوع سازمانی وجود دارد.

نرم افزار منابع انسانی چه کاری انجام می دهد؟

نرم افزار منابع انسانی با خودکارسازی وظایف دستی، سازماندهی اطلاعات کارکنان و ایجاد گزارش های مبتنی بر داده، به بخش منابع انسانی سازمان کمک می کند. اینها همه به صورت الکترونیکی انجام می شود و نیازی به اسناد کاغذی ندارد. نرم‌افزار منابع انسانی همچنین می‌تواند به کارمندان و مدیران یک سازمان خدمت کند و به کارهایی مانند ردیابی زمان، به‌روزرسانی فهرست‌های کارمندان و مدیریت عملکرد کمک کند.

برخی از عملکردهایی که نرم افزار منابع انسانی می تواند انجام دهد عبارتند از:

• ذخیره و سازماندهی ایمن داده های کارکنان
• ایجاد گردش کار و پیگیری تاییدیه ها
• ردیابی زمان سلف سرویس
• پیگیری آموزش کارکنان برای توسعه و انطباق
• سنجش و گزارش در مورد رضایت کارکنان
• مدیریت عملکرد و ردیابی هدف
• مدیریت و مدیریت مزایا
• اتوماسیون قبل از سوار شدن، سوار شدن و خارج شدن از هواپیما
• ادغام برنامه های شخص ثالث
• نظارت بر تمام تغییرات داده ها با یک دنباله حسابرسی
• تولید گزارش های سفارشی برای ارائه بینش استراتژیک

و موارد دیگر…

تمام این اقدامات با نرم افزارهای مختلف منابع انسانی (HR) انجام می شود که می توان آنها را به صورت بسته های سفارشی و شخصی سازی شده خریداری کرد.

برای اطلاعات بیشتر درباره‌ی امکانات و مزایای نرم افزار منابع انسانی شرکت رای دانا کلیک کنید.

مزایای نرم افزار منابع انسانی چیست؟

در حالی که استفاده از نرم افزار منابع انسانی مزایای زیادی دارد، یکی از بزرگترین آنها توانایی آن در کاهش زمان صرف شده برای کارهای اداری تکراری و کم تاثیر است که به متخصصان منابع انسانی اجازه می دهد بر مسئولیت های سازنده تر و نتایج استراتژیک بلندمدت تمرکز کنند.

فراتر از این، دیگر مزایای عمده عبارتند از:

• خطاها کاهش یافته است
• بهبود سازماندهی اسناد و داده های کارکنان
• فرآیندهای ساده
• بازخورد مستمر
• تجزیه و تحلیل دقیق تر
• بهبود در برنامه ریزی جانشین پروری
• انطباق سازمان ها با مقررات فدرال
• راهنمای بهترین نرم افزارهای منابع انسانی

بهترین نرم افزار منابع انسانی به نیازها و اهداف منحصر به فرد شرکت شما بستگی دارد، زیرا راه حل های نرم افزاری برای هر کدام ممکن است متفاوت باشد.

انواع نرم افزارهای منابع انسانی

برخی از انواع نرم افزارهای منابع انسانی که ممکن است به سازمان شما کمک کنند تا به اهداف خود برسد، آنهایی هستند که ردیابی متقاضیان و ورود به سیستم، عملکرد و مشارکت کارکنان را مدیریت می کنند.

سیستم های اطلاعات منابع انسانی (HRIS):

 یک HRIS نقش اصلی مدیریت داده مورد نیاز برای چندین عملکرد منابع انسانی مانند استخدام و ردیابی متقاضیان، ذخیره داده های کارکنان، مدیریت حقوق و دستمزد و مزایا، حفظ الزامات قانونی و قانونی و غیره را ایفا می کند. نرم افزار مستقل طراحی شده برای ادغام با سایر برنامه های HR، یا می تواند پایگاه داده مرکزی در یک سیستم نرم افزاری همه در یک HR باشد.

سیستم ردیابی متقاضی (ATS)

یک ATS نرم‌افزاری است که به ساده‌سازی فرآیند استخدام برای یک سازمان از ابتدا تا انتها کمک می‌کند. معمولاً وظایفی مانند ارسال فرصت‌های شغلی در چندین تابلوی کار، ذخیره داده‌های متقاضی و غربالگری برنامه‌های کاربردی برای مطابقت بالقوه انجام می‌دهد

 گزارش لحظه به لحظه

نرم افزار مدیریت منابع انسانی عالی با گزارش لحظه ای به ساده سازی و ردیابی فرآیند معرفی کارکنان جدید به یک سازمان کمک می کند. اغلب شامل عناصری مانند امضای الکترونیکی، بسته‌های قبل از سوار شدن، ردیابی آموزشی، پرسشنامه‌های کارکنان و سایر عملکردهای خودکار می‌شود تا به منابع انسانی کمک کند تا اطمینان حاصل کند که تجربه‌ای سازگار و روان برای کارمندان جدید فراهم می‌کنند.

مدیریت عملکرد

 بستری برای متخصصان، مدیران و کارکنان منابع انسانی برای ارزیابی مهارت‌های کارکنان، تعیین اهداف عملکرد و پیگیری بهبود.

مشارکت کارکنان

به بهبود احساسات کارکنان و افزایش مشارکت فردی و تیمی کمک می کند. این کار از طریق اولویت های کاری روزمره، بازخورد، مربیگری و تجزیه و تحلیل انجام می شود.

ماژول منابع انسانی در نرم افزار ERP

سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) راه حل های نرم افزاری جامعی هستند که برای کمک به کسب و کارها برای مدیریت کارآمدتر عملیات خود طراحی شده اند. سیستم های ERP معمولاً شامل ماژول هایی برای امور مالی، حسابداری، مدیریت موجودی، منابع انسانی و سایر فرآیندهای تجاری است. نرم افزار منابع انسانی جزء کلیدی یک نرم افزار ERP است که بستری متمرکز برای مدیریت داده های کارکنان و ساده سازی فرآیندهای منابع انسانی فراهم می کند.

نرم‌افزار منابع انسانی در یک سیستم ERP می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا کل چرخه عمر کارکنان را از استخدام و حضور در هیئت مدیره تا مدیریت عملکرد و خارج کردن از هیئت مدیره مدیریت کنند.

همچنین می توان از آن برای ردیابی حضور کارکنان، مدیریت حقوق و مزایا، ذخیره سوابق کارمندان و ایجاد گزارش در مورد هزینه های نیروی کار استفاده کرد. با خودکار کردن بسیاری از وظایف دستی مرتبط با مدیریت منابع انسانی، یک سیستم ERP می تواند در زمان و هزینه صرفه جویی کند و در عین حال دقت و انطباق با مقررات را بهبود بخشد.

ماژول منابع انسانی یک سیستم ERP معمولاً شامل ویژگی هایی مانند ردیابی متقاضی است که به سازمان ها اجازه می دهد به راحتی متقاضیان شغل را در طول فرآیند استخدام ردیابی کنند. پورتال های سلف سرویس کارکنان که کارمندان را قادر می سازد به اطلاعات خود دسترسی داشته باشند.

ابزارهای مدیریت عملکرد  نرم افزار منابع انسانی که به مدیران اجازه می دهد اهداف و مقاصد را دنبال کنند  و قابلیت های تحلیلی که بینش هایی را در مورد هزینه های نیروی کار و روندها ارائه می دهد. یک سیستم ERP همچنین می تواند با سایر سیستم های منابع انسانی مانند ردیابی زمان یا راه حل های مدیریت یادگیری ادغام شود.

علاوه بر ارائه یک پلت فرم متمرکز برای مدیریت داده های منابع انسانی، یک سیستم ERP همچنین می تواند به سازمان ها کمک کند تا ارتباطات بین بخش ها را با ایجاد دید بهتر در کل عملیات سازمان بهبود بخشند. این کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که همه بخش‌ها در جهت اهداف مشترک با هم کار می‌کنند و در عین حال، مازاد بر فرآیندها را کاهش می‌دهد. با ساده‌سازی فرآیندهای منابع انسانی با یک سیستم ERP، سازمان‌ها می‌توانند کارایی را افزایش دهند و در عین حال هزینه‌های مرتبط با وظایف دستی را کاهش دهند.

بهترین نرم افزار منابع انسانی چه ویژگی هایی دارد

بهترین نرم افزار منابع انسانی معمولاً شامل طیف وسیعی از ویژگی ها برای کمک به سازمان ها در مدیریت فرآیندهای منابع انسانی است. در اینجا برخی از ویژگی های کلیدی که باید در نرم افزار HR جستجو کنید آورده شده است:

توابع اصلی منابع انسانی

نرم افزار منابع انسانی باید شامل عملکردهای اصلی منابع انسانی مانند سوابق کارکنان، ردیابی زمان و حضور و غیاب، مدیریت مزایا و پردازش حقوق و دستمزد باشد.

مدیریت عملکرد

نرم‌افزار خوب منابع انسانی معمولاً شامل ویژگی‌های مدیریت عملکرد، مانند تعیین هدف، ردیابی عملکرد و ابزارهای بازخورد کارکنان است.

فرآیند استخدام

نرم‌افزار منابع انسانی باید شامل ابزارهای استخدام برای کمک به سازمان‌ها برای یافتن و انتخاب بهترین نامزدهای شغلی و همچنین ابزارهایی برای کمک به استخدام‌های جدید برای سرعت بخشیدن به کار باشد.

یادگیری و توسعه

بسیاری از سیستم‌های نرم‌افزار منابع انسانی ابزارهایی را برای مدیریت آموزش و توسعه کارکنان، از جمله ماژول‌های یادگیری آنلاین و ردیابی آموزش، ارائه می‌کنند.

گزارش و تجزیه و تحلیل

نرم افزار منابع انسانی باید دارای ویژگی های گزارش دهی و تجزیه و تحلیل قوی، از جمله ابزارهای تجسم داده ها و توانایی تولید گزارش های سفارشی باشد.

خود سرویس کارکنان

نرم افزار منابع انسانی باید ابزارهای سلف سرویس را در اختیار کارکنان قرار دهد و آنها را قادر می سازد به اطلاعات شخصی خود دسترسی داشته باشند و به روز رسانی کنند، صورتحساب های پرداختی را مشاهده کنند، درخواست مرخصی بدهند و مزایای خود را مدیریت کنند.

انطباق و پشتیبانی قانونی

نرم افزار منابع انسانی باید شامل ابزارهایی باشد که به سازمان ها کمک می کند تا قوانین و مقررات کار را رعایت کنند، از جمله پشتیبانی از مقررات ACA، COBRA و FMLA.

به طور کلی، بهترین نرم افزار منابع انسانی متناسب با نیازهای خاص سازمان شما خواهد بود و مجموعه ای جامع از ویژگی ها را ارائه می دهد تا به شما در مدیریت کارآمدتر عملیات منابع انسانی کمک کند.

اثرات نرم افزار منابع انسانی در مدیریت سازمان

همانطور که قبلا ذکر شد، نرم افزار منابع انسانی (HR) می تواند ابزار ارزشمندی برای سازمان هایی باشد که به دنبال مدیریت کارآمدتر فرآیندهای منابع انسانی خود هستند که می تواند تاثیر مثبتی بر مدیریت کلی سازمان داشته باشد. برخی از راه هایی که نرم افزار منابع انسانی می تواند بر مدیریت سازمان تأثیر بگذارد عبارتند از:

بهره وری بهبود یافته

نرم افزار منابع انسانی می تواند فرآیندهایی مانند ردیابی زمان و حضور و غیاب، مدیریت مزایا و پردازش حقوق و دستمزد را ساده کند و به آزادسازی زمان برای تیم های منابع انسانی برای تمرکز بر سایر وظایف مهم کمک کند.

استخدام پیشرفته

نرم افزار منابع انسانی می تواند ابزارهایی را برای مدیریت فرآیند استخدام فراهم کند، از جمله آگهی های شغلی آنلاین و ابزارهای غربالگری رزومه، که می تواند به سازمان ها در جذب و انتخاب بهترین نامزدها برای یک نقش خاص کمک کند.

مدیریت عملکرد بهتر

نرم‌افزار منابع انسانی می‌تواند ابزارهایی را برای ردیابی عملکرد کارکنان، تعیین اهداف و ارائه بازخورد فراهم کند که می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند تا عملکردهای برتر را شناسایی کنند، مربیگری و توسعه هدفمند ارائه دهند و نیروی کار خود را بهینه کنند.

افزایش انطباق

نرم افزار منابع انسانی می تواند به سازمان ها کمک کند تا با قوانین و مقررات کار، از جمله قانون مراقبت مقرون به صرفه (ACA) و قانون مرخصی خانوادگی و پزشکی (FMLA) مطابقت داشته باشند و خطر مجازات های قانونی و جریمه ها را کاهش دهد.

به طور کلی، نرم افزار منابع انسانی می تواند ابزار ارزشمندی برای سازمان هایی باشد که به دنبال بهبود مدیریت فرآیندهای منابع انسانی هستند که به نوبه خود می تواند منجر به بهبود عملکرد و سودآوری سازمان شود.

نرم افزار منابع انسانی مبتنی بر ابر

نرم افزار منابع انسانی مبتنی بر ابر (HR) به نرم افزار مدیریت منابع انسانی اطلاق می شود که بر روی یک سرور خارجی میزبانی می شود و از طریق اینترنت قابل دسترسی است. نرم افزار منابع انسانی مبتنی بر ابر به جای نصب بر روی یک رایانه محلی، از هر جایی با اتصال به اینترنت قابل دسترسی است، که آن را نسبت به نرم افزارهای سنتی انعطاف پذیرتر و سازگارتر با موبایل می کند.

نرم افزار منابع انسانی مبتنی بر ابر می تواند طیف گسترده ای از ویژگی ها را شامل شود، از جمله مدیریت سوابق کارکنان، پردازش حقوق و دستمزد، مدیریت مزایا، مدیریت عملکرد و ابزارهای استخدام. با استفاده از نرم‌افزار منابع انسانی مبتنی بر ابر، سازمان‌ها می‌توانند فرآیندهای منابع انسانی خود را ساده‌سازی کرده و کارایی را بهبود بخشند، در حالی که ابزارهای سلف‌سرویس را برای کارکنان فراهم می‌کنند تا به آنها در مدیریت وظایف مرتبط با منابع انسانی کمک کنند.

بسیاری از گزینه های نرم افزار منابع انسانی مبتنی بر ابر در دسترس هستند. هر سیستم دارای ویژگی ها و مزایای منحصر به فرد خود است، بنابراین مهم است که قبل از انتخاب یک راه حل نرم افزار منابع انسانی مبتنی بر ابر، نیازها و اهداف منابع انسانی خاص سازمان خود را ارزیابی کنید.