نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار یا bpms چیست؟

دنیای پویا و همیشه در حال تغییر امروزه، گاهی ممکن است عجیب و یا حتی نگران­کننده به نظر برسد. شاید با خود بگوییم که این تغییرات که عالی هستند، پس چرا باید باعث نگرانی و دلهره باشند؟ به عنوان مثال، امروزه یکی از مهم­ترین تغییراتی که بر معیشت و زندگی ما تاثیر می­گذارند، تغییرات در کسب و کار می­باشد.

روز به روز کسب و کارها پیشرفته­تر و رقابتی­تر شده و همچنین باعث سوق دادن کسب و کارها به سمت فرآیند محوری می­شوند. در فضای رقابتی کسب و کارها، حیات یک سازمان با استفاده از نرم افزار bpms یا سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار امکان­پذیر می­باشد. مدیریت فرآیند کسب و کار مجموعه­ای از روش­ها به منظور تحلیل و بهینه­سازی فرآیندهای کسب و کار، افزایش اثر بخشی سازمان و همچنین عهده­دار یکپارچه سازی فرآیندها با تامین کنندگان و شرکای تجاری می­باشد.

حالا یک سوال به وجود می­آید، که این مدیریت فرآیند کسب و کار چگونه و با استفاده از چه نرم­افزاری امکان­پذیر می­باشد؟ اگر دارای کسب و کاری باشیم، حتما به دنبال روشی هستیم که ایده­های خود را با استفاده از یک نرم­افزار به اجرا درآوریم و فرآیند انجام کارها را کوتاه­تر و سریع­تر نماییم، نرم­افزاری با ایجاد نرم افزار اختصاصی توسط خودمان، هزینه کم و به صرفه­ای برای ما داشته­باشد و یا حتی به ما این امکان را بدهد تا بتوانیم عملکرد افراد و واحدها را اندازه­گیری کنیم. نرم افزار bpms می­تواند مناسب­ترین گزینه و برطرف­کننده نیاز ما باشد.

فرآیند چیست؟

فرآیند مجموعه­ای از فعالیت­های کاری در یک محدوده زمانی خاص و معین است که شروع و پایان مشخصی دارد. ایجاد نگرش فرآیندی امکان کنترل روابط میان تک تک فرآیندها و ترکیب و تکامل آن­ها با یک دیگر را فراهم می­سازد.

سیستم ( bpms ( Business Process Management Systemچیست؟

نرم افزار bpms نتیجه تمام تجربیات، تفکرات و پیشرفت­های متعدد در زمینه مدیریت فرایندهای کسب و کار در چند دهه اخیر می­باشد. این سیستم، مجموعه­ای از ابزار و روش­هایی است که در جهت طراحی، تجزیه و تحلیل و کنترل فرآیندهای کسب و کار استفاده می­شود.

هدف از استقرار این نوع سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار، کاهش خطاهای انسانی و افزایش مسئولیت­پذیری افراد می­باشد. چگونه؟ از آنجا که در این سیستم افراد و سیستم­های اطلاعاتی با یکدیگر پیوند می­خورند، این که چه زمانی، چه کسی، چه کاری را باید به انجام برساند کاملا مشخص و معلوم است. به عبارتی می­توان گفت که این سیستم یا نرم افزار بزاری است که این توانایی را به سازمان­ها می­دهد تا نرم­افزار اختصاصی خود را تولید نمایند.

مزایای استفاده از نرم افزار bpms

کلید موفقیت هر سازمانی را می­توان در گرو داشتن یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار عالی و مناسب دانست. دلایلی وجود دارند که چشم­ پوشی صاحبان کسب و کار را از این سیستم یا سامانه غیرممکن می­کنند. از جمله مزایا و دلایل انتخاب این سیستم عبارتند از؛

• قابلیت فرآیندی بودن و یا ساختار و رویکرد افقی: قابلیت فرآیندی بودن در این سیستم این امکان را می­دهد که فرآیند در هر مرحله­ای برگشت­پذیر و قابل تغییر باشد.
• پیاده سازی قرآیندهای اجرایی بدون نیاز به دانش برنامه­نویسی
• دارای قابلیت تغییر و انعطاف­پذیری بالا: به دلیل مداوم تغییر در کسب و کار، داشتن یک نرم­ افزار با سطح انعطاف­پذیری بالا حائز اهمیت می­باشد.
• حذف فعالیت­های غیر ضروری: در این سیستم با کمک مدل سازی فرآیندها، می­توان فعالیت­های غیر ضروری را حذف نمود.
• قابلیت به­روز رسانی و ایجاد فرآیندهای جدید
• حذف کاغذ و روش­های سنتی و قدیمی بایگانی
• خودکارسازی اجرای فرآیندها: این سیستم با خودکار نمودن فرآیندها موجب کاهش حجم کار و افزایش سرعت کار می­شود.
• افزایش رضایت مشتری: نرم افزار bpms به دلیل افزایش سرعت کار و رفع نیاز مشتری در کمترین زمان و با اطمینان خاطر بالا سبب افزایش رضایت مشتریان و یا حتی پرسنل می­شود.
• چابکی و پویایی سازمان: در صورت هرگونه تغییر در شرایط، این سیستم امکان تغییرات در فرآیندها را به راحتی فراهم می­سازد و موجب موفقیت سازمان­ها در فضای رقابتی کسب و کار می­شود.
• نظارت دقیق بر اجرای فرآیند و عملکرد پرسنل
• کاهش منابع مورد نیاز: از آنجاکه اجرای فرآیندهای کسب و کار به افراد و منابع زیادی نیاز دارد، استفاده از نرم افزار bpms می­تواند به طرز چشم­گیری این نیاز کاهش دهد.
• ایجاد هماهنگی و اتصال یکپارچه بر تمام نرم افزارهای سازمان
• کاهش هزینه­ها و افزایش درآمد: استفاده از این نرم افزار باعث می­شود که سازمان با کمترین هزینه بتواند نر افزارهای اختصاصی خود را تولید کند و با افزایش سرعت کار و کیفیت بالا موجب افزایش درآمد در سازمان گردد.
• تهیه گزارش­ها و تحلیل­های دقیق اجرایی و مدیریتی
• مستند سازی و شفاف سازی فرآیندهای سازمان
• ارزش­مندی و کیفیت بالای داده­های تولید شده در این نرم افزار
• تعیین مهلت برای انجام کارها در هر قسمت از گردش کار
• قابلیت شناسایی مشکلات موجود در فرآیند و اصلاح آن­ها
• کاهش تخلفات در سازمان: پیاده سازی این سیستم در سازمان موجب شفاف سازی فرآیندها می­شود که به همین دلیل، امکان ردیابی افراد و فرآیندهایی که خارج از قواعد و قوانین تعریف شده، فعالیت می­کنند امکان­پذیر و بسیار آسان می­باشد.

کاربرد نرم افزار bpms در سازمان­ها

سازمان­های مختلف با داشتن این نرم افزار سرمایه­ای بزرگ و با ارزش در اختیار دارند که می­توانند با استفاده از آن نرم افزارهای اختصاصی خود را بدون نیاز به دانش برنامه­نویسی ایجاد کرده و بین این نرم افزارها یکپارچگی ایجاد نمایند. با مزایای استفاده از سامانه BDMS یا همان سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار آشنا شدیم و دیدیم که این نرم افزار چگونه چابکی و پویایی سازمان را می­تواند افزایش دهد. حالا سوالی پیش می­آید که اصلا چابکی یک سازمان در گرو چه فرآیندهایی می­باشد؟

چابکی یک سازمان به مواردی مانند کاهش منابع مورد نیاز، افزایش هماهنگی، مستندسازی و تعریف فرآیندها، شناسایی فرصت­ها و بهبود فرآیندها، خودکار سازی اجرایی فرآیندها و… بستگی دارد. پس می­توان نتیجه گرفت که بهترین نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار برای سازمان­ها استفاده از سامانه BPMS می­باشد. این نرم افزار در سازمان­های دولتی و خصوصی بسیاری کاربرد دارد. نمونه­هایی از کاربردهای این نرم افزار عبارتند از:

• کاربرد در دولت: کاربرد سامانه BPMS در دولت برای مواردی مانند مدیریت کسب سود و یا حتی پیگیری مکاتبات می­باشد. این سامانه می­تواند با ارائه یک راه حل یکپارچه، به مدیریت بهتر تدارکات مورد نیاز کمک برساند و تمامی عملکردها، سیستم­ها و پرسنل را براساس یک فرآیند به یک­دیگر مرتبط می­سازد. همچنین مکاتبات در این سیستم تحت وب وارد و دریافت می­شوند و فرآیند پاسخ به این مکاتبات به صورت اتوماتیک انجام می­گیرد که موجب کاهش خطاهای انسانی و افزایش سرعت مکاتبات در سازمان می­شود.
• کاربرد در بیمه: کاربرد این سیستم در بیمه برای مواردی مانند توسعه کسب و کار می­باشد. در بیمه زمانی که درخواستی از مشتری دریافت می­کنند برای اینکه به از اطلاعات مشتری اطمینان حاصل نمایند و کارهای مربوط به درخواست را به سرعت و به صورت اتوماتیک تکمیل کنند، از سیستم مدیریت فرآیند های کسب و کار یا همان نرم افزار bpms استفاده می­شود.
• کاربرد در تولید: کاربرد این سیستم در تولید برای مواردی همانند دسترسی به امکانات می­باشد. فرآیندهای قدیمی تکمیل درخواست مجوز امنیتی کسب و کار و دسترسی به امکانات مورد نیاز، به صورت دستی انجام می­گرفته که موجب کاهش سرعت کار و افزایش خطاهای انسانی بوده­است. اما سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) یک راه حل مناسب و موثر برای اجرای این فرآیندها می­باشد.
• کاربرد در حوزه سلامت و بهداشت: برآورد مالی و مدیریت ریسک از جمله چالش­هایی هستند که اکثر سازمان­ها با آن رو به رو می­باشند. این نرم افزار در چارچوب صنعت­ها با تعیین تست­های کنترل، تعیین ریسک و با یکپارچه نمودن تمام اطلاعات می­تواند ریسک­های مالی را مدیریت کند و از برآوردهای آن به اطمینان خاطر برسد.
• کاربرد در خدمات مالی: می­توان در این سیستم در خدمات مالی و برای مواردی مانند ارائه وام، درخواست خدمات بازاریابی، مدیریت بدهی­ها و یا تامین اعتبار استفاده نمود. برای مثال، در درخواست گرفتن وام با روش قدیمی و سنتی همیشه طولانی و خسته­کننده می­باشد. اما این سیستم کاغذ بازی­ها را حذف کرده و با اتوماتیک نمودن فرآیندها، سرعت گردش کار را افزایش داده­است و موجب رضایت و خشنودی مشتریان می­شود.

این سیستم در زمینه های مختلفی کاربرد دارد و بهترین این سیستم را باید با توجه به زمینه­ای که در آن فعالیت داشته و هدفی که به دنبال آن هستیم، انتخاب و تهیه کنیم.

انواع نرم افزار bpms:

این سیستم را می­توان براساس هدفی که دنبال می­کند به سه نوع  دسته­بندی کرد:

انسان محور: در اجرای این نوع فرآیندها، نیروی انسانی در اولویت قرار دارند و نمی­توان به راحتی عملکرد و اتوماسیونی را جایگزین آن­ها کرد. نمونه این سیستم با محوریت انسانی شامل رسیدگی به شکایات، آموزش نیروی کار و… می­باشد.

سیستم محور: این نوع سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار، کنترل کننده فرآیندهایی است که به برخی سیستم­های کسب و کار مانند EPR، CRM وابستگی دارند و از درگیرشدن زیاد نیروی انسانی در اجرای فرآیندها جلوگیری می­کند. نمونه این سامانه با محوریت سیستمی شامل بانکداری­های آنلاین می­باشد.

سند محور: زمانی این سیستم کارایی دارد که یک سند مانند توافق­نامه یا یک قرارداد در داخل فرآیند وجود  داشته­باشد. از جمله وظایف این سیستم می­توان به مسیریابی، فرمت گذاری و تایید و امضای اسناد اشاره کرد.

ابزار و موتورهای BPMS :

• ابزار طراحی فرآیند(Process Modeler)
• موتور مدیریت فرآیند(Process Engine)
• ابزار ساخت و طراحی مدل داده(Data Model Designer)
• ابزار پایش فعالیت­ها( Business Activity Monitoring )
• ابزار تعیین قواعد کسب و کار( Rules Business Policies )
• ابزار ساخت قواعد کسب و کار(Rule Engine)
• ابزار طراحی فرم­ها(Form Designer)
• ابزار مدیریت فرم­ها(Form Engine)
• ابزار تعریف گزارش­ها(Report Designer)
• موتور مدیریت گزارش­ها(Report Engine)
• ابزار تست فرآیند(Process Test Engine)

7 گام استقرار و پیاده سازی سیستم BDMS

1. طراحی مدل فرآیند: می­توان دیاگرام فرآیندها را براساس الگوهایی مانند BPMN ایجاد نمود و همچنین یک فرآیند بزرگ و پیچیده را به چند زیر فرآیند تقسیم می­کند. مستندات کامل ایجاد شده را در قالب ­های PDF، WORD و VISIO ارائه می­دهد.
2. طراحی مدل داده: در این بخش مدلی برای ذخیره سازی اطلاعات تعریف می­شود که می­توان از آن در سایر فرآیندها و یا فرآیند اصلی استفاده کرد. ارائه این مدل با استفاده از جدول و ستون میزان بهره مندی از ابزارهای هوش تجاری و سایر سیستم­ها از این اطلاعات را افزایش می­دهد.
3. طراحی فرم: این بخش طراحی و پیاده سازی انواع فرم­های الکتریکی را با قابلی اجرایی تحت وب را امکان­پذیر می­کند. این بخش دارای قابلیت اعمال تغییرات در شرایط خاص می­باشد و همچنین از فرم­ها در برابر حملات سایبری محافظت می­کند.
4. تعیین قواعد کسب و کار یا طراحی قوانین تجاری: این مرحله دارای قابلیت پیاده سازی انواع قوانین، سیاست­ها و تصمیم­ گیری­های ساده و پیچیده به منظور تعیین مسیریابی فرآیندها می­باشد.
5. تعیین مجریان و ایفا کنندگان فرآیند: در این بخش مجریان هر یک از فرآیندها و فعالیت­ها معرفی می­شوند. روش­های مختلفی برای تخصیص کار وجود دارد مانند تخصیص کار به صورت دستی، ارسال کار براساس سنجش کارهای موجود در کارتابل شخصی که کار کمتری انجام داده­است و…
6. یکپارچه سازی: این مرحله با اتصال سیستم­های سازمانی به یک دیگر موجب بالا بردن سطح یکپارچگی با سایر سیستم­های کاربردی در حین فرآیند می­شود. یا به عبارتی ساده­تر می­توانید در این بخش فرآیند را با سایر سیستم­های موجود سازمان یکپارچه کنید.
7. اجرای فرآیند: فرآیندی که در 6 مرحله قبلی به طور کامل تعریف شده­است، اکنون آماده استفاده توسط کاربر می­باشد. در این مرحله می­توان بدون تخریب و دستکاری اطلاعات عملیاتی، فرآیند را به صورت آزمایشی اجرا نمود.

تفاوت BPMS با سایر سیستم­های مدیریت فرآیندهای کسب و کار

علاوه­ بر BPMS سیستم­های مدیریت فرآیند دیگری مانند BPM، BPMN و ERP نیز وجود دارند. هر کدام از این روش­ها کارایی خاص خود را دارند و برطرف­کننده نیازی خاص می­باشند. اما گاهی اوقات انتخاب یک روش مدیریت فرآیندهای کسب و کار برای مدیران بسیار سخت و عذاب آور می­باشد و لازم است تا با برخی از تفاوت­های میان آن­ها آشنا شویم، تا بتوانیم انتخابی درست و مناسبی داشته­باشیم.

تفاوت BDMS و ERP

ERP یک محصول از پیش آماده شده برای یکپارچه سازی فرآیندها، نرم افزارها و نیروی انسانی براساس تجارب جهانی می­باشد. آماده بودن EPR یکی از تفاوت­های مهم این سیستم با BPMS می­باشد. زمان آماده کردن کار در EPR بسیار کوتاه­تر است. اعمال تغییرات در فرآیندها در EPR زمان­بر و پر هزینه می­باشد در حالی که این تغییرات در سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار یا همان BPMS با هزینه و زمان اندکی صورت می­گیرد. استفاده از این سیستم به دلیل اینکه شکل جدیدی به سازمان می­دهد که شاید مورد قبول واقع نشود، ریسک بالایی دارد. همچنین این سیستم بیشتر در سازمان­های بزرگ و تکامل یافته کارایی دارند، درست برعکس، نرم افزار bpms که به تمام نیاز سازمان­ها در سطح­های مختلف بلوغ و پیشرفت، پاسخگو می­باشد.

تفاوت BPMS و BPMN

BPMN مجموعه­ای از علائم، نشانه­ها و شیوه­های استاندارد برای مدل سازی فرآیندهای کسب و کار گفته می­شود و می­تواند پیچیده­ترین فرآیندها را به نمودار و یا آشکار قابل فهم تبدیل نماید و یک فهم مشترک و عمومی در ساختار آن ایجاد می­کند. این سیستم دارای یک زبان مشترک در مدل سازی فرآیند کسب و کار می­باشد و همچنین معروف­ترین سیستمی است که براساس استاندارهای جهانی وجود دارد. از دیگر تفاوت­ها این دو سیستم این است که مدل­هایی را که توسط BPMN و براساس استانداردهای جهانی مدل سازی شده­اند، نرم افزار bpms آن­ها را در بالاترین سطح و به صورت سیستمی به اجرا در می­آورد و یا به عبارتی آن­ها را در سازمان پیاده سازی می­کند.

تفاوت BPMS و BPM

BPM تکنیک­ها و روش­های که برای پشتیبانی طراحی، اجرا، مدیریت و تجزیه و تحلیل فرآیندهای کسب و کار می­باشد. یکی از تفاوت­های مهم میان این دو سیستم این است که BPM یک تکنیک و یا یک روش کار می­باشد، در حالی که BPMS مجموعه تکنولوژی­هایی است که در جهت اتوماتیک کردن فرآیندها مورد استفاده قرار می­گیرند و همچنین به عبارتی BPM فرآیند سازمانی را با استفاده از الگوهای مدیریتی بهبود می­بخشد و BPMS با ایجاد تحول مدل در کسب و کار و طراحی سیستم­های مدیریتی در رسیدن به این هدف نقش مکملی ایفا می­کند.

معیارهای انتخاب یک نرم افزار bpms  مناسب

هنگام انتخاب یک سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار باید نکات زیادی را مورد توجه قرار دهیم. اول از همه باید به آن­ها توجه کنیم این است که نرم افزاری که انتخاب شده با فرآیندهای ما تناسب داشته و همچنین دارای خصوصیات لازم باشد، تا بتواند نیازهای ما را رفع نماید. نکته بعدی مربوط به چرخه حیات یا همان گام­های پیاده سازی این سیستم می­باشد و چرخه حیات نرم افزاری که انتخاب می­کنیم باید بتواند نیازهای ما را با توجه به درک نقش­ها، مسئولیت­ها و مهارت پرسنل، پشتیبانی کند. همچنین باید از رعایت استانداردهای IT موجود در سازمان که شامل اطلاعات، طراحی، استانداردهای نرم افزار و پشتیبانی سازنده نرم افزار می­باشد، اطمینان حاصل نماییم.

وضعیت BPMS در جهان

حدود 78% از سازمان­های جهانی از این سیستم استفاده می­کنند و یا برای ایجاد و استفاده از آن برنامه ریزی کرده­اند. همچنین براساس گزارش موسسه­ IDG، استفاده از این نرم افزار موجب افزایش 46 درصدی بهره­وری سازمان­ها گردیده­است. بهره­وری این سازمان­ها توسط این نرم افزار با افزایش سرعت گردش کار، ایجاد هماهنگی و اتصال بین تمام نرم افزارهای سازمان، کنترل و تست فرآیندها، افزایش کیفیت، کاهش هزینه­ها و… امکان­پذیر شده­است.

وضعیت BPMS در ایران

این نرم افزار در ایران پیشینه زیادی ندارد. و از آنجا که همچنان عرضه کننده قدرتمندی در ایران وجود ندارد همین دلیل موجب گردیده تا تعابیر اشتباهی از رویکردهایی مانند یکپارچه سازی نرم افزار، مدیریت گردش کار و… ارائه شود. پس باید باید هنگام انتخاب نرم افزار مورد نیاز خود، به معتبر بودن شرکت عرضه کننده نرم افزار توجه داشته­باشیم. یکی از پرکاربردترین و محبوب­ترین سیستم  BPMS در ایران، نرم افزار Bizagi می­باشد. از جمله ویژگی­های این نرم افزار می­توان به امکان چت برای کارکنان، امکان شناسایی خطاها به صورت آنلاین و همچنین ایجاد فرم براساس ساختار دستگاه مورد استفاده، اشاره کرد.