پیاده‌سازی سیستم ERP علاوه‌بر عملکردهای فناوری اطلاعات (IT)، شامل تغییراتی عمیق و اساسی در کل فرآیندهای کسب‌وکار نیز می‌شود؛ زیرا برنامه‌ریزی سازمانی بر تک‌تک افراد شرکت تاثیر می‌گذارد. این امر، چیزی شبیه به پیوند قلب به کسب‌وکار شما است. بنابراین، چگونه اطمینان می‌یابید که قلب کسب‌وکار شما در طی پیاده‌سازی به تپیدن ادامه می‌دهد، و برای ظهوری قوی‌تر، سالم‌تر و کارآمدتر آماده می‌شود؟
ما از متخصصان واقعی (مشتریان فعلی خود) پرسیدیم که چه چیزهایی را در طی روند پیاده‌سازی خود آموخته‌اند؟ این مشتریان شامل افرادی می‌شوند که به‌منظور یکپارچه‌سازی سیستم‌های مختلف موجود در کسب‌وکارهایشان که به‌خوبی با یکدیگر ادغام نشده‌بودند از ERP استفاده می‌کردند؛ از جلمه افرادی که به‌دنبال جایگزینی برای سیستم فعلی که دیگر نیازهای آن‌ها را برآورده نمی‌کند هستند، و آن‌هایی که برای اولین بار سیستم ERP را پیاده‌سازی می‌کنند.
ما پاسخ‌های متخصصان را در لیستی گردآوری کرده‌ایم که شامل ده مورد از نکاتی است که باید پیش از اجرای سیستم ERP به خاطر داشته‌باشید:
۱. نیازها و اهداف واقعی کسب‌وکار خود را درک کنید
پیش از پیاده‌سازی راهکار جدید ERP، در نظر گرفتن نیازهای واقعی کسب‌وکارتان حائز اهمیت است. از پیاده‌سازی ERP انتظار به‌دست آوردن چه چیزی را دارید؟ انتظار حل چه مشکلاتی را دارید؟ هر عملکرد چه الزاماتی دارد؟
مشتریان ما توصیه می‌کنند از تهیۀ سندی جامع که به‌طور متمرکز تمام الزامات و نیازهای کسب‌وکار شما را گردآوری می‌کند، اطمینان حاصل کنید. باید قبل از شروع پیاده‌سازی اهداف خود را شناسایی کنید. در صورتی که از خواست و هدف خود اطمینان نداشته باشید، نمی‌توانید به آن‌ها دست پیدا کنید. کسب‌وکار شما ویژه است، پس ERP شما نیز باید ویژه باشد.
علاوه بر این، مهم است که بدانید در سیستم فعلی چه چیزی برای شما مفید نیست؛ همچنین باید بدانید اهدافتان از پیشبرد پیاده‌سازی ERP چیست. این اهداف را در طول مسیر پیگیری و ارزیابی کنید؛ اطمینان حاصل کنید که پیاده‌سازی ERP با نیازهای اصلی کسب‌وکار شما مطابقت دارد.
۲. عملکرد واقعی سیستم ERP را درک کنید
آگاهی از قدرت و پتانسیل کامل یک سیستم ERP برای اینکه بتوانید از عملکرد آن نهایت استفاده را داشته باشید، بسیار مهم است. نرم‌افزار صنعتی ERP می‌تواند منافع بسیاری برای شما و کسب‌وکارتان داشته باشد؛ اما در ابتدا به‌جای استفاده صرف از این سیستم، باید برای کاوش و درک آن وقت بگذارید. نترسید و نگران نشوید؛ زیرا راهنمای نرم‌افزار، در تمام مراحل این فرآیند به شما کمک و پشتیبانی می‌رساند.
همچنین، ایده خوبی است که نقشه عملکرد خاصی را که در سیستم ERP انتخاب کرده‌اید، متناسب با نیازها و الزامات کسب‌وکار خود ترسیم کنید. با انجام این تمرین نقشه‌برداری داخلی، می‌توانید تضمین کنید که از هزینه‌ای که می‌کنید، بیشترین عملکرد و قابلیت را برداشت می‌کنید.
۳. داده‌های خود را قبل، در حین، و پس از پیاده‌سازی ERP رهگیری کنید
در کل فرآیند پیاده‌سازی ERP، حفظ تمامیت داده‌ها از بالاترین اهمیت برخوردار است. اطمینان پیدا کنید که داده‌های خود را در تمامی مراحل فرآیند پیاده‌سازی رهگیری می‌کنید. باید از خودتان بپرسید: «چه فرآیندها و سیاست‌هایی برای اطمینان از حفظ داده‌هایی که به سیستم وارد شده‌اند، به کار گرفته می‌شود؟» و پس از اینکه تمام داده‌ها در سیستم قرار گرفتند، مهم است که آن‌ها را پیگیری کنید. بایگانی سیستماتیک داده‌های قبلی که متناسب با سیستم جدید نیستند نیز به عنوان بخشی از برنامۀ پیاده‌سازی ERP ایدۀ خوبی است.
۴. تأثیر پیاده‌سازی این نرم‌افزار بر روی فرآیندهای کنونی خود را در نظر بگیرید
درک این نکته که با پیاده سازی ERP بسیاری از فرآیندهای فعلی شما باید به‌منظور سازگاری با سیستم جدید دچار تغییر شوند، حائز اهمیت است. به‌جای اینکه سیستم جدید مجبور به تطبیق خود با فرآیندهای قدیمی شما باشد، کسب‌وکار شما باید در تمام مراحل بتواند از نظر فرهنگی و فرآیندی، خود را با روش‌های جدید انطباق دهد؛ این نکته حتی شامل اعمال تغییر در فرآیندهای فعلی که به‌درستی کار می‌کنند نیز می‌شود. مشتریان توصیه می‌کنند کسانی که قرار است از سیستم ERP استفاده کنند، از ابتدای کار در این فرآیند دخیل باشند. کاربران سیستم بهترین منبع کسب اطلاعات و بازخورد هستند.
۵. جدول زمانی واقع‌بینانه‌ای ایجاد کنید
پیاده‌سازی به‌صورت واقع‌بینانه و زمان‌بندی‌شده، توسط بسیاری از مشتریان توصیه شده‌است. این کار به شما اطمینان می‌دهد که در فرآیند انجام کار عجله نمی‌کنید، و زمان مورد نیاز برای پیاده‌سازی مناسب و مؤثر هر برنامه را به آن اختصاص می‌دهید.
۶. آزمایش و آموزش را در جدول زمانی خود بگنجانید
باید برای آزمایش مداوم سیستم در طی فرآیند پیاده‌سازی صبور باشید؛ و هنگامی که فکر می‌کنید کارتان تمام شده، دوباره آزمایش کنید! کار کردن با سیستمی که به‌خوبی مورد آزمایش قرار گرفته است، مهم‌تر از رسیدن به ضرب‌العجلی است که فرصت آزمایش جامع را نمی‌دهد.
یک رویکرد عالی این است که مستندات خود را به‌صورت دوره‌ای با ارائۀ دستورالعمل به شخصی که مسئول اصلی فرآیندهای جدید نیست آزمایش کنید؛ و ببینید که آیا قابلیت انجام تکلیف محول شده را دارد یا خیر. گذشته از آزمایش این که آیا دستورالعمل کار می‌کند یا خیر، این کار به شما پشتوانه‌ای برای تعویض کارکنان می‌دهد.
۷. اطمینان پیدا کنید که تیم اجرایی شما در حین پیاده‌سازی با شما در مسیر مشترکی قرار دارند
یکی از مهم‌ترین موارد در جهت کسب اطمینان از تضمین موفقیت در فرآیند پیاده‌سازی، حمایت از تغییرات اجتناب ناپذیری است که با پیاده‌سازی ERP، و از سطح اجرایی شروع می‌شوند. توجه داشته‌باشید که صرف کار و زمان لازم برای پیاده‌سازی یک سیستم ERP، موجب کاهش ظرفیت سازمانی برای اعمال سایر تغییرات مورد نظر در کسب‌وکار می‌شود. در صورتی که مقامات راهبری سازمان، به‌وسیلۀ برجسته‌سازی و تشویق مدام تغییرات مثبتی که این پیاده‌سازی برای کسب‌وکار ایجاد می‌کند، الگویی مناسب تعیین کند، کارکنان نیز طرز فکر مشابهی را اتخاذ خواهند کرد.
۸. تمامی تیم خود را در فرآیند پیاده‌سازی دخیل کنید
نه‌تنها دخیل شدن مدیران اجرایی مهم است، بلکه باید اطمینان حاصل کنید که اعضای اصلی تیم و سهامداران نیز در کل این فرآيند مشارکت می‌کنند. به کارکنان خود فرصت تجربه و عمل دهید، تا پیش از اینکه این سیستم اجرایی شود نقش خود را اعمال کنند؛ به این ترتیب، گذار از سیستم فعلی به سیستمی جدید شوک فرهنگی کمتری به همراه دارد.
۹. اینکه به‌طور کلی آمادۀ انجام این کار هستید یا خیر را صادقانه در نظر بگیرید
این‌چنین سیستم ماموریتی حیاتی، هنگامی بهترین عملکرد را دارد که سازمان شما واقعاً به عملی کردن آن متعهد باشد. اگر با اکراه به سمت پیاده‌سازی حرکت کنید، یا بخواهید سیستم ERP را تغییر دهید تا به‌جای سایر اشکال، شبیه فرآیند قدیمی شما شود، پیاده‌سازی نتیجۀ مطلوبی نخواهد داشت.
۱۰. اطمینان پیدا کنید که این سیستم باعث پیشرفت شما می‌شود
از اینکه به شکلی در حال ایجاد شیوه‌‌ها و استفاده از نرم‌افزارهای کسب‌وکار هستید که به شما امکان انعطاف کافی برای رویارویی با چالش‌ها و تغییرات کسب‌وکار در آینده را می‌دهد، اطمینان حاصل کنید. شرکت خود و انواع کارهایی که دوست دارید انجام دهید را در 10 یا 15 سال آینده تصور کنید. شیوه‌ای که برای پیاده‌سازی سیستم ERP انتخابی خود استفاده می‌کنید، باید طیف گسترده‌ای از امکانات آینده‌نگرانه را منعکس کند و قابلیت تطبیق با شرکت شما را داشته باشد.
این‌ها موضوعات مهمی هستند که باید در جهت موفقیت و پایداری کسب‌وکار شما در سال‌های آینده در نظر گرفته شوند. پیاده‌سازی ERP مرحمی یک‌شبه نیست، بلکه یک عمل جراحی جدی است. در آخر، یک سیستم ERP باید راه‌کاری باشد که با کسب‌وکار شما رشد و پیشرفت می‌کند، یا توان منطبق شدن طبق نیازتان را دارد. همچنین، مسئول فناوری شما باید توان ارائه عملکرد، دانش و پشتیبانی صنعتی که شما برای ابتکار عمل نیاز دارید را داشته باشد، و آن را تا حد ممکن یکپارچه و موفق سازد.
