کنترل بودجه
کنترل بودجه به فرآیندی اشاره دارد که یک شرکت برای ردیابی هزینه های واقعی در برابر بودجه های برنامه ریزی شده استفاده می کند. این نه تنها به کنترل مخارج کمک می کند، بلکه کسب و کارها می توانند بودجه دقیق تری ایجاد کرده و سود خود را به حداکثر برسانند.
هنگامی که بودجه ای تولید می شود، پیگیری و اطمینان از مطابقت عملکرد واقعی شما با برنامه اصلی مهم است. کنترل قوی بودجه به شما این امکان را می دهد که هزینه ها را بر اساس پیش بینی اولیه پیگیری و اندازه گیری کنید. این سیستم همچنین اقداماتی را در برابر هر گونه انحراف تنظیم می‌کند تا دخل و خرج شرکت شما را به طور مقرون به صرفه نگه دارد.
کنترل بودجه یک فرآیند مداوم است، اما بررسی های دستی می تواند ماهانه، سه ماهه یا سالانه انجام شود. از طرف دیگر، این امر می‌تواند به واسطه نرم افزارهایی همچون نرم افزار ERP به صورت خودکار انجام شود و تصمیم گیرندگان را در مواقعی که به اقدام سریع نیاز است یاری کند.
فرآیند کنترل بودجه و سیستم بودجه
نتایج این سیستم به کسب‌وکار شما اجازه می‌دهد تا به داده‌های هم زمان واکنش نشان دهد و بهتر از مخارج خود مراقبت کند. بنابراین، دانستن نحوه اعمال کنترل بودجه بسیار مهم است. در این جا چند مورد از شیوه های آن را بررسی میکنیم:
اهداف بودجه را تعیین کنید
افراد می توانند مسئولیت اهداف بودجه را بر عهده بگیرند، اما ممکن است برخی اهداف بودجه بندی در سطح شرکت نیز مورد نیاز باشد. مدیران بخش ها معمولاً مسئول این تصمیم گیری هستند.
تفاوت هزینه ها و بودجه را بررسی کنید
زمانی که اهداف برآورده نمی‌شوند (یا پیش‌بینی می‌شود که از مسیر خارج شوند) واریانس‌ها باید برجسته شوند. به عنوان مثال، زمانی که هزینه های واقعی با ارقام بودجه مطابقت ندارد. این مورد نیز می تواند خودکار باشد و با استفاده از نرم افزارها از قبل هشدار داده شود.
اقدام کنید
فرد یا تیم مسئول محاسبه ی خطا بین بودجه و هزینه باید اقدامات اصلاحی انجام دهد. این ممکن است به این معنی باشد که شما هزینه‌ها را برای اصلاح تطابق بودجه پیش‌بینی‌شده و واقعی تنظیم می‌کنید و از دیدگاهی قوی‌تر به دوره آینده نزدیک می‌شوید.
اهمیت کنترل بودجه با نرم افزار های ERP
کنترل بودجه بخشی جدایی ناپذیر از فرآیند حسابداری و عملکرد کلی کسب و کار شما است.
1. تصمیمات مبتنی بر داده
کنترل بودجه نیاز به تصمیم گیری های مبتنی بر احساسات را از بین می برد و منجر به اقدامات متفکرانه تر می شود. با تکیه بر داده ها، دید کلی بسیار دقیقی از هزینه های شرکت در سطح کلان و خرد به دست می آورید.
علاوه بر این، داده ها به طور مداوم به روز می شوند. این بدان معنی است که شما نسبت به تغییرات بلادرنگ حساس هستید و کل فرآیند تنظیم را تسریع می کند. کنترل بودجه مبتنی بر داده شما را قادر می سازد تا هزینه های سرمایه ای را به سرعت و بدون اشتباه به مسیر خود بازگردانید.
نرم افزار ERP یا مدیریت منابع سازمانی با جمع آوری داده ها و اطلاعات شرکت و یکپارچه سازی و تحلیل آنها برای مدیران امکان تصمیم گیری مبتنی بر داده ها را فراهم می‌سازد.
برای آشنایی بیشتر با امکانات و کاربردهای نرم افزار ERP شرکت رای دانا یعنی CyberERP کلیک کنید.
2. بهبود دقت تخصیص
به طور معمول، تخصیص بودجه کسب و کار بر اساس روند هزینه ها به عنوان بخشی از یک رویکرد از بالا به پایین است. این بدان معناست که بخش‌هایی که به طور سنتی بخش زیادی از منابع را دریافت می‌کنند ممکن است با نگرش «استفاده از آن یا از دست دادن آن» متحمل هدر رفتن شوند. سایر بخش ها ممکن است در صورت عدم دریافت بودجه کافی از رشد بازمانند، که می تواند توسعه کل تجارت را متوقف کند.
با این حال، این نسخه از تهیه بودجه به سبک «بودجه مبتنی بر صفر» نزدیک‌تر می‌شود. با عمل کردن به گونه‌ای که منابع کمیاب هستند، هر هزینه‌ای باید توجیه شود. این به کنترل هزینه‌ها کمک می‌کند و یک طرز فکر «بودجه نقدی» ایجاد می‌کند- بخش‌ها فقط مقدار دقیق بودجه را دریافت می‌کنند. همچنین تضمین می کند که منابع با دقت بیشتری تخصیص داده شده و هدر رفت کاهش می یابد.
3. ارتباط بهتر
یکی از برجسته ترین ویژگی های کنترل بودجه شامل گرفتن نظرات و بازخورد از بخش های مختلف است. این با رویکرد پایین به بالا مطابقت دارد. به موجب آن تیم‌ها آنچه را که نیاز دارند، در میان می‌گذارند و درخواست‌های آنها می‌تواند تأیید، رد یا تجدیدنظر شود.
با کار با کنترل بودجه، واحد تجاری شما می تواند از ارتباطات نادرست جلوگیری کند. هماهنگی کلی بین بخش ها را بهبود می بخشد و همه در یک صفحه هستند. کنترل بودجه فرهنگ «خرید» را تسهیل می‌کند. به نوبه خود، باعث می شود هر کارمندی در قبال اهداف هزینه و درآمد احساس مسئولیت کند.
4. هزینه های بهینه بیشتر
با اعمال کنترل بودجه، کسب و کار خود را در موقعیت مناسبی قرار می دهید تا عادت های مداوم ایجاد کنید و صورت های مالی درخشان تهیه کنید. البته هزینه‌های غیرمنتظره یا اضطراری غیرقابل کنترل هستند. اما نرم افزار ERP با یک سیستم کنترل بودجه خوب به شما این امکان را می دهد تا با طبقه بندی داده ها هزینه ها را مدیریت و بهینه سازی کنید.
این سیستم مدیریت مالی نه تنها به کنترل انحرافات کمک می کند، بلکه طبیعتاً منجر به دستیابی به فرآیندهای بهتر در رابطه با هزینه ها می شود. کمیته بودجه می تواند هزینه ها را بهینه کند، وجوه را حفظ کند و سود را به حداکثر برساند.
چالش های کنترل بودجه
برخی از تهدیدات رایج برای فرآیند کنترل بودجه شما وجود دارد که برای روان و کارآمد کردن سیستم باید مورد توجه قرار گیرد:
داده های نادرست یا با تاخیر
متأسفانه، با رشد شرکت شما، دسترسی به داده هایی که هم دقیق و هم به روز هستند دشوارتر می شود. در نتیجه، این می تواند به تصمیم گیری ضعیف به دلیل اطلاعات پروکسی، به جای نتایج واقعی منجر شود.
بنابراین با استفاده از نرم افزار ERP و دسترسی به داده‌های به روز در کثری از ثانیه می‌توان از این مشکل نیز جلو گیری نمود.
بودجه عملیاتی باید دقیق باشد
از دیگر چالش های کنترل و مدیریت بودجه تنظیم بودجه ای است که با عملیات فعلی و بلادرنگ شما مطابقت دارد.
تعدادی نرم افزار و ابزار بودجه بندی همچون ERP برای اطمینان از به روز بودن اطلاعات جهت تصمیم گیری سریع وجود دارد.همچنین به منظور تجزیه و تحلیل دقیق این موضوع، طیف وسیعی از تکنیک های ترتیب بندی باید در کل نمودار حساب‌ها استفاده شود.
عدم اجرای راه حل
بسیاری از کسب و کارها ممکن است در دام پیدا کردن یک مشکل بیفتند اما در اجرای راه حل ناکام باشند. گاهی اوقات، این به عدم تمایل به تغییر عادات خرج کردن است. در موارد دیگر، هیچ راه حل واضحی وجود ندارد.
تعیین مسئولیت بودجه راه خوبی برای مبارزه با این امر است. با ایجاد یک افسر بودجه برای هر دسته هزینه، مالکیت بر فرآیند بودجه بندی ایجاد می کنید.
به عنوان مثال، یک تیم مسئول بودجه فروش است، تیمی دیگر مسئول بودجه تولید است و تیم سوم هزینه‌های تدارکات مرتبط با مواد خام را کنترل می کند. این امر، یافتن و ایجاد راه حل استراتژیک را محتمل تر می کند.
بودجه عجولانه
تیم های مدیریت ارشد به خوبی قبل از دوره بودجه واقعی برنامه ریزی می کنند و اطمینان حاصل می کنند که پیش بینی های ماهانه یا سه ماهه با برنامه مالی بلند مدت شرکت نیز مطابقت دارد. خوشبختانه، قالب‌های در دسترس آنلاین وجود دارند که به شما در برنامه‌ریزی بودجه زودتر از موعد کمک می‌کنند.
