حتی اگر این یک نقطه قوت برای شما نباشد، باز هم باید اصول حسابداری را بدانید تا مطمئن شوید که کسب و کار شما به درستی اداره می شود. در اینجا 11 نکته حسابداری وجود دارد که همه صاحبان مشاغل کوچک باید رعایت کنند.
اکثر صاحبان مشاغل کوچک از نظر تجارت حسابدار نیستند. اما چه پیشینه آنها در توسعه محصول، منابع انسانی، مدیریت یا هر چیز دیگری باشد، آنها باید اصول حسابداری را یاد بگیرند.
خبر خوب این است که حسابداری مشاغل کوچک نسبتاً ساده است. شرکت هایی که در یک موضع واحد فعالیت می کنند و ساختار تجاری ساده ای دارند سه اولویت حسابداری دارند:
- اطمینان حاصل کنید که درآمد آنها از هزینه ها بیشتر است
- حساب و کتاب هایشان را تمیز نگه دارید
- مالیات آنها را بپردازید
با این حال، حسابداری کسب و کارهای کوچک می تواند برای رهبران بدون هیچ گونه پیشینه مالی دشوار باشد. از این 11 نکته حسابداری استفاده کنید تا در مسیر درست بمانید.
1. حساب های تجاری و شخصی را از هم جدا نگه دارید.
یکی از اشتباه ترین اشتباهات حسابداری که رهبران کسب‌وکارهای کوچک می‌توانند مرتکب شوند، مخلوط کردن سرمایه‌های تجاری و شخصی است. اگرچه بسیاری از کارآفرینان پول راه اندازی پروژه را از جیب خود پرداخت می کنند، درآمد و هزینه های کسب و کار باید از درآمد شخصی جدا باشد.
بهترین راه حل این است که با یک ساختار تجاری سالم شروع کنید. شرکت خود را به عنوان یک شخصیت حقوقی متمایز تأسیس کنید. یک حساب جاری تجاری به عنوان مرکز مالی خود باز کنید و هر ماه از آن حقوق به خود بپردازید. برای هزینه‌هایی که نمی‌توانید یا نمی‌خواهید پول نقد بپردازید، یک کارت اعتباری کسب و کار دریافت کنید و یک حساب پس‌انداز تجاری به عنوان یک روز بارانی یا صندوق سرمایه‌گذاری باز کنید. هرگونه استفاده تجاری از اقلام شخصی خود را پیگیری کنید.
2. طبقه بندی کارگران به درستی.
وقتی نوبت به ساختن یک تیم می رسد، شما دو انتخاب دارید: کارمندان و پیمانکاران. کارمندان را کسانی می داند که اختیار رفتار و کنترل مالی روی آنها دارید و همچنین یک رابطه تجاری طولانی مدت با آنها دارید. در همین حال، پیمانکاران افرادی هستند که برای شرکت شما بر اساس پروژه کار می کنند و کنترل برنامه ها و تصمیمات تجاری خود را حفظ می کنند.
3. کل هزینه های نیروی کار را قبل از استخدام محاسبه کنید.
اگر تصمیم دارید کارمندانی را استخدام کنید، بدانید که بیشتر از دستمزد آنها به دنبال آن خواهید بود. حداقل یک بار در ماه، باید برای مزایا و مالیات بر حقوق و دستمزد آنها بودجه تهیه کنید. این هزینه‌ها سریع‌تر از آنچه بسیاری از صاحبان کسب‌وکارهای کوچک تصور می‌کنند افزایش می‌یابد. بر اساس یک نظرسنجی ، تنها 43 درصد از کسانی که خود حقوق و دستمزد را انجام می دهند، به توانایی خود در پرداخت به موقع به کارکنان خود اطمینان دارند. بقیه یا از حساب های خود عقب مانده اند یا خیلی مشتاق هستند که تیم خود را گسترش دهند.
خود را در موقعیتی قرار ندهید که مجبور شوید پس از استخدام، غرامت را کاهش دهید. حتی اگر با دستمزدها و مزایای اولیه خود سخاوتمند بودید، اگر کارگرانتان را کم کنید احساس فریبکاری خواهند کرد. کسب‌وکارهای کوچک نمی‌توانند گردش مالی بالایی داشته باشند، به‌خصوص در میان چند اولین استخدام‌هایشان.
4. صورت سود و زیان را به طور منظم ایجاد کنید.
صورت سود و زیان یک ابزار اصلی حسابداری است که درآمد و هزینه های شرکت شما را در یک دوره معین خلاصه می کند. همه شرکت های دولتی موظفند هر سه ماه یک بار آنها را خاموش کنند. اگرچه طبق قانون صاحبان مشاغل کوچک ملزم به ایجاد آنها نیستند، بیانیه‌های P&L راه‌های خوبی برای دیدن اینکه آیا در مسیر رسیدن به اهداف مالی خود هستید یا خیر.
برای ایجاد یک عبارت P&L مراحل زیر را دنبال کنید:
مجموع درآمدی را که در سه ماهه ایجاد کرده اید افزایش دهید.
مخارج شرکت خود را جزئی کنید. این هزینه ها را به دو دسته تقسیم کنید: هزینه های عملیاتی و هزینه کالاهای فروخته شده (COGS).
کل هزینه ها را از سود ناخالص خود کم کنید تا سود عملیاتی خود را بدست آورید.
سود و مالیات را از آن سود عملیاتی کم کنید، و خواهید فهمید که آیا کسب و کار شما در آن سه ماهه با سود یا زیان کار کرده است.
اگرچه بیانیه‌های P&L فردی ارزشمند هستند، اما مقایسه‌های فصل به فصل از اهمیت بیشتری برخوردار است. آیا هزینه های عملیاتی شما در حال افزایش است؟ آیا با وجود افزایش ارقام فروش، سود شما در حال کاهش است؟ بررسی عبارات P&L در مقابل یکدیگر، چنین بینش هایی را به دست می دهد. [به دنبال نرم افزاری برای نگهداری و مدیریت حسابهای خود هستید؟ ویژگی‌های نرم افزار حسابداری ما را بررسی کنید.]
5. همیشه رسید بگیرید.
شما می توانید بخش خوبی از هزینه های شرکت خود را به عنوان کسر مالیات مطالبه کنید. سرویس حسابداری دسته را فهرست می کند که هزینه ها به طور کامل یا جزئی قابل کسر هستند. این هزینه ها شامل وعده های غذایی با مشتریان، کمپین های تبلیغاتی و اجاره دفتر است. اما برای ادعای آنها، به رسیدهایی برای اهداف ردیابی و تأیید نیاز دارید.
کمک های مالی یکی از زمینه هایی است که صاحبان مشاغل کوچک اغلب برای گرفتن رسید آن را فراموش می کنند. اگرچه شرکت‌هایی با ساختارهای خاص، مانند شرکت‌های LLC و شراکت‌ها، نمی‌توانند به عنوان هزینه‌های تجاری، کمک‌هایی را به موسسات خیریه مطالبه کنند، مالک اغلب می‌تواند. از دریافت‌کنندگان کمک‌های غیرنقدی درخواست کنید تا تأیید کتبی زمان صرف شده را دریافت کنند و از اسناد برای دفاع از ارزش بازار منصفانه هر کمک مالی که انجام می‌دهید استفاده کنید.
6. حساب های دریافتنی را به دقت زیر نظر داشته باشید.
اگرچه ماندن در بالای حساب های پرداختنی مهم است، اما آنها مانند حساب های دریافتنی بقای شرکت را تعیین نمی کنند. اگر پولی وارد نشود، شرکت نمی تواند به فعالیت خود ادامه دهد. هر ماه، درصد و مقدار کل درآمد معوق را مرور کنید. به طور کلی، بیش از 10 تا 15 درصد از حساب های دریافتنی شما نباید سررسید باشد. هر هفته با آن مشتریان تماس بگیرید. آنها را از روی هوس به مجموعه ها نفرستید، به خصوص اگر می خواهید در آینده با آنها کار کنید. اما شما همچنین نمی توانید اجازه دهید آنها شما را سفت کنند.
یکی از راه حل ها اعمال جریمه برای تاخیر در پرداخت است. هزینه مالی ماهانه 1٪ یا 2٪ از اصل را تعیین کنید. حتماً این را از قبل به مشتریان بگویید: نه تنها از نظر قانونی مهم است، بلکه تهدید جریمه اغلب برای منصرف کردن شیوه‌های پرداخت ضعیف در وهله اول کافی است.
7. فاکتور دقیق و منظم
صورتحساب بخشی ضروری از داشتن یک کسب و کار است، اما می تواند دست و پا گیر و زمان بر باشد. به علاوه، اگر اشتباه کنید، می‌تواند به توانایی شما در دریافت حقوق آسیب برساند. به همین دلیل اطمینان از ارسال فاکتورهای دقیق و منظم بسیار مهم است.
فاکتورها باید دقیق باشد و اطلاعات خاصی در مورد تراکنش ها ارائه کند و شما باید آنها را به موقع ارسال کنید. همچنین باید با ایمیل و یا یادآوری های متنی پیگیری کنید تا احتمال دریافت پول خود را افزایش دهید. با نگه داشتن سوابق دقیق و دقیق از فاکتورهای خود، می توانید مشتریانی را که موفق به پرداخت به موقع نمی شوند شناسایی کنید و به کسانی که همیشه زودتر پرداخت می کنند پاداش دهید.
8. از مهلت های مالیاتی مطلع باشید.
به عنوان یک فرد، شما یک بار در سال مالیات می پردازید. با این حال، اکثر مشاغل کوچک باید پرداخت های مالیاتی سه ماهه تخمینی را ارسال کنند. پرداخت های سه ماهه بر روی دو نوع مالیات انجام می شود: مالیات بر خوداشتغالی (که شامل مالیات تامین اجتماعی و مدیکر می شود) و مالیات بر درآمد بر سودهایی که شرکت شما به دست می آورد.
9. شرایط پرداخت خود را تنظیم کنید (و رعایت کنید).
شرکت های بزرگ معمولاً با شرایط خالص 60 یا حتی خالص 90 پرداخت می کنند، به این معنی که آنها در واقع دو یا سه ماه پس از دریافت فاکتور، وجوه را انتقال می دهند. کسب و کار کوچک شما می تواند جریان نقدی خود را با عملکرد مشابه مدیریت کند. کلید ثبات است. بگویید با شرایط خالص 30 پرداخت می کنید. در زمان ارائه خدمات مشخص کنید که فروشندگان شما می توانند انتظار داشته باشند ظرف 30 روز هزینه را پرداخت کنید. زودتر پرداخت نکنید، وگرنه فروشنده دفعه بعد همان انتظار را خواهد داشت. دیر پرداخت نکنید، یا ممکن است در آینده نخواهند با شما کار کنند.
10. به جای حسابداری DIY کارشناسان را بیاورید.
صاحبان مشاغل دوست دارند تمام جنبه های کسب و کار خود را کنترل کنند، اما گاهی اوقات انجام فرآیندها و عملکردها – مانند حسابداری و حسابداری – به متخصصان برون سپاری می شود. با استخدام یک متخصص می توانید اشتباهات حسابداری را کاهش دهید و از دقیق و به روز بودن سوابق حسابداری خود اطمینان حاصل کنید. همچنین صرفه جویی زیادی در زمان شما خواهد کرد. یک CPA می‌تواند حساب و کتاب‌های شما را بررسی کند تا به شما در شناسایی راه‌هایی برای کاهش هزینه‌ها و افزایش هزینه‌ها در زمینه‌های رشد کمک کند.
11. از نرم افزار حسابداری استفاده کنید.
نرم افزار حسابداری زمانی برای بسیاری از کسب و کارهای کوچک مقرون به صرفه بود، اما اکنون می توانید با پرداخت هزینه‌ای اندک به نرم افزار حسابداری قوی دسترسی داشته باشید. استفاده از نرم افزار حسابداری به طور شگفت انگیزی آسان است و امکانات و خدمات زیادی را در اختیار صاحبان مشاغل کوچک قرار می دهد، از جمله مواردی برای ردیابی فروش، بودجه بندی، مدیریت موجودی، صورت های مالی، حقوق و دستمزد و مالیات.
