سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع انسانی (ERP) پیچیده، زمان‌بر و پرهزینه هستند. نمونه‌های شکست پروژه‌های ERP فراوانند، از جمله شکست‌های کمرشکن مانند شرکت هرشیز (بزرگ‌ترین تولیدکننده شکلات در ایالات متحده آمریکا) که در آن، پیاده‌سازی SAP پس از 3 سال کنار گذاشته شد. «بایدها» و «نبایدهای» مختلفی وجود دارد که بر موفقیت یا شکست پیاده‌سازی ERP تأثیر می‌گذارند.
عوامل حیاتی موفقیت در پیاده سازی ERP
برخی از عوامل حیاتی موفقیت که مستلزم ابتکاراتی متمرکز هستند، در زیر ارائه شده‌اند:
- تعهد از جانب حامی پروژه: حامیان پروژه معمولاً در صدر پلکان سازمان قرار دارند. تعهد عمیق و همکاری فعالانه از سوی آن‌ها ضروری است و نظارت ضعیف کافی نیست. همکاری و اشتغال قدرتمند آن‌ها باید با ایده‌های سایر مدیران اجرایی همسو باشد. یکی از نقش‌های مهم آن‌ها، رفع تعارض‌هایی است که مطمئناً هنگام پیاده‌سازی، بین بخش‌های داخلی رخ خواهند داد. آن‌ها باید اطمینان حاصل کنند که اکثر مدیران اجراییِ ماهر و آگاه، درگیر پروژه باشند و هر زمان لازم بود، از کارهای روزمره دست بکشند.
- تعهد منابع: پروژه‌های ERP نیازمند تعهدات مالی قابل‌توجه و حمایت بودجه‌ای هستند. هزینه‌های این کار، نه تنها شامل مخارج مستقیمِ مربوط به بسته ERP می‌شوند، بلکه شامل گروهی از هزینه‌های غیرمستقیم نیز هستند، از جمله یکپارچه‌سازی با نرم‌افزارهای دیگر، جمع‌آوری و پاکسازی داده‌های ورودی، بایگانی داده‌ها از سیستم موروثی، بهره‌گیری از کارشناس/مشاور، سایر تقاضاهای حمایتی، تدارک برای پیش‌آمدهای احتمالی و غیره.
- انتخاب بسته و مشاور: انتخاب بسته ERP باید همانند آنچه درباره تحلیل الزامات کسب‌وکارها شرح داده شد، صرفاً بر مبنای نیازها باشد و از قبل انجام شود. این انتخاب نباید تحت تأثیر عوامل خارجی، مانند زرق و برق موجود در نام بسته‌های بزرگ ERP، قرار گیرد. انتخاب مشاور — که مسئولیت ارائه مشورت به دور از منافع فروشنده و راهنمایی طی کل فرایند پیاده‌سازی را بر عهده دارد — باید با احتیاط و دقت و پشتکار لازم صورت گیرد. مشاور باید استقلال صادقانه داشته و نباید با فروشنده ERP خاصی رابطه داشته باشد. این امر در مورد مشاورانی که از شرکت‌های مشاوره‌ای مشهور هستند نیز صدق می‌کند زیرا ممکن است تمایل داشته باشند محصولی پیچیده، که نیازمند مشورت بیشتر طی فرایند پیاده‌سازی است را پیشنهاد دهند.
- مدیریت پروژه: مدیرپروژه توانمندی که توسط کارشناسان IT و کارشناسان عملکردی حمایت می‌شود و روشی مناسب برای مدیریت پروژه دارد، کلید موفقیت پیاده‌سازی ERP است. گردآوری تیم پروژه، تخصیص منابع، مراحل مهم، محصولات قابل ارائه و موارد دیگر، بخش مهم مدیریت پروژه را تشکیل می‌دهند. برنامه‌های آموزشی سفارشی برای اقسام مختلف کاربر و فرایندهای ازپیش‌تعیین‌شده برای مدیریت تغییر نیز اهمیت زیادی دارند.
- داده‌های موروثی: داده‌های موروثی به‌صورت دستی در فایل‌های اکسل یا سیستم موروثی ذخیره می‌شوند. جمع‌آوری داده‌های موروثی باید بادقت برنامه‌ریزی شود تا از سندروم «ورودی اشتباه، خروجی اشتباه» که اعتماد به سیستم را پس از پیاده‌سازی از بین می‌برد، جلوگیری شود. پاکسازی داده‌ها باید قبل از صدور به سیستم ERP، از طریق حذف اطلاعات تکراری و غیرضروری، انجام شود.
عوامل حیاتی شکست در پیاده سازی ERP
می‌توان گفت عوامل حیاتی شکست متضاد عوامل حیاتی موفقیت هستند. برخی از عوامل خاص شکست در زیر ارائه شده‌اند:
- ورود نهفتۀ کارکردهای اضافی: فشار اغلب موجب افزایش تدریجیِ کارکردهای اضافی‌ای می‌شود که در آغاز پیاده‌سازی انتظار آن‌ها را نداشتیم. این امر ممکن است منجر به تعارض با فروشنده ERP شود. رسیدگی به امور از طریق فرایند مدیریت تغییر نیز دربردارندۀ هزینه و زمان اضافی است و باید تا حد ممکن از آن اجتناب کرد.
- توقعات غیرواقعی: سیستم ERP، راه‌حل سادۀ تضمین‌شده و درمان همه دردها نیست. اغلب، کاربران دوست دارند پس از نصب نرم‌افزار، شاهد بهبودهای آنی باشند. مطمئناً در اوایل کار، دوره‌ای از ناامیدی وجود خواهد داشت که ممکن است به‌سرعت افزایش یابد و اعتماد به سیستم را از بین ببرد.
- اضافه‌بار اطلاعاتی: سیستم ERP حاوی صدها گزارش و جستار است. وجود اطلاعاتِ بیش از حد موجب تنش بسیار میان کاربران می‌شود. بسیاری از اوقات، با وجود اضافه‌بار اطلاعات، کاربران احساس می‌کنند فریب خورده‌اند زیرا سیستم قادر به تولید گزارش‌هایی مشابه گزارش‌های آشنای پیشین آن‌ها نیست.
- مقاومت در برابر تغییر: کاربران غرق در تمامی ویژگی‌های جدید این سیستم هستند. ممکن است برخی از کارمندان قدیمی تمایلی به اتخاذ شیوه کاری جدید نداشته باشند. برخی ممکن است از اینکه بدانند ناظرشان اکنون می‌تواند کارهای‌شان را بهتر پیگرد کند، راحت نباشند.
نتیجه‌گیری
عوامل موفقیت و شکست شامل برنامه‌ریزی پیش از پیاده‌سازی، مراحل پیاده‌سازی و مدیریت سناریوی پس از پیاده‌سازی می‌شوند. مصادیق زیادی از شکست‌هایی وجود دارند که منجر به درگیری قانونی با فروشنده شده‌اند. اگرچه فروشنده نقش مهمی ایفا می‌کند اما سازمان‌ها بیشترین مسئولیت را برای موفقیت یا شکست پروژه بر عهده دارند.
