erp در واقع برنامه ریزی منابع سازمانی می باشد که تعاریف بسیاری برای آن تا به امروز آورده شده است. البته اگر تمام این تعاریف را در کنار هم قرار دهیم به مفاهیمی مشترک می رسیم. در حقیقت erp، یک شیوه علمی و تخصصی برای مدیریت منابع است که با استفاده از راه حل های نرم افزاری تمام فعالیت های واحدهای مختلف یک اداره یا سازمان را به طور هماهنگ در یک سیستم نرم‌افزاری مشترک تعریف می‌کنند.
erp از مزایای بسیار زیادی برخوردار است که از جمله آنها می توانیم کاهش هزینه های عملیاتی مثل کنترل موجودی انبار یا هزینه تولید و کاهش هزینه های بازاریابی و پشتیبانی اشاره کنیم. همچنین با داشتن erp میتوانید تمامی اطلاعات موجود در سازمان خودتان را به صورت یکپارچه در اختیار داشته باشید. اما موضوعی که در این مطلب ما به دنبال آن هستیم، یادگیری نکاتی می باشد که با استفاده از آنها بتوانیم پیاده سازی ERP در شرکت را به خوبی به انجام برسانیم. این نکات می تواند کمک بسیار خوبی در پیاده سازی این سیستم یکپارچه سازی داشته باشد. پیشنهاد می کنم تا انتهای این مطلب ما را همراهی کنید JH از موضوعاتی که گفته می‌شود استفاده کامل را داشته باشید.
نکات ابتدایی برای پیاده سازی erp در شرکت
اولین نکته ای که پیاده سازی erp در شرکت اهمیت پیدا می‌کند وجود پشتیبانی عالی مدیریت از این کار است. مدیریت شرکت از یک پارچه سازی شرکت حمایت کند بدون آنکه نیاز داشته باشد، تک تک جزئیات تاخیر پروژه ها را بررسی کند، با استفاده از erp می تواند مشکلات را متوجه شود و در صدد رفع آنها بر بیاید. نکته بعدی که باید در استفاده از سیستم یکپارچه سازی منابع مورد توجه قرار بگیرد آماده سازی یک لیست واضح و روشن از نیازهای فروشگاه یا مجموعه می باشد. برای این منظور شما باید دامنه پروژه های کاری خودتان را طور دقیق مشخص کنید و به ویژه بر روی فرآیندهای خاص تجاری و نیازهای سیستم خودتان توجه داشته باشید.
در نظر داشته باشید برای اینکه سیستم یکپارچه سازی به خوبی انجام شود حتماً مدیریت ارشد و فناوری اطلاعات و کاربران را به خوبی با آن درگیر نمایید. اگر مجموعه شما از طریق موبایل و سیستم عامل های تلفن همراه هم کاربر دارد به هیچ وجه نباید آنها را فراموش کنید.البته برای اینکه سیستم یکپارچه سازی خودتان را بر روی تلفن های همراه هم قرار دهید توجه داشته باشید که از ایمن بودن اطلاعات خودتان در آن فضا اطمینان کامل را پیدا کنید.
نکته دیگری که در مورد پیاده سازی erp در شرکت باید مورد توجه قرار دهید این است که به هیچ وجه تعاریف مورد نیاز خودتان را به صورت ضعیف و بد بر روی سیستم اجرا نکنید. این مورد ممکن است باعث شود کاربران شما در انتخاب یک موضوع یا یک مورد دچار اشتباهات عجیب می شوند. نکته دیگری که کارشناسان erp برای پیاده سازی این سیستم حتماً از افراد متخصصی کمک بگیرید که با صنعت شما آشنایی داشته باشند.
توجه داشته باشید اگر از این نکات در پیاده سازی سیستم یکپارچه سازی منابع مدیریت به خوبی استفاده کنید، بازدهی آن به شدت بالاتر می رود و سودآوری آن هم برای شما بیشتر است.
در پیاده سازی erp در شرکت چه نکات دیگری اهمیت دارد؟
از نکات و موارد مهم دیگری که در پیاده سازی ERP در شرکت های ایرانی باید به آن توجه داشته باشید، دریافت کردن مراجع است. شما باید هنگامی که کاربر به سیستم شما مراجعه می کند، حداقل سه منبع و مرجع را از او بخواهید و در صورتی که نتواند حداقل سه مرجع را برای شما معرفی کند نباید به او اجازه استفاده از سیستم یکپارچه سازی منابع را دهید.از همان ابتدا که نسبت به پیاده سازی erp در ایران اقدام میکنید، به این مورد توجه داشته باشید که کشور ما در تحریم به سر می برد و ارتقاء نسخه به نسخه سیستم کار آسانی نیست و حتی اگر امکان پذیر هم باشد هزینه بسیار زیادی برای شما به همراه دارد پس از همان ابتدا سفارشی سازی مورد نیاز خودتان را بر اساس شرایط شرکت برای پیکربندی و استقرار سیستم یکپارچه سازی منابع در نظر بگیرید تا در آینده نیاز به ارتقاء سیستم نداشته باشید.
البته این حرف ما بدین معناست که در کنار استاندار بودن سیستم سعی کنید آن را متناسب با نیازهای شرکت خودتان طراحی کنید. یکی از ویژگی های مهمی که erp از آن برخوردار می باشد این است که در صورت هرگونه تغییر در مرتبه سازمانی افراد و یا شرح وظایف آنها، می تواند آن ها را در سیستم یکپارچه سازی منابع به سرعت تغییر دهد اما برای این تغییر نیازمند مدیریت مناسب شما هم است. همچنین شما با استفاده از erp میتوانید متوجه شوید که، این تغییرات اعمال شده در سازمان آیا مفید بوده یا نه.
نکته بسیار مهم دیگری که در پیاده سازی erp باید به آن توجه داشته باشید این است که، بهترین افراد خودتان را برای این کار در نظر بگیرید و تنها به سراغ بهترین متخصصین آی تی در مجموعه خودتان نروید، چراکه نرم‌افزاری که قصد یاد کردن آن را دارید باید متناسب با شرایط کل شرکت باشد در صورتی که این کار را انجام ندهید تمام انرژی و وقت و هزینه‌ای که صرف این کار کرده‌اید نتیجه مناسبی به همراه نخواهد داشت.
البته برای اینکه افراد دیگر هم بتوانند به خوبی با سیستم یکپارچه سازی erp فعالیت کنم باید زمان و منابع و مربیان مجرب را برای آموزش آنها انتخاب کنید و یک سیستم پشتیبانی خوب هم که از متخصصین حوزه کامپیوتر و آیتی است، برای سیستم ای آر پی در نظر بگیریم تا در صورت وجود مشکلات نرم افزار و کامپیوتری بتوانند به کارمندان شما کمک کنند.
متداول ترین روش های پیاده سازی erp
با توجه به کاربردهای زیادی که erp در یکپارچه سازی منابع سازمانی ایفا می کند، روش های پیاده سازی erp انواع مختلفی هستند و دارای تنوع زیادی می باشند. ما سعی میکنیم متداول‌ترین روش های پیاده سازی erp را خدمت شما معرفی کنیم.
اولین روشی که قصد معرفی آن را به شما داریم، روش راه حل جامع است که توسط ارنست و یانگ ارائه شده‌اند که در ۳ فاز عملیاتی می شوند. فاز اول در این روش، پیشنهاد ارزش نام دارد که برای ایجاد اطمینان از روش به کار رفته برای کسب و کار شما مناسب می باشد. دومین فاز در این شیوه، ارزیابی آمادگی سازمان برای تغییرات است در قالب چند سوال برای تخمین میزان تغییر پذیری افراد انجام می شود. آخرین فاز ارزش افزوده حاصل از پیاده سازی است که در دوره های زمانی کوتاه مدت و بلند مدت، عامل اصلی موفقیت پروژه محسوب می شود و باید روی آن دقت زیادی حاصل شود.
یکی دیگر از روش های پیاده سازی erp، روش ASAP نام دارد که این روش نیز در شش فاز عملیاتی می‌شود. در فاز اول ابتدا باید آماده سازی پروژه انجام شود و یک برنامه ریزی مناسب و هماهنگی در سازمان ایجاد شود. در فاز دوم این روش مدل سازی مناسب برای کسب و کار تعریف شود. در فاز سوم نیز مدل سازی آماده شده باید با واقعیت تطبیق داده شود و یک فرآیند دو مرحله ای برای پیکربندی سیستم شروع شود. در فاز چهارم هم باید، اعتبار لازم برای پیاده سازی و آزمایش مدل مشخص شود. در فاز پنجم و ششم هم آماده سازی نهایی سیستم و همچنین پشتیبانی مناسب از آن باید صورت پذیرد.
اما سومین روشی که برای پیاده سازی erp، به شما پیشنهاد می کنیم، FAST TRACK، نام دارد. این روش نیز در پنج مرحله انجام می‌شود که در فاز اول آن، پروژه و برنامه ریزی مربوط به آن باید تعریف شود. در فاز دوم، اهداف شرکت از استفاده از این سیستم باید مشخص گردد. در مرحله سوم این روش هم، نسبت به طراحی و توسعه نرم‌افزاری اقدام می‌شود. در فاز چهارم این روش از روش های پیاده سازی erp، پیکربندی لازم برای آزمایش و یکپارچگی نرم افزار باید انجام شود و در مرحله آخر هم سیستم مورد آزمایش نهایی قرار می گیرد تا شرایط آن مورد بررسی واقع شود.
ریسک های پیاده سازی erp چه مواردی هستند؟
طبیعتاً پیاده سازی erp در شرکت با ریسک های مختلفی هم همراه است که دلیل آن هم پیچیدگی های بالای این سیستم می باشد. البته ریسک های پیاده سازی erp با توجه به شرکت که در آن استفاده می‌شود ممکن است قوی و یا ضعیف باشد. معمولاً سه نوع ریسک را برای یکپارچه سازی منابع سازمانی در نظر می گیرند که عبارتند از ریسک قبل از انتخاب ERP، ریسک زمان پیاده سازی آن و ریسک بعد از اجرای این سیستم که باید به آنها توجه شود.
ابتدا به سراغ ریسک های قبل از شروع پروژه erp می رویم. اولین موردی که باید در سازمان ها به آن توجه شود این است که احساس نیاز به این سیستم باید در بدنه سازمان به ویژه در میان مدیران رده بالای آن وجود داشته باشد. در حقیقت مدیران سازمان باید متوجه شوند که پیاده سازی پیاده سازی erp در شرکت یک نیاز ضروری می باشد. همچنین هیئت مدیره و مدیران ارشد سازمان باید از اجرای پروژه های erp حمایت کامل را داشته باشند، در غیر این صورت سیستم به خوبی پیاده نمی شود و مشکلات زیادی برای آن ایجاد می‌گردد.
انتخاب بهترین سیستم erp و بهترین مشاور برای پیاده سازی آن نیز از دیگر ریسک های می باشد که قبل از شروع این سیستم باید بررسی شوند. قبل از شروع این سیستم همچنین باید بستر آی تی مناسب برای شروع کار فراهم شود. قرارداد پیاده سازی erp باید به صورت کاملا شفاف و کامل تهیه شود و تمامی موارد مهم مثل اسکوپ، شرح وظایف طرفین و شرایط پرداخت به طور کامل در آن قید شود.
ریسک های پیاده سازی erp در زمان پیاده سازی و بعد از اجرا
همانطور که گفتیم برخی از ریسک های پیاده سازی erp مربوط به زمان اجرای آن هستند. اولین ریسکی که در زمان پیاده سازی erp در شرکت ایرانی خود با آن برخورد می کنید، این است که مدیران شرکت به طور مرتب با یکدیگر جلسات دوره ای داشته باشند. این که مدیران شرکت تصور کنند تمام مسئولیت یکپارچه سازی منابع سازمانی تنها بر عهده واحد آی تی شرکت است اشتباه بسیار خطرناکی می باشد که ممکن است سبب شکست پروژه erp در شرکت شود.
ریسک بعدی که باید به آن توجه شود تخصیص نفرات کلیدی برای این کار در مورد هر حوزه کاری است. همچنین انتخاب مدیر پروژه متخصص و با تجربه و تیم کاری مناسب برای او می تواند ریسک پروژه را در هنگام اجرای آن به شدت کاهش دهد و البته باید توجه داشته باشید که به هیچ وجه نباید از اعضای تیم پروژه در هنگام اجرای ای آر پی تغییر کنند. یکی از موارد دیگری که به عنوان ریسک کار در پیاده سازی ای آر پی در شرکت شناخته می شود، ایجاد استثنا های غیر منطقی است. علاوه بر مواردی که گفتیم در هنگام اجرای این سیستم در شرکت باید جلسات مکرر برای آموزش مناسب کاربران کلیدی این سیستم برگزار شود و هیچگونه درخواست تغییر بنیادی هم برای سیستم نباید اعمال شود.
از دست رفتن انگیزه و میزان مشارکت اعضای تیم پروژه ای آر پی هم دیگر ریسک مهم شرکت در هنگام اجرای پروژه است. اما بعد از آنکه پیاده سازی erp در شرکت انجام شد هم ریسک های وجود دارد که باید به آنها دقت شود. اول اینکه بعد از اتمام پیاده سازی به هیچ وجه مدیران و کارشناسان نباید فکر کنند کار تمام شده است و سیستم نیاز به مراقبت ندارد، در صورتی که این اتفاق بیفتد تمامی زحمات انجام شده بر روی سیستم ای آر پی از بین می رود.
همچنین احتمال زیاد در ابتدای اجرایی شدن سیستم erp در شرکت عملکرد پرسنل کاهش پیدا می‌کند که این موضوع طبیعی است و هرگونه تصمیم اشتباه در این زمینه با ریسک های زیادی همراه هستند. شرکت ها باید یک تیم پشتیبانی مجهز برای سیستم erp خودشان مد نظر قرار دهند و دستورالعمل ها و چک لیست های مناسب هم برای کنترل خطاها و مشکلات احتمالی در نظر بگیرند. همچنین مدیران پروژه باید متعهد شوند گزارشات متنوع و دوره ای از سیستم ای آر پی تهیه کنند.
مشکلات پیاده سازی erp چیست؟
پیاده سازی erp در شرکت در کنار مزایای بسیار زیادی که دارد با مشکلاتی هم همراه است. اولین مشکلی که در مورد این سیستم به ویژه در کشور ما وجود دارد این است که درک ناقص ای از مفهوم یکپارچگی وجود دارد. یکپارچگی منابع در این سیستم در واقع بدین معناست که عملکرد هر شخص علاوه بر آنکه بر روی حوزه کاری خودش تاثیر می گذارد بر روی عملکرد افراد دیگر و ناحیه های کاری دیگر هم تاثیر گذار است اما بسیاری متوجه این معنا نیستند و این مورد باعث ایجاد مشکل می شود.
مورد دیگری که در پیاده سازی erp در شرکت ایجاد مشکل می‌کند این است که برای پیاده سازی این سیستم نیاز به کوشش و تلاش زیادی است و پیاده سازی آن هزینه زیادی هم دارد تا به حال کسی نتوانسته است زودتر از برنامه‌ریزی انجام شده این سیستم را پیاده سازی کنند و یا هزینه کمتر از هزینه پیش بینی شده را برای آن پرداخت کند. یکی دیگر از مشکلاتی که این سیستم دارد، مربوط به امنیت اطلاعات می باشد.
یک پارچه سازی منابع سازمانی باعث می شود تا حجم زیادی از اطلاعات در سیستم ای آر پی قرار بگیرند و طبیعتاً اگر امنیت این سیستم دچار مشکل شود، ممکن است حجم زیادی از اطلاعات را از سازمان خارج کند. همچنین تغییرات غیر منتظره ای مدیریتی ممکن است در پیاده سازی مناسب این سیستم اختلال ایجاد کند. برخی از مشکلات پیاده سازی erp در شرکت های ایرانی هم مربوط به شرکت های تولید کننده و عرضه کننده آن است که ممکن است مربوط به زیرساخت های ضعیف سیستم های آنها باشد.
بهترین و کم هزینه ترین راه پیاده سازی erp در شرکت های ایرانی
پیاده سازی erp در شرکت، همانطور که احتمالاً تا اینجا متوجه شدید کار بسیار سختی است که هر کسی نمی تواند آن را انجام دهد و برای پیاده سازی آن باید با شرکت هایی که در این زمینه فعالیت می‌کنند همکاری داشته باشید. اما برای انتخاب شرکت مناسب برای پیاده سازی این سیستم شما باید در نظر داشته باشید که شرکت هایی مناسب هستند، که قبلاً توانسته باشند در این زمینه موفقیت هایی کسب کرده باشند و همچنین هزینه مناسبی را برای این کار از شما دریافت کنند.
یکی از بهترین شرکت هایی که در این زمینه فعالیت می‌کند شرکت رای دانا است. نرم افزار erp شرکت رای دانا که با نام تجاری Cyber ERP به بازار عرضه شده است، دارای امکانات بسیار زیادی است و همچنین انعطاف پذیری آن به شدت بالاست به گونه‌ای که هر شرکت متناسب با شرایط خودش می‌تواند نرم‌افزار رای دانا را به گونه‌ای که تمایل دارد پیاده سازی کند. همچنین نرم افزار تولیدی توسط این شرکت مورد توجه بسیاری از شرکت ها و سازمانهای داخلی واقع شده است که از جمله مهمترین آنها می توانیم به معاونت علمی و فناوری ریاست جمهوری، دیوان محاسبات کشور، منطقه آزاد قشم، دانشگاه امام صادق، شرکت پالایش نفت جی، کیمیا الکترونیک، شرکت هاگسان و … اشاره کنیم.
همچنین خوب است بدانید که این شرکت از سال ۱۳۷۹ فعالیت خود را شروع کرده و به عنوان یکی از اولین شرکت های پیاده سازی erp در ایران شناخته می شود. برای این که بتوانید اطلاعات بیشتری از نرم‌افزار erp رای دانا پیدا کنید پیشنهاد می کنیم از صفحه ی این محصول مشاهده کنید
