نرم افزار مدیریت قراردادها در واقع یک نرم افزار کاملاً منحصر به فرد است که توانایی مدیریت تمامی قراردادهای منعقد شده که در حقیقت یکی از اصلی ترین، حساس ترین و در عین حال مهم ترین چالش های هر سازمان، ارگان و مجموعه ای به شمار می رود را دارد. به بیانی ساده می توان گفت که این نرم افزار مدیریت قراردادها را به طرز چشمگیری راحت تر کرده است.
مدیریت قراردادها چیست؟
مدیریت قراردادها به روندی گفته می شود که مهم ترین وظیفه آن ایجاد، تجزیه، تحلیل و اجرای قراردادها و مدیریت آن است. در واقع از جمله مزیت های استفاده از مدیریت قراردادها، به حداقل رساندن ضریب ریسک در عملکردهای مالی و عملیاتی است. به بیانی کاملاً ساده، مدیریت قراردادها به مدیریت قراردادهایی اطلاق می شود که بین فروشندگان، شرکاء، کارمندان و یا مشتریان به وجود می آید.
سامانه مدیریت قراردادها شامل موارد زیادی از جمله رسیدگی کردن به مشکلات مربوط به قراردادهای بین افراد، ایجاد تغییرات لازم و همچنین نظارت در صورت نیاز، تعامل فعالانه با طرف های درگیر برای رسیدن به اهداف مورد نظر و اطمینان از این مورد که هر دو طرف این توانایی را دارند که از انتظارات یکدیگر فراتر روند، می باشد. موردی که از اهمیت زیادی برخوردار است این است که یک مدیر قرارداد بایستی از علم، دانش و آموزش لازم برای روند مدیریت قرارداد، برخوردار باشد تا بتواند قرارداد منعقد شده را به صورت صحیح و درست به سرانجام برساند.
نرم افزار مدیریت قراردادها چیست؟
همان طوری که در بالا هم به این موضوع اذعان کردیم نرم افزار مدیریت قراردادها، به سازمان ها، ارگان ها و مجموعه هایی که بیشتر پروژه محور هستند، امکان مدیریت قراردادها، کنترل هزینه و بهای تمام شده، مدیریت صورت وضعیت ها، دریافت و پرداخت ها و همچنین کنترل ضمانت نامه ها را می دهد.
سامانه مدیریت قراردادها این توانایی را دارد که گزارشاتی مبتنی بر تمامی فعالیت های انجام شده را به صورت کاملاً یکپارچه به مخاطبین خود عرضه کند. همچنین این نرم افزار قابلیت این را دارد که هزینه های ناشی از پروژه ها را به صورت بهتر، مدیریت کند.
از مهم ترین و در عین حال اصلی ترین قابلیت نرم افزار مدیریت قراردادها این است که قراردادها، هزینه ها و همچنین درآمدهای سطوح متنوع پروژه های عظیم را مدیریت نماید. اما یکی از عمده مشکلاتی که می توان برای اینگونه پروژه ها بیان کرد، سردرگمی در سطوح قراردادی با اشخاص متفاوت است که به نوعی مدیریت آنها را سخت تر می کند.
دلیل این امر این است که به مرور زمان تعداد قراردادها با دیگر پیمانکاران و با شروع پروژه، افزایش پیدا می کند و بعضاً مشاهده می شود که کنترل ریالی قراردادها، هزینه ها و بودجه پیش بینی شده و همچنین پرداخت های آن غیرممکن می شود. همین مورد موجب زیان ده شدن پروژه در ادامه مسیر می شود.
اما همین مورد در نرم افزار مدیریت قراردادها به راحتی قابل مدیریت است. این یعنی قابلیت ثبت پارامترها و بندهای قرارداد، پیگیری مالی و کنترل بازده های زمانی تعیین شده برای هر قرارداد، کنترل تمامی پرداخت ها و دریافت ها در هر قرارداد به صورت جزء به جزء و با توجه به دریافت کسورات قانونی، آن هم با کامل ترین اطلاعات در نرم افزار مدیریت قراردادها انجام پذیر است.
در واقع نرم افزار مدیریت امور قراردادها به راحتی توانسته از به وجود آمدن سهل انگاری ها و اشتباهات پی در پی جلوگیری کند. همچنین انجام محاسبات پرداختی، کسورات و صورت وضعیت ها یا به اصطلاح صورتحساب ها به صورت اتوماتیک به روزرسانی می شود.
مهم ترین اهداف و امکانات سیستم نرم افزار مدیریت قراردادها
از اهداف نرم افزار مدیریت قراردادها می توان به هدایت سازمان در جهت یکسان سازی قراردادها، مدیریت متمرکز و بهینه قراردادها و همچنین کاهش ریسک خطاهای کنترلی اشاره کرد. از مهم ترین و بارزترین امکانات این سیستم هم می توان به موارد زیر اشاره کرد:
ثبت، پیگیری و نگهداری سابقه قرارداد و همچنین تغییرات قرارداد آن هم از زمان تهیه پیش نویس تا زمان به اتمام رساندن آن، نظارت بر پیشرفت اجرای مفاد قرارداد و از همه مهم تر کنترل مالی قراردادهای منعقد شده.
نرم افزار مدیریت قراردادها چه کمکی به مدیریت بهتر سازمان می کند؟
بدون شک این روزها خیلی از شرکت ها، مجموعه ها و سازمان ها از سیستم های مالی قدرتمند استفاده می کنند اما در این بین شرکت هایی که بیشتر به صورت پروژه محور فعالیت می کنند استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها یکی از الزامات ضروری آنها به شمار می رود.
یکی از توانایی ها و قابلیت هایی که می توان برای این نرم افزار بیان کرد، قابلیت ارزیابی و همچنین مقایسه پرداخت های انجام شده با دیگر مفاد قراردادی به صورت پیوسته و دائم است. همین مورد دلیلی می شود تا سازمان های پروژه محور در کنار یک سیستم مالی از قابلیت های بی نظیر نرم افزار مدیریت قراردادها مانند ارتباط با قراردادهای جاری سازمان، وضعیت پیشرفت فیزیکی پروژه، الحاقیه ها، ضمانت نامه ها، سقف قراردادها، اضافه کاری کارمندان، پرداخت های خالص انجام شده تا به حال و غیره استفاده کنند.
ویژگی بهترین نرم افزار مدیریت قراردادها
بدون شک امور مربوط به قراردادها برای هر سازمان، شرکت و ارگانی به منظور مدیریت و کنترل بهتر قراردادها یک مقدار دشوار و پر هزینه است و به طبع استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها می تواند به کاهش هزینه و بهینه کردن فعالیت ها کمک شایانی کند. این نرم افزارها دارای یک سری ویژگی های خاص هستند که در ادامه به مهم ترین آنها اشاره ای کوتاه خواهیم کرد:
قابلیت آرشیو کردن تمامی قراردادها به صورت الکترونیکی
از قابلیت های مهم نرم افزار مدیریت قراردادها، قابلیت آرشیو کردن تمامی قراردادها به صورت الکترونیکی است. در واقع این آرشیو الکترونیکی امکان دسترسی سریع افراد به قراردادها آن هم بر اساس تاریخ، نوع قرارداد، پیمانکار و غیره را می دهد. همچنین به وسیله این آرشیو به راحتی می توان به تمامی متمم ها، وضعیت ها و الحاقیه های یک قرارداد دسترسی پیدا کرد.
ایجاد یک لیست از تمامی پیمانکاران به وسیله نرم افزار مدیریت قراردادها
به وسیله نرم افزار مدیریت قراردادها شما به راحتی قادر خواهید بود به تمامی اطلاعات پیمانکاران از جمله امضاء، تلفن، آدرس، اطلاعات ثبتی، روزنامه های ثبت و تغییر و غیره دسترسی پیدا کرد. همچنین این نرم افزار قابلیت این را دارد که یک گزارش از تمامی قراردادهای منعقد شده با پیمانکاران و طبقه بندی آنها ارائه کند. حتی قادر خواهید بود یک لیست سیاه از پیمانکاران ایجاد نمایید تا به نوعی یک مانع باشد برای انعقاد مجدد قرارداد با پیمانکاران متخلف.
قابلیت چند کاربری بودن نرم افزار مدیریت قراردادها
یکی از قابلیت های جالب در نرم افزار کنترل قراردادها، چند کاربر بودن آن است. در واقع افراد متفاوتی که به نوعی درگیر قرارداد هستند از جمله مسئولین کمیسیون، مسئول قراردادها، مسئول مناقصه ها، مدیر امور قراردادها و غیره قادر خواهند بود به نرم افزار مدیریت قراردادها وارد شوند.
قابلیت تحت وب بودن نرم افزار مدیریت قراردادها
از دیگر ویژگی های مهم نرم افزار مدیریت قراردادها این است که در هر زمانی و هر جایی از دنیا که به اینترنت دسترسی دارید قادر خواهید بود به این سامانه دسترسی داشته باشید. در حقیقت این مورد مدیریت کردن را برای تمامی افرادی که به آن دسترسی دارند، راحت تر کرده است.
برخوردار بودن از اخطارها و پیام های لازم
از ویژگی ها و قابلیت های یک نرم افزار مدیریت قراردادها این است که اخطارها و پیام هایی را به هنگام اتمام مدت زمان قرارداد، کنترل مبلغ قراردادها، کامل نبودن مدارک و اسناد قرارداد و یا مدارک پیمانکاران و غیره به کاربر ارائه دهد.
ثبت چندین الحاقیه و متمم در نرم افزار مدیریت قراردادها
اگر زمانی تمایل به خرید یک نرم افزار مدیریت قراردادها در زمینه امور قراردادها داشتید حتماً به قابلیت ثبت چندین الحاقیه و متمم برای یک قرارداد خاص و همچنین امکان دسترسی سریع به آن را مورد توجه قرار دهید.
قابلیت حرفه ای جستجو، ارائه گزارشات و ثبت نمودارها
نرم افزاری که انتخاب می کنید می بایستی توانایی ارائه گزارشات متفاوتی را داشته باشد که در زیر به آنها اشاره می کنیم:
- ایجاد یک فهرست از پیمانکاران که قابلیت جستجو آن هم طبق نوع فعالیت، محل و غیره را دارد
- ارائه گزارش کامل (قراردادهای تکمیل شده، قراردادهای منتظر تأیید و غیره) آن هم طبق نوع قراردادها
- ارائه یک گزارش آماری از قراردادهای هزینه ای و درآمدی آن هم مطابق با تاریخ مشخص شده
- تهیه یک فهرست از قراردادهای درآمدی و هزینه ای
- نرم افزار مدیریت قراردادها از یک رابط کاربری کاملاً آسان و کاربرپسند برخوردار هستند
ایجاد صورت وضعیت
هر نرم افزار مدیریت قراردادها بایستی این توانایی را داشته باشد که به صورت نامحدود برای هر قرارداد ثبت شده یک صورت وضعیت ایجاد کند. همچنین بایستی برای هر صورت وضعیتی یک سری اخطارهای لازم را ایجاد و در اختیار مسئولین مربوطه قرار دهد.
ثبت قراردادهای هزینه ای و درآمدی در نرم افزار مدیریت قراردادها
از دیگر ویژگی های بارز نرم افزار مدیریت قراردادها می توان به ثبت تمامی اطلاعات مربوط به قراردادهای هزینه ای و درآمدی و همچنین قابلیت جستجو طبق یک سری فیلدهای خاص است. مورد دیگری که در این نرم افزار از اهمیت زیادی برخوردار است، قابلیت الصاق اصل قرارداد، پیوست ها و دیگر مدارک های مورد نیاز به منظور بازیابی اطلاعات قراردادها است.
انجام کلیه فرآیندهای گردش امور قراردادها به صورت اتوماسیون
مورد بعدی در بحث ویژگی های نرم افزار مدیریت قراردادها این است که انجام تمامی فرآیندهای گردش امور قراردادها در این نرم افزار به صورت اتوماسیون پیش می رود. این بدین معنا است که تمامی افرادی که به نوعی به این نرم افزار دسترسی دارند، برای ورود اطلاعات، تأیید و همچنین ارسال آن به کارتابل دیگر افراد، می بایستی از یک کارتابل به خصوصی استفاده کنند.
همچنین موردی که به هنگام خرید نرم افزار مدیریت قراردادها بایستی مد نظر داشته باشید این است که این نرم افزار حتماً از کلیه امکانات مربوط به لغو قرارداد و یا بازگشت به کارتابل فرستنده به منظور تکمیل نقص های به وجود آمده، بهره مند باشد. این مزیت به نوعی به جمع آوری کاغذ و اتوماسیون کردن تمامی کارهای اداری کمک شایانی می کند.
استفاده از پشتیبانی مناسب در نرم افزار مدیریت قراردادها
به دلیل اینکه این نوع نرم افزارها بیشتر برای شرکت های پروژه محور طراحی و ساخته شده، پس بایستی شرکت هایی که به نوعی ارائه دهنده چنین نرم افزارهایی هستند از یک پشتیبانی مناسب و مطلوب به منظور پاسخگویی به تمامی نیازهای مخاطبین خود برخوردار باشند.
مراحل مدیریت قرارداد
هیچ شکی نیست که مدیریت قرارداد یک فرآیند زمان بر و وقت گیر است و به طبع وارد کردن تمامی جزئیات به صورت کامل به زمان زیادی نیاز دارد. در این بین هرگونه کم کاری و اهمال کاری قطعاً به کسب و کار شما ضربات جبران ناپذیری را وارد خواهد کرد. پس برای به دست آوردن بیشترین سود بایستی تمامی مراحل فرآیند مدیریت قراردادها را به صورت صحیح انجام داد.
در ادامه به مراحل مدیریت قرارداد با استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها که بیشترین توجه آن به کاهش ریسک های مالی و حقوقی است، اشاره خواهیم کرد:
مرحله اول: ارائه درخواست های اولیه
قبل از اینکه بخواهید یک قرارداد را منعقد کنید بایستی از خودتان بپرسید که: چه دلیلی برای منعقد کردن این قرارداد وجود دارد؟ در واقع پاسخ شما به این سوال، مهر تأییدی است به تمامی نیازهایی که با بستن این قرارداد به دست خواهید آورد. بعد از این مورد، کاری که بایستی انجام دهید این است که با طرف مقابل تماس برقرار کرده و درخواست های اولیه را انجام دهید.
مرحله دوم: منعقد کردن قرارداد
منعقد کردن قرارداد یکی از مهم ترین مراحل در فرآیند مدیریت قرارداد به شمار می رود که بایستی در آن دقت لازم را داشته باشید. تنها نکته ای که باید مد نظر داشته باشید این است که هر قرارداد یک سری حقوق و قوانین خاص خودش را دارد پس به هنگام عقد قرارداد به این مورد دقت کنید و خود را برای مشکلاتی که در آینده اتفاق می افتد، آماده کنید.
مرحله سوم: مذاکره کردن در مورد جزئیات قرارداد
از دیگر نکاتی که بعد از منعقد و نوشتن قرارداد باید به آن اهتمام ویژه ای ببخشید، مذاکره کردن در مورد جزئیات قرارداد است. سعی کنید تمامی جزئیات ضروری قرارداد مانند قابلیت های کارمندان، فروشندگان و شرکای احتمالی همراه با بررسی نهایی پیشنهاد را یک به یک نام برده و در صورت نیاز حتماً از نرم افزار مدیریت قراردادها استفاده نمایید.
مرحله چهارم: تصویب کردن قرارداد
در این مرحله، مذاکره ها به صورت کامل انجام شده و پیش نویس های نهایی قرارداد بازنویسی و به توافق طرفین رسیده است. در حال حاضر به مرحله تصویب کردن قرارداد رسیده اید و بعد از توافق نهایی می توانید آن را امضاء و در نرم افزار مدیریت قراردادها تمامی جزئیات را وارد نمایید.
مرحله پنجم: به اجرا درآوردن قرارداد
به اجرا درآوردن قرارداد در فرآیند مدیریت قرارداد یک بخش کاملاً ساده به نظر می آید چرا که تمامی مراحل انجام شده و طرفین قرارداد به توافق نهایی دست پیدا کرده اند و همه چیز آماده آماده است. به این نکته دقت کنید که تا زمانی که تمامی طرفین، قرارداد را امضاء نکرده اند، این قرارداد معتبر نخواهد بود.
مرحله ششم: تعهد به انجام امور قرارداد
این مرحله به نوعی تضمین کننده مدیریت قرارداد است. در واقع طرفین به این توافق می رسند که تمامی تعهدات خود را به موقع انجام داده و به نوعی بیش از اندازه هم در کار خود موثر واقع شوند.
مرحله هفتم: وارد کردن اصلاحات و تجدید نظرها
به هنگام منعقد کردن قرارداد سعی کنید تبصره هایی خاص را برای اصلاحات و تجدید نظرهایی که در آینده به وجود می آید، در قرارداد ثبت کنید. این امکان وجود دارد که در طول مدت قرارداد مایل باشید قسمتی از قرارداد را تغییر و یا اصلاح کنید.
مرحله هشتم: گزارش دهی و حسابرسی
بعد از منعقد شدن قرارداد باید مطمئن شوید که طرفین به تمامی شرایط و ضوابط تعیین شده پایبند هستند و از آن پیروی می کنند و بهتر آن است که آن را مورد حسابرسی و گزارش دهی خودتان قرار دهید. چرا که امکان دارد طرفین بعد از مدتی نسبت به تعهدات خود پایبند نبوده و از قرارداد بازگشت کنند.
مرحله پایانی: تمدید قرارداد
یکی از مهم ترین مراحل فرآیند مدیریت قرارداد در نرم افزار مدیریت قراردادها، تمدید مجدد قرارداد است. شما به راحتی قادر خواهید بود در نرم افزار مدیریت قراردادها یک زنگ هشدار به عنوان یادآوری به وجود بیاورید تا قبل از به اتمام رسیدن قرارداد این مورد را به شما یادآوری کند.
بهترین روش ها برای مدیریت قرارداد
بدون شک اجرای هر چه بهتر شیوه ها و روش های مدیریت قرارداد در نرم افزار مدیریت قراردادها می تواند حداکثر منافع حاصل از قرارداد را از آن شما کند. در این قسمت به بهترین روش های مدیریت قرارداد اشاره ای کوتاه خواهیم کرد:
استفاده از یک مخزن متمرکز
برای اینکه تمامی ذینفعان یک قرارداد بتوانند به سهولت به تمامی قراردادها دسترسی داشته باشند پیشنهاد می کنیم با استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها اقدام به ایجاد یک مخزن متمرکز نمایید تا بدین وسیله بتوانید تمامی قراردادها را در آن نگه داری کنید. همچنین این کار می تواند به پیگیری اطلاعات متفاوت قراردادها از جمله تمدید، شرایط و ضوابط قرارداد و تعهدات کمک شایانی کند.
تضمین کنید که به صورت تیمی همکاری خواهید کرد
در فرآیند مدیریت قراردادها باید سعی کنید یک ارتباط و همکاری بین واحدهای تجاری به وجود بیاورید تا به نوعی یک همکاری تیمی شکل بگیرد. این مورد می تواند به بهره وری بهینه و حداقل کاهش ریسک کمک زیادی کند. این تضمین هم به راحتی با استفاده از نرم افزار مدیریت قراردادها قابلیت اجرایی خواهد داشت.
