بر اساس گزارش هایی که در سال های اخیر منتشر شده است، نود درصد شرکت های موجود در جهان به دنبال آن بودند که فرآیند های تولیدی خودشان را بهبود دهند. شرکت های مختلف سعی می کنند با استفاده از نرم افزار های مدیریتی و برنامه ریزی این بهبود را در شرکت خودشان صورت بدهند. دو ابزار نرم افزاری مهم که در این زمینه در سطح دنیا از شهرت بیشتری برخوردار هستند و اکثر شرکت های دنیا از یکی از آن ها استفاده می کنند، ERP و BPMS می باشند.
هر دوی این نرم‌افزار ها هدف یکسانی را دنبال می‌کنند و دنبال کمک به افزایش بهره وری و سود شرکت ها از طریق مدیریت بهتر فرایندها می باشند اما با وجود اشتراکاتی که دارند تفاوت های بسیار زیادی هم با هم دارند. اولین نکته ای که در این زمینه شما باید دقت کنید این است که شما به راحتی امکان تعویض راهکار انتخاب شده توسط خودتان را نخواهید داشت و در انتخاب هر کدام از این نرم افزار ها باید دقت کافی را داشته باشید. شما باید بر اساس شرایط تجاری خودتان و اهدافی که در شرکت خودتان دنبال می کنید تشخیص دهید که کدام یک از این دو راهکار ERP و BPMS متناسب با شرکت شما می باشد.
شاید انتخاب یکی از این دو نرم افزار برای شما موجب از دست رفتن زمان زیاد شود ولی دقت کنید که اگر به درستی این کار را انجام دهید مزایای زیادی در آینده برای شما خواهد داشت. مقایسه ERP و BPMS برای اینکه متوجه شوید هر کدام از آن ها چه نقشی می توانند داشته باشند و انتخاب مناسب تری برای تجارت خودتان داشته باشید ضروری است. در ادامه این مطلب ما نسبت به مقایسه ERP و BPMS و هم چنین بیان تفاوت های آن ها اقدام خواهیم کرد و شما بهتر است در ادامه این مطلب همراه ما باشید.
سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی
برای مقایسه ERP و BPMS ابتدا مختصری به معرفی نرم افزار ERP میپردازیم. سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) فرآیندها را در طیف وسیعی از عملکردهای تجاری استاندارد، ساده و یکپارچه می کند. در اینجا آنچه باید در مورد این سیستم های IT مهم بدانید آمده است.
ERP – برنامه ریزی منابع سازمانی
تعریف ERP
برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) سیستمی از برنامه‌های نرم‌افزاری یکپارچه است که فرآیندها و عملیات روزانه کسب‌وکار را در سراسر امور مالی، منابع انسانی، تدارکات، توزیع، زنجیره تامین و سایر عملکردها مدیریت می‌کند. سیستم‌های ERP برای اکثر سازمان‌ها برنامه‌های حیاتی هستند، زیرا تمام فرآیندهای لازم برای اجرای کسب‌وکارشان را در یک سیستم واحد ادغام می‌کنند که برنامه‌ریزی منابع را نیز تسهیل می‌کند. سیستم های ERP معمولاً بر روی یک پلت فرم نرم افزاری یکپارچه با استفاده از تعاریف داده های رایج که بر روی یک پایگاه داده واحد عمل می کنند، کار می کنند.
ERP ها در ابتدا برای شرکت های تولیدی طراحی شده بودند، اما از آن زمان به بعد گسترش یافتند تا تقریباً در هر صنعتی خدمت کنند، که هر کدام می توانند ویژگی ها و پیشنهادات ERP خاص خود را داشته باشند. به عنوان مثال، ERP دولتی از مدیریت چرخه عمر قرارداد (CLM) به جای خرید سنتی استفاده می کند و از قوانین حسابداری دولتی به جای GAAP پیروی می کند.
مزایای ERP
سیستم های ERP عملیات سازمانی را از طرق مختلفی بهبود می بخشد. با ادغام اطلاعات مالی در یک سیستم واحد، سیستم های ERP گزارش مالی سازمان را یکسان می کند. آنها همچنین مدیریت سفارش را ادغام می کنند و سفارش گرفتن، تولید، موجودی، حسابداری و توزیع را به فرآیندی بسیار ساده تر و کم خطا تبدیل می کنند. اکثر ERP ها همچنین شامل ابزارهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) برای ردیابی تعاملات مشتری هستند، در نتیجه بینش عمیق تری در مورد رفتار و نیازهای مشتری ارائه می دهند. آنها همچنین می توانند فرآیندهای تولید و پشتیبانی را استاندارد و خودکار کنند و تدارکات را در واحدهای تجاری سازمان یکسان کنند. سیستم‌های ERP همچنین می‌توانند یک پلتفرم استاندارد منابع انسانی برای گزارش‌دهی زمان، ردیابی هزینه‌ها، آموزش و تطبیق مهارت‌ها فراهم کنند و توانایی سازمان را برای ارسال گزارش‌های انطباق لازم در سراسر امور مالی، منابع انسانی و زنجیره تامین به میزان زیادی افزایش دهند.
ویژگی های کلیدی سیستم های ERP
مقیاس، دامنه و عملکرد سیستم های ERP بسیار متفاوت است، اما اکثر سیستم های ERP ویژگی های زیر را ارائه می دهند:
ادغام در سطح سازمانی فرآیندهای کسب و کار از انتها به انتها در بخش ها و واحدهای تجاری یکپارچه می شوند. به عنوان مثال، یک سفارش جدید به طور خودکار یک بررسی اعتباری را آغاز می کند، در دسترس بودن محصول را جویا می شود و برنامه توزیع را به روز می کند. پس از ارسال سفارش، فاکتور ارسال می شود.
عملیات زمان واقعی (یا تقریباً بیدرنگ). از آنجایی که فرآیندهای مثال بالا در عرض چند ثانیه پس از دریافت سفارش رخ می‌دهند، مشکلات به سرعت شناسایی می‌شوند و به فروشنده زمان بیشتری برای اصلاح وضعیت می‌دهند.
یک پایگاه داده مشترک یک پایگاه داده مشترک این امکان را فراهم می کند که داده ها یک بار برای شرکت با هر بخش با استفاده از همان تعریف تعریف شوند. برخی از سیستم های ERP پایگاه داده فیزیکی را برای بهبود عملکرد تقسیم می کنند.
ظاهر و احساس منسجم. سیستم های ERP یک رابط کاربری ثابت را ارائه می دهند و در نتیجه هزینه های آموزشی را کاهش می دهند. هنگامی که نرم افزارهای دیگر توسط یک فروشنده ERP خریداری می شود، ظاهر و احساس رایج گاهی اوقات به نفع سرعت در بازار کنار گذاشته می شود. با ورود نسخه های جدید به بازار، اکثر فروشندگان ERP رابط کاربری سازگار را بازیابی می کنند.
مقایسه شرایط ERP و BPMS
در ابتدای مقایسه ERP و BPMS بهتر است نسبت به هر کدام از این نرم افزار ها توضیحاتی را خدمت شما بیان کنیم. نرم افزار Erp یک نرم افزار منابع سازمانی محسوب می‌شود که کاربران با استفاده از آن می توانند به مجموعه ای از برنامه ها دسترسی پیدا کنند. از جمله مواردی که در این نرم افزار می توان نسبت به مدیریت آن ها اقدام کرد عبارتند از منابع انسانی، حسابداری و مدیریت و … .مهمترین ویژگی که این نرم افزار دارد توانایی ذخیره و بیرون کشیدن داده ها از پایگاه داده مشترک می باشد که باعث می شود تمامی کارمندان شما با مجموعه ای از داده های مشترک فعالیت کنند. نرم افزار BPMS هم نوعی نرم افزار مدیریت فرآیند تجارت است. این نرم افزار برای مدیریت فرایند کسب و کار که شامل استراتژی ها و تکنیک های مختلف برای درک، بهبود و خودکار سازی فرایند های تجاری استفاده می شود به کار گرفته می شود. این نرم افزار ها برآیند های تجاری را به عنوان منابع در خود می بینند و به دنبال بهبود آنها هستند.
از مهمترین ویژگی های این نرم افزارها این است که نسبت به مدل سازی فرایندها برای کاربران اقدام می کنند. این ویژگی باعث می شود تا کاربران اجازه داشته باشند توضیحات فرآیندها را برای آگاهی دادن مخاطبان خودشان درج کنند. اگر فکر می کنید این دو نرم افزار مشابه هم هستند اشتباه نکرده اید. در واقع در نمای کلی هر دو این نرم افزارها تفاوت های بسیار زیادی با هم دارند اما تفاوت های چشم گیری هم بین آنها وجود دارد.
تفاوت های مهمی که در ادامه این مطلب نسبت به آنها توضیحاتی را بیان خواهیم نمود و بهتر است شما تا انتهای مطلب همراه ما باشید. مطمئن باشید پشیمان نخواهید شد و از اطلاعات گفته شده شگفت زده می شوید.
مهم ترین تفاوتهای BPMS و ERP چیست؟
مطمئنا شما هم دوست دارید بدانید مهم ترین تفاوت بین BPM و ERP چیست؟
تفاوت ERP و BPMS در موارد مختلفی وجود دارد. اولین و مهمترین تفاوت سیستم های ERP و BPMS در این است که ERP درباره ماژول ها و توابع آن ها می باشد اما BPMS سفارشی سازی گردش کار را ارائه می دهد. در واقع سیستم ERP پشتیبانی عملکردهای مختلف تجاری و ماژول های آنها اقدام می کند و باعث می شود تا جریان آزاد اطلاعات با این ماژول ها امکان پذیر باشد. اما BPMS می‌تواند یک سیستم گردش کار را که بسته سفارشی سازی به راحتی در دسترس نیست مدیریت کند.
مورد دیگری که باعث ایجاد تفاوت بین این دو نرم افزار می شود هوش تجاری است. هر دوی این نرم‌افزار ها از هوش تجاری استفاده می کنند اما در نرم افزار ERP شما نسبت به ذخیره سازی اطلاعات اقدام کنید و قابلیت مشاهده اطلاعات موجود در آنها را فراهم می کنید، با این کار شما می توانید نمای کلی از شرکت خودتان و چگونگی ارتباط عملکرد های آن با کاربران را نشان دهید. نرم افزار BPMS در زمینه تجزیه و تحلیل داده ها اقدام می‌کند و می‌تواند اثربخشی فرآیندهای خاص را ردیابی کند. مراحل هوش تجاری در این نرم افزار عبارتند از فرآیند، وضعیت فرآیند، تعداد مراحل بسته و باز که توسط هوش تجاری نشان داده می شود.
آیا می توان به صورت همزمان از ERP و BPMS استفاده کرد؟
حال مطمئناً این سوال برای شما پیش می آید که کدام یک از نرم افزار های ERP و BPMS برای کسب و کار شما مناسب تر می باشد. اگر به دنبال آن هستید که عملکردهای تجاری شرکت خودتان را با تمرکز زیاد بر ذخیره سازی اطلاعات در یک پایگاه داده مشترک مدیریت کنید قطعاً نرم افزار ERP نرم افزاری مناسب برای شما می باشد.
هم چنین اگر به دنبال آن هستید که روی یک فرایند خاص متمرکز شوید و آن را در حد بالقوه خودتان بهینه سازی کنید بهتر است از نرم افزار BPMS استفاده کنید. البته در نظر داشته باشید که شما می توانید از هر دوی این نرم افزار ها هم استفاده کنید تا یکدیگر را تقویت نمایند. البته باید بررسی کنید که آیا شرکت شما نیاز به هر دو این نرم افزار دارد یا نه و در صورتی که نیاز داشته باشد بهتر است از هر دوی آنها استفاده کنید.
شرکت مهندسی رای دانا نرم افزار ERP خود را با نام CyberERP و مطابق با BestPractice های دنیا ارائه می کند و علاوه بر قابلیت شخصی سازی در نرم افزار CyberERP، از ابزار بومی سازی شده BPMS هم استفاده می کند تا فرایندها در سازمان شما همانگونه باشد که می خواهید و دسترسی به گردش استاندارد اطلاعاتی هم داشته باشید.
