سیستم مدیریت استخدام چیست؟
سیستم مدیریت استخدام (RMS) به مجموعه ابزارهایی می‌گویند که برای مدیریت فرآیند استخدام کارکنان طراحی شده اند. این سیستم میتواند یکی از مهمترین بخش‌های سیستم منابع انسانی (HR) باشد. استخدام کارکنان امری رقابتی است، به ویژه برای داوطلبانی که دارای مهارت های فنی با تقاضای بالا هستند، و این باعث نیازمند شدن به سیستم های پیچیده همچون سیستم مدیریت استخدام یا سیستم جذب و استخدام می شود. این سیستم ها برای بهبود کارایی استخدام کنندگان و همچنین جویندگان کار طراحی شده اند.
سیستم های مدیریت استخدام طیف وسیعی از اجزا و عملکردها را دارند. آنها شامل سیستم‌های ردیابی متقاضی برای مدیریت آگهی‌های شغلی و برنامه‌های کاربردی، و عملکردهای نوع مدیریت ارتباط با مشتری برای ارتباط و تعامل متقاضیان هستند. بسیاری از این وظایف خودکار هستند. وظایف معمول، مانند برنامه ریزی تماس های تلفنی و مصاحبه های حضوری، بخشی از کار انجام شده توسط این سیستم ها را تشکیل می دهد.
سیستم های مدیریت استخدام چگونه کار می کنند؟
خط بین RMS و سیستم ردیابی متقاضی (ATS) محو شده است، اما RMS عموماً عملکردهای ATS را تکمیل می کند. در جایی که یک ATS در ارسال درخواست‌ها، ردیابی گزینه های استخدام و خودکارسازی فرآیند پیشنهاد استخدام عالی است، یک سیستم مدیریت استخدام با کمک به HR برای تعامل با کاندیدهای استخدام، خودکار کردن وظایف دستی اضافی و بهبود تطابق داوطلبان با نیازهای جاری، چندین گام جلوتر می‌رود.
برای مثال، علاوه بر ارسال درخواست‌های شغلی آزاد، سیستم مدیریت استخدام ارسال درخواست‌ها را در چندین تابلوی شغلی و رسانه‌های اجتماعی ساده می‌کند.
برای کاندیدها، سیستم مدیریت استخدام ممکن است به آنها اجازه دهد مستقیماً از هیئت های شغلی یا با استفاده از نمایه های خود در پلتفرم هایی مانند LinkedIn درخواست دهند.
وظایف سیستم ردیابی متقاضی
عملکردهای پیشرفته تر می تواند شامل سیستم های رتبه بندی باشد که از الگوریتم هایی برای تجزیه و تحلیل نیروی کار توسط کارفرما استفاده می کنند. این فناوری ممکن است به بررسی عملکرد کارکنان، رزومه ها و سایر سوابق برای شناسایی ویژگی های موفق ترین کارمندان یک شرکت نگاه کند. این فناوری‌ها برای جستجوی الگوها در داده‌ها به تکنیک‌های یادگیری ماشینی متکی هستند. این فرآیند به سیستم رتبه بندی که کارفرمایان برای انتخاب متقاضیان مصاحبه استفاده می کنند، اطلاع می دهد.
نرم‌افزار استخدام همچنین از فناوری ضد تعصب برای تجزیه و تحلیل آگهی‌های شغلی استفاده می‌کند تا به عنوان مثال، کلمات و عباراتی را که نشان‌دهنده ترجیح جنسیت هستند، نشان دهد، که میتواند برخی از متقاضیان را دلسرد کند. فناوری ضد تعصب برای استخدام نیز استفاده می شود. به عنوان مثال، یک مدیر استخدام ممکن است از فارغ التحصیلان برخی از دانشگاه ها حمایت کند. این فناوری می تواند این محدودیت را حذف کند و به حفظ تمرکز بر شناسایی متقاضیانی کمک کند که به بهترین وجه شرایط شغلی را برآورده می کنند.
سیستم های مدیریت استخدام نیز دوستانه تر می شوند. متقاضیان ممکن است یک ربات چت را در صفحه شغلی کارفرما ببینند که قادر به مکالمه و پاسخ به سؤالات است و جایگزین بخش سؤالات متداول طولانی و خسته کننده می شود.
سهولت استفاده برای کاندیدها نیز یک هدف است. RMS ممکن است بتواند رزومه یک کاندید را تجزیه کند و اطلاعات مربوطه مانند سوابق کاری و تحصیلات را به جای اینکه داوطلبان مجبور باشند اطلاعات مربوط به خود را به صورت دستی وارد کنند، استخراج کند. هنگامی که سیستم کمی در مورد یک متقاضی یاد می گیرد، می تواند مشاغل دیگری را که ممکن است با مجموعه مهارت های آنها مطابقت داشته باشد، پیشنهاد دهد. هدف این است که متقاضی را درگیر کرده و آنها را علاقه مند نگه دارد.
ویژگی ها و قابلیت های سیستم جذب و استخدام و RMS
مزیت RMS نسبت به ATS این است که بسیاری از کارهای دستی را خودکار می کند و به تیم استخدام کننده اجازه می دهد تا روی کارهایی که ارزش افزوده دارند تمرکز کنند. سیستم مدیریت استخدام همچنین به عنوان محلی برای تیم استخدام کننده جهت مشاهده تمام داده های مربوط به فرآیند استخدام، از جمله درخواست شغل، ارزیابی ها، نظرات، جزئیات کاندیدهای استخدام و موارد دیگر عمل می کند.
نمونه هایی از ویژگی ها و قابلیت های RMS شامل موارد زیر است:
- عملکرد سیستم ردیابی متقاضی یکپارچه؛
- تطبیق خودکار کاندیدها برای باز کردن درخواست‌ها؛
- ربات های چت برای پاسخ به سوالات معمولی؛
- ویژگی های CRM برای درگیر نگه داشتن کاندیدهای واجد شرایط با تیم استخدام؛
- زمان‌بندی خودکار مصاحبه و ادغام با نرم‌افزار تقویم، مانند Microsoft Office 365
- ادغام با هیئت های شغلی، رسانه های اجتماعی و سایر سیستم های منابع انسانی؛
- گزارش ها و داشبوردهای پیشرفته؛
- الگوهای استاندارد برای نامه ها، ارتباطات و درخواست ها؛
- توانایی گنجاندن استخدام کنندگان شخص ثالث؛
- ردیابی منبع کاندید (ارجاع کارمندان، تابلوهای شغلی و غیره)؛
- امنیت داده ها بهبود یافته است، زیرا تمام اطلاعات در یک سیستم ذخیره می شود.
- یادآوری برای کاندیدهای واجد شرایط و اعضای تیم استخدام؛
- قراردادهای استخدامی سفارشی شده با اطلاعات و جزئیات کاندید دریافت شده از درخواست شغل؛
- پشتیبانی از امضای دیجیتال با استفاده از ابزارهایی مانند DocuSign
- نام تجاری بر اساس منطقه یا کشور و برای بهبود
- ظاهر و احساس آگهی های شغلی؛ و
- ادغام با ابزارهای پشتیبانی از استخدام، مانند ارزیابی و بررسی پیشینه.
مزایای سیستم های مدیریت استخدام چیست؟
یکی از مزایای اصلی سیستم مدیریت استخدام، توانایی آن در ارائه تمام عملکردهای مورد نیاز یک تیم استخدامی در یک برنامه است که نیاز به نرم افزارهای اضافی جذب استعداد و استخدام را از بین می برد. همه چیز از باز کردن درخواست، حفظ تماس منظم با کاندیدهای واجد شرایط، ردیابی کاندیدها در استخرهای استعداد، و خودکار کردن مراحل در کل فرآیند استخدام در یک برنامه کاربردی موجود است.
مراحل استخدام
سیستم مدیریت استخدام همچنین تمام اطلاعاتی را که مدیر استخدام برای تصمیم گیری در مورد استخدام نیاز دارد را ارائه می دهد. این شامل رزومه داوطلب، یادداشت‌های مربوط به فرآیند مصاحبه، فایل‌های اضافی و اطلاعات ارائه‌شده توسط داوطلب، ارزیابی‌های قبل از استخدام، و معیارهای مقایسه بر اساس سایر داوطلبانی است که درخواست داده‌اند. بسته به RMS خاص، این سیستم همچنین ممکن است با استفاده از فناوری پیشرفته مانند هوش مصنوعی و یادگیری ماشین، کاندیدها را رتبه بندی کند.
یک سیستم مدیریت استخدام اغلب با یک برنامه داخلی از همان فروشنده یا فروشنده سیستم اصلی منابع انسانی ادغام می شود. ادغام یک تجربه یکپارچه برای استخدام‌های جدید فراهم می‌کند و تلاش دستی مورد نیاز تیم منابع انسانی برای راه‌اندازی یک کارمند جدید در سیستم منابع انسانی را کاهش می‌دهد.
چه نوع شرکت هایی باید از سیستم مدیریت استخدام استفاده کنند؟
شرکت های کوچک اغلب از فرآیندهای بسیار دستی که به ایمیل و صفحات گسترده متکی هستند به یک ATS مهاجرت می کنند. همانطور که فرآیند استخدام به بلوغ می رسد و سازمان رشد می کند، ممکن است بخواهند استخدام خود را به سطح بعدی ببرند و از عملکردهای پیشرفته ارائه شده توسط سیستم مدیریت استخدام استفاده کنند.
با این حال، یک سیستم مدیریت استخدام اغلب برای سازمان های متوسط و بزرگ مناسب است، زیرا هزینه های نرم افزار و پیاده سازی اغلب بیشتر از ATS است. ممکن است هزینه های اضافی برای پیاده سازی ویژگی های پیشرفته، مانند ربات های چت و تجزیه رزومه، وجود داشته باشد. همچنین، تیم استخدام کننده برای مدیریت عملکرد اضافی، که ممکن است برای یک تیم کوچک استخدام دشوار باشد، به تلاش بیشتری نیاز دارد.
یکی دیگر از دلایلی که یک سیستم مدیریت استخدام برای سازمان های بزرگ مناسب است، حجم رزومه های کاندید است. با افزایش تعداد کاندیدها، نیاز به فرآیندهای ساده و اتوماسیون نیز افزایش می یابد.
بازار و هزینه های نرم افزار مدیریت استخدام
اکثر محصولات در بازارهای RMS و ATS اکنون مبتنی بر ابر هستند. مزیت استقرار ابری این است که هزینه کل مالکیت را با حذف نیاز به نگهداری تجهیزات رایانه ای که نرم افزار روی آن اجرا می شود، کاهش می دهد و فروشنده را مسئول کار ایمن سازی داده ها، جلوگیری از هکرها و مدیریت به روز رسانی های نرم افزار می کند.
قیمت برنامه های RMS و ATS به میزان قابل توجهی بر اساس میزان و نوع عملکرد ارائه شده متفاوت است. شرکت‌های کوچک اغلب می‌توانند فرآیند استخدام خود را به طور قابل توجهی با پیاده‌سازی ATS ساده کنند، زیرا میتواند کارهای روتین را خودکار کند و به سازمان کمک کند از صفحات گسترده و ایمیل دور شود. برای سازمان هایی که میزان قابل توجهی از فعالیت های استخدامی دارند، RMS ممکن است مناسب تر باشد.
با این حال، مهم است که به یاد داشته باشید که هزینه کل نرم افزار RMS، پیاده سازی و برنامه های بالقوه شخص ثالث ممکن است قابل توجه باشد. بنابراین، مهم است که قبل از بررسی محصولات، نیازهای خود را درک کنید تا مطمئن شوید که گزینه هایی را که نیازها و بودجه شما را برآورده می کنند، شناسایی می کنید.
سازمان هایی که به دنبال سیستم مدیریت استخدام هستند ممکن است بخواهند فروشندگان ATS را نیز در نظر بگیرند، زیرا برنامه های کاربردی آنها ممکن است بسیاری از ویژگی های RMS را داشته باشند. در واقع، برخی از فروشندگان ممکن است نرم افزار خود را به عنوان ATS به بازار عرضه کنند، زیرا اصطلاحات رایج تر از RMS هستند.
در مورد بازار گسترده تر نرم افزار استخدام، گزینه های متعددی برای انتخاب وجود دارد. بسیاری از فروشندگان مجموعه مدیریت سرمایه انسانی (HCM) نرم افزار استخدامی را ارائه می دهند که شامل RMS است.
