پیاده‌سازی یک سیستم ERP جدید، می‌تواند یکی از بزرگ‌ترین و مهم‌ترین سرمایه‌گذاری‌های شرکت شما باشد. وجود این فناوری در هسته مرکزی تجارت شما، می‌تواند به پیشرفت کارایی، ساده‌سازی فرآیندها، مدیریت پیچیدگی‌های زنجیره تأمین، کاهش هزینه‌ها، افزایش رضایت مشتری و برتری رقابتی شرکت کمک کند.
با انجام چند مرحله نسبتاً ساده، می‌توانید ارزش سرمایه‌گذاری خود در نرم‌افزار ERP را طی سال‌های متمادی به حداکثر برسانید. در اینجا لیستی از بهترین روش‌های به‌کارگیری ERP آورده شده، تا علاوه بر حصول اطمینان از بهره‌وری حداکثری از روش فعلی کاربرد ERP، راه حل‌هایی جهت تکامل شیوه استفاده از این نرم‌افزار به منظور کاربرد مناسب در آینده را نیز تضمین کند.
– اطمینان حاصل کنید که یک سازمان‌دهنده اجرایی برای چرخه حیات کامل سیستم ERP خود دارید، و نقش استراتژیک سیستم ERP را در بین مدیران شرکت توضیح دهید.
در جهت دست‌یابی به اهداف کسب و کار، شیوه کاربرد شما از ERP به عنوان عاملی اصلی عمل می‌کند؛ به همین جهت، رهبران و تیم اجرایی شرکت شما باید درک و پشتیبانی درستی از آن داشته باشند. اگر فقط بخش IT در سیستم ERP دخیل باشند، اثربخشی و ارزش آن محدود خواهد شد.
– به منظور گسترش هر چه بیشتر بهره‌وری از سیستم ERP خود، علاوه بر سنجش و اصلاح شیوه کاربرد ERP در فواصل زمانی منظم؛ ضمن به روز بودن در زمینه نوآوری‌های فناوری، بودجه‌ای سالانه و برنامه ریزی مداوم جهت بهبود مستمر در نظر بگیرید.
تکامل سیستم ERP به اندازه نگه‌داری آن مهم است. سوال خوبی که باید از خود بپرسید این است که «آیا این شرکت از تمامی قابلیت‌های ERP به طور موثر استفاده کرده است؟» اگر از زمان پیاده‌سازی ERP شما چند سال گذشته باشد، مطمئناً نوآوری‌ها، فن‌آوری‌ها، و نسخه‌های ارتقا یافته‌ای وجود دارد، که می‌تواند در جهت بهره‌وری بیشتر از سیستم ERP به شما کمک کند.
– راه‌حل‌های موثر برای اتصال تحرک‌پذیری و ERP را شناسایی کنید، و فرصت‌های سودآور را در عملیات متحرک خود ارزیابی کنید
فن‌آوری‌های سیّار، امروزه به طور مداوم در حال پیشرفت هستند. تقریباً تمامی افراد یک (یا چند) دستگاه سیار، اعم از تلفن‌های هوشمند، تبلت و غیره همراه خود حمل می‌کنند. اتصال سیستم ERP به ویژگی‌های ارائه شده در دستگاه‌ها و برنامه‌های سیار، تأثیر به‌سزایی در نحوه کار افراد دارد؛ که منجر به ارائه بازدهی و بهره‌وری بیشتر به افراد، تیم‌ها و فرآیندهای تجاری می‌شود.
– در بودجه بندی و برنامه ریزی سالانه ERP خود، کاربران ERP را مورد بازرسی قرار دهید، و علاوه بر آموزش‌های هدفمند، آموزش‌های متمرکز و عملی ارائه کنید.
هر قدر کارمندان شما کاربرد ERP و قابلیت‌های آن را بیشتر بشناسند و درک کنند، بهتر می‌توانند از آن استفاده کنند. متاسفانه بسیاری از شرکت‌ها به منظور کاهش هزینه‌ها، بودجه آموزش خود را کاهش می‌دهند؛ که چنین اتفاقی نباید بیفتد. در صورتی که می‌خواهید از سرمایه‌گذاری خود در تهیه و پیاده‌سازی ERP بیشترین بهره را ببرید، باید اطمینان حاصل کنید که تمامی کاربران، چگونگی قابلیت کمکی کاربرد ERP در فعالیت روزمره‌شان را تجربه می‌کنند.
– ارزیابی کنید آیا محیط فن‌آوری اهداف شما از کاربرد ERP را پشتیبانی می‌کند؛ و برای رسیدن به اهداف بلند‌مدت شرکت خود در زمینه ERP، یک استراتژی تهیه نسخه پشتیبان جای‌گذاری کنید.
مانند هر برنامه مهم تجاری دیگری، باید برای سیستم ERP خود برنامه‌ریزی پشتیبان‌گیری و بازیابی داشته باشید. هر یک از دو حالت تهیه نسخه پشتیبان ERP در کامپیوتر‌های شرکت یا در فضای ابری، استراتژی‌های متفاوتی در زمینه تداوم کاربرد نرم‌افزار دارند که به شیوه خاصی در هر یک از این روش‌های پشتیبان‌گیری موثر است. به منظور یافتن بهترین روش‌های پشتیبان‌گیری و محافظت از برنامه، محیط فنی و نیازهای پشتیبانی فنی شرکت خود را ارزیابی کنید.
– برای بایگانی و مدیریت داده یک استراتژی تعریف و اجرا کنید – پاک سازی داده‌ها!
حین استفاده شرکت از سیستم ERP، خطاها حتی با دقت کلی، در فرآیندهای تجاری بر داده‌ها تأثیر می‌گذارند. در این زمینه بررسی داده‌ها و رفع خطاهای واضح، کدهای محصول، سوابق تکراری و غیره مفید است. در زمینه طول عمر ERP، پاک‌سازی همراه با بایگانی داده‌ها، مرحله مهمی است.
– برای بهره‌گیری از فرهنگ موفقیت ایجاد شده در نتیجه به کارگیری ERP، یک برنامه‌ریزی سازمانی ایجاد کنید، و مشارکت‌کنندگان اصلی در برقراری ارتباط در زمینه فرصت‌های تحول تجاری را در این برنامه‌ریزی دخیل کنید.
پتانسیل کاربرد ERP تحول آفرین است؛ حتی فراتر از افزایش بهره‌وری نیروی کار شما، کارآمد تر ساختن فرآیندها، اعمال استراتژي‌های موثر‌تر درتصمیم‌گیری‌ها، و اتصال فرآیندها و گردش کارها را در کلیتی یکپارچه، سیستم ERP می‌تواند به ایجاد یک تغییر فرهنگی کمک کند، که باعث اتحاد تمامی سازمان تحت هدفی واحد شود. فن‌آوری‌های سیار، رسانه‌های اجتماعی و رایانش ابری این تغییر فرهنگی را ترویج می کنند، و یافتن راهی برای استفاده از این بینش‌ها برای کاربرد استراتژیک آن‌ها بسیار مهم است.
