نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه شامل ابزارها و تکنیک های مورد نیاز برای ارائه موفقیت آمیز پروژه های شما می باشد. پروژه ها از ذینفعان، چشم انداز و هدف آنها، منابع مورد نیاز برای دستیابی به آن هدف و فرآیندها و ابزارهای مدیریتی برای اطمینان از رسیدن شما به آن هدف تشکیل شده است.

مدیریت پروژه کلید این موفقیت است. مدیریت پروژه شامل فناوری، روش شناسی و منابعی است که امکان تکمیل پروژه را فراهم می کند. با گذشت زمان، فناوری و روش شناسی به طرز باورنکردنی پیچیده شده است.

 

نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟

نرم افزار مدیریت پروژه به مدیران کمک می کند تا هزینه های خود را کنترل کنند و ضرب الاجل ها را تعیین کنند. این به مردم کمک می کند تا پروژه هایی را که به آنها متعهد شده اند ارائه دهند. وهمچنین  به آنها کمک می کند ردیابی کنند که آیا پرداخت ها به موقع و به مقدار مناسب صورت گرفته‌اند یا خیر. نرم افزار مدیریت پروژه دارای بسیاری از ویژگی های طبقه بندی شده و یکپارچه‌ی سطح بالا است.

 

امکانات ابزارهای امروزی فراتر از نمودارها هستند. در نرم افزار ERP ابزارهای نرم افزاری مدیریت سازمان و مدیریت پروژه بی پایانی وجود دارد که می توانید آنها را متناسب با نیازتان انتخاب کنید.

چرخه حیات مدیریت پروژه چیست؟

چرخه حیات پروژه

 

چرخه حیات  پروژه خدمات حرفه‌ای ، فرآیندی چهار مرحله‌ای است که هنگام عبور از مراحل تکمیل پروژه انجام می‌شود. این چارچوبی را برای مدیریت هر نوع پروژه در یک کسب و کار فراهم می کند و برای هر مدیری که به دنبال ارائه پروژه های موفقیت آمیز به مشتریان است حیاتی است.

 

چهار فاز شامل

• فاز 1: فاز مفهوم سازی
• فاز 2: مرحله برنامه ریزی
• فاز 3: مرحله اجرا
• فاز 4: فاز پایان

چه کسی از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده می کند؟

بسیاری از افراد از نرم افزارهای مدیریت پروژه استفاده می کنند، از سازنده هواپیما گرفته تا کارمندانی که کارهای غیرقابل پرداخت را انجام می دهند. برخی از صنایع بیش از سایرین به نرم افزار مدیریت پروژه متکی هستند. مشاوران، ارائه دهندگان خدمات و آژانس های بازاریابی نیز معمولاً از نرم افزار مدیریت پروژه استفاده می کنند.

تقریباً هر کسی که به مشتری خدمات می دهد به روشی برای تخمین، ردیابی، ارائه و دریافت هزینه برای خدمات خود نیاز دارد. آنها به ابزارهایی نیاز دارند که به آنها اجازه می دهد کار با کیفیت بالا را حفظ کنند، خلاقیت را تقویت کنند و مشتریان را درگیر و راضی نگه دارند.

 

هر پروژه یک فرصت واحد برای کسب درآمد است. اما همچنین فرصتی برای ایجاد روابط پایدار و تکرار تجارت است.

 

معایب نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟

نرم افزار مدیریت پروژه معایب خود را نیز دارد. انتخاب یک سیستم نیاز به سرمایه گذاری دارد، به این معنی که باید به دقت نیازهای خود را در نظر بگیرید و تعیین کنید که کدام سیستم برای گردش کار منحصر به فرد شما کار می کند. سیستمی که انتخاب می کنید باید به همان اندازه که نیاز دارید قابل تنظیم باشد.

شما باید هزینه و زمان را برای آموزش کارکنان خود در نظر بگیرید. پذیرش فناوری انتخابی شما توسط کارکنان برای به دست آوردن بالاترین بازده سرمایه گذاری در نرم افزار مدیریت پروژه و همچنین جلوگیری از عدم استفاده کارکنان از سیستم به دلیل عدم درک رابط کاربری و عملکرد کلی آن بسیار مهم است. شما می خواهید که نرم افزار مدیریت پروژه شما به فرآیندها سرعت ببخشد، نه اینکه بار اضافی بر روی زمان تیم شما ایجاد کند.

مزایای نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟

مدیران پروژه به ابزارهای خاصی برای مدیریت و تحویل به موقع پروژه‌های خود نیاز دارند. نرم افزار مدیریت پروژه سنتی به این مدیران کمک می کند تا وظایفی از جمله مدیریت محدوده پروژه، هزینه و منابع را انجام دهند.

 

این ابزارها به کاهش زمان تلف شده کمک می کنند، مانند زمان صرف شده برای جستجوی فایل ها یا داده ها و زمان صرف شده به صورت دستی برای به روز رسانی برنامه ها و جدول زمانی. آنها به ابزارهایی برای به اشتراک گذاری فایل ها، برقراری ارتباط در لحظه و اطمینان از کار همه کارکنان تیم در یک صفحه نیاز دارند.

برخی از ابزارها سیستم ها را یکپارچه می کنند، به طوری که اطلاعات تنها در یک مکان وجود دارد. و همچنین از اضافه شدن پرونده‌ها اجتناب می‌کنند، که می‌تواند به آنچه برخی «کابوس نسخه‌سازی» می‌گویند کمک کند.

علاوه بر کاهش تعداد فایل‌های مختلف، نرم‌افزار مدیریت پروژه همچنین تضمین می‌کند که تیم‌ها از یک روش برای پیگیری زمان، وظایف، هزینه‌ها، سایر موارد بودجه‌بندی مانند فاکتورها و موارد دیگر استفاده می‌کنند. داشتن یک سیستم به تیم ها اجازه می دهد تا خلاقانه در یک چارچوب معین کار کنند.

 

علاوه بر این، با شروع نرم افزار مدیریت پروژه مبتنی بر ابر، سازمان ها دیگر مجبور نیستند در یک مکان فیزیکی واحد کار کنند. آنها به راحتی می توانند به عنوان یک تیم در سراسر مناطق جغرافیایی، در حالی که دسترسی به روز رسانی ها و سطوح همکاری یکسانی را حفظ می کنند، کار کنند. راه حل های مدیریت پروژه نرم افزار به عنوان سرویس (SaaS) کار تیمی را تسهیل می کند و در نتیجه تحویل پروژه، رضایت مشتری و تکرار تجارت را تسهیل می کند.

 

در نهایت، نرم افزار فرآیندهای شما را خودکار می کند و یک محل مرکزی برای مدیریت منابع، وظایف، زمان بندی ها، پروژه ها و ارتباطات فراهم می کند. تمام این اطلاعات که در یک سیستم مستقر هستند فرصت بزرگی را برای بهبود برنامه ریزی و مدیریت به شما می دهد.

برای اجرای گزارش های پیشرفت روزانه، هفتگی، ماهانه یا سه ماهه سیستم‌های پیشرفته امروزی می‌توانند گزارش‌های پیشرفت را در کثری از ثانیه ارائه دهند، بنابراین می‌توانید به راحتی اطلاعات مربوط به سلامت پروژه را تجسم کرده و به اشتراک بگذارید. این نه تنها به شما بینشی می دهد که کجا می توانید منابع خود را تنظیم کنید تا تصمیمات تحویل پروژه هوشمندانه تری بگیرید. همچنین شما را قادر می سازد تا به سوالات ذینفعان پاسخ های دقیق و شفاف بدهید.

در نتیجه با به کارگیری سیستم مدیریت پروژه و نرم افزار ERP شما می‌توانید با دسترسی به اطلاعات طبقه بندی شده و تحلیل شده در لحظه برای مدیریت و برنامه ریزی مناسب و آگاهانه تصمیم گیری نمایید.