همه می‌خواهند پیاده‌سازی برنامه‌‌ریزی منابع سازمانی آن‌ها به موقع و با بودجۀ در نظر گرفته شده انجام شود.
بسیاری از سازمان‌ها یک سیستم برنامه‌‌ریزی منابع سازمانی و یک شریک پیاده‌سازی خط مشی را برای سازمان خود تعیین می‌کنند اما هنگام تلاش برای مقایسه گزینه‌های مختلف موجود سردرگم می‌شوند یا در نهایت در انتخاب خود مرتکب به اشتباه می‌شوند.
هنگام انتخاب یک سیستم برنامه‌‌ریزی منابع سازمانی جدید، اینگونه از 5 اشتباه رایج جلوگیری کنید:
1- نبود استراتژی سیستمی
اولین اولویت هنگام انتخاب سیستم برنامه‌‌ریزی منابع سازمانی جدید، داشتن دید واضح در مورد آنچه که می‌خواهید می‌باشد. شما باید بدانید که چه مواردی قطعاً در محدودۀ هدف شما است، چه مواردی قطعاً خارج از محدوده است و کدام موارد موجود در محدودۀ هدف شما، ممکن است راه‌حل درست باشد. این باید توسط یک استراتژی سیستمی هدایت شود که مزایای اجرای برنامه‌‌ریزی منابع سازمانی – استراتژیک، مالی و انتزاعی – و هزینه‌های احتمالی گزینه‌های مختلف را ارزیابی کند.
متأسفانه، بسیاری از سازمان‌ها بدون اینکه نیازهای سازمان و هزینه‌ای را که خواهد برداشت را مدنظر خودشان قرار دهند، مستقیماً وارد پروژۀ انتخاب سیستم می‌شوند. شفافیت در مورد منافع برنامه‌‌ریزی منابع سازمانی ضروری است، هم به این دلیل که استراتژی شما را پیش می‌برد و هم اینکه باعث تصمیم‌گیری آگاهانۀ شما در طول پروژه انتخاب سیستم و حتی بعد از آن می‌شود.
2- جزئیات ناکافی نیازمندی‌ها
عدم صرف وقت برای تعریف و مستند سازی نیازمندی‌ها، ممکن است به این معنی باشد که شما سیستمی را انتخاب می‌کنید که در بعضی از صنایع کاملاً خوب کار می‌کند اما فاقد عملکرد متمایز کننده در صنعت یا بخش شما است.
نکته مهمی که باید بخاطر بسپارید این است که اکثر سیستم‌های فهرست منتخب شما احتمالاً 80٪ تا 90٪ آنچه که نیاز دارید را به صورت استاندارد انجام خواهند داد. واضح است که ثبت این نیازمندی‌ها هیچ ارزشی ندارد – وقت شما و فروشندگان بسیار بهتر است که صرف نیازهای متمایز کننده شود.
بر روی نیازمندی‌هایی تمرکز کنید که به شما مزیت رقابتی می‌دهند، مزایایی در کسب و کار به وجود می‌آورند که مختص صنعت شما هستند یا اینکه سیستم‌های فعلی شما در مدیریت با چالش روبه‌رو می‌شوند.
3- استفاده از نسخۀ آزمایشی فروشنده برای ارزیابی سیستم
هر فروشندۀ سیستم برنامه‌‌ریزی منابع سازمانی خوشحال خواهد شد که سیستم خود را براساس تفسیر خودشان از آنچه که می‌خواهید به شما ارائه دهند. متأسفانه هر فروشنده تفسیر خاص خود را دارد و در نتیجه مقایسۀ سیستم‌هایی که دیده‌اید را بسیار دشوار می‌کند.
با داشتن یک ارائه اصولی که مقایسه دقیقی را برای شما فراهم می‌کند، می‌توانید از این دام جلوگیری کنید. مولفۀ مهم در دستیابی به این، یک آزمایش امتحانی است که باید از هر فروشنده خواسته شود تا آن را ارائه دهد.
این آزمایش باید سناریوهایی را که باید برای شما ارائه شود را تست کند، و بر روی راهکارهای فروشنده که چقدر متناسب و مطابق با نیازهای متمایز کننده شما است، تمرکز کند. همچنین به شما این فرصت را بدهد تا ارزیابی کنید که چگونه ویژگی‌های مختلف کاربردی ارائه شده می‌توانند به کسب و کار شما منفعت برسانند.
4- عدم تمرکز فروشنده در ارائۀ کالا
صرف نظر از قابلیت عملکرد سیستم‌های برنامه‌‌ریزی منابع سازمانی، یک پروژه موفق در برنامه‌‌ریزی منابع سازمانی، کاملاً به توانایی فروشنده در ارائه راهکاری که مزایای مورد انتظار شما را فراهم می‌کند، وابسته است.
تمرکز کامل بر روی عملکرد و هزینۀ سیستم، اشتباه رایجی است. با این حال، فرآیند انتخاب جامع، شامل بازدیدها از مجموعۀ مرجع و مکالمات با آن‌ها، ارزیابی سطح کیفیت و تجربه مشاورانی که برای پروژه شما پیشنهاد می‌شوند و ارزیابی روش اجرایی که پیشنهاد شده است، می‌شود.
5- تمرکز بر روی هزینه‌ها به جای منافع
همه می‌خواهند پیاده‌سازی نرم افزار برنامه‌‌ریزی منابع سازمانی آن‌ها به موقع و با بودجه پیشنهادی انجام شود. به طور کلی این یک موفقیت محسوب می‌شود. در نتیجه، طبیعی است که در طول پروژۀ انتخاب برنامه‌‌ریزی منابع سازمانی اطمینان حاصل شود که هزینه‌های نرم‌افزاری و اجرا در حد انتظارات اولیه حفظ شوند.
با این حال، این رویکرد هیچ توجهی به توانایی راه حل‌های ارزیابی شده برای تأمین منافع مورد انتظار کسب و کار را ندارد. با در نظر گرفتن شرایط برابر، راه حلی که هزینه آن 15٪ بیشتر باشد اما به شما کمک کند که در یک دوره زمانی مشخص، چند برابر آن سود مالی بدست آورید، مشخصا گزینۀ بهتری است.
