اکثر افرادی که در سازمان‌ها فعالیت دارند به دلایلی تصمیم گرفته‌اند که مدیریت منابع سازمانی (ERP) را با جزئیات و داده‌های دقیق طبق تعریف آن پیاده‌سازی کنند؛ و فکر می‌کنند که هرگونه حاشیه و تضمین که در ارتباط با «مدیریت ریسک» سازمان وجود دارد، پس از پیاده‌سازی سیستم حل و فصل خواهد شد. متأسفانه، این ادعا، فرضی منطقی به نظر می‌رسد؛ اما درواقع این موضوع تا حد زیادی نادرست است.
در سطح فنی تفاوت‌های چشمگیری در برخورد با «مدیریت ریسک» وجود دارد. مثلا «ریسک» مربوط به نحوه استفاده از تکنولوژی و اینکه می‌تواند تهدیدی برای شرکت در سطح کلان باشد یا نه، در تصمیم سازمان تاثیر دارد.
برای درک بهتر این مسئله در این مقاله به تعریف رسمی «مدیریت ریسک» و چگونگی تاثیر آن از دیدگاه اجرایی می‌پردازیم.
طبق تعریف دیکشنری تخصصی کسب‌وکار معنای لغوی «مدیریت ریسک» شناسایی، تحلیل، ارزیابی، کنترل و اجتناب، به حداقل رساندن یا حذف خطراتی است که برای کسب و کار نامطلوب است.
یک سازمان ممکن است از فرضیه‌های خطر، جلوگیری از خطر، حفظ خطر، انتقال خطر، حاشیه سازی خطر، اعتبار سنجی خطر و یا هر استراتژی دیگری (یا ترکیبی از استراتژی‌ها) برای اجرای مدیریت صحیح رویدادهای آینده استفاده کند.
توجه داشته باشید اگرچه این تعریف می‌تواند برای یک ساختار فنی پیچیده قابل استفاده باشد، اما در ساختار کسب‌وکارهای بزرگ سازمانی، این تعریف کلاسیک ارتباط چندانی با فناوری ندارد.
مسئله ای که در ابتدا باید درنظر گرفته شود، ملاحظات اجرایی و تصمیم‌گیری است که از تأثیرات منفی بالقوه رویدادهای آینده ناشی می‌شود. معنی دقیق‌تر آن «برنامه‌ریزی برای اجتناب و کاهش خطر قبل از بروز مشکلات اساسی است».
در نتیجه براساس نیاز سازمان در هنگام توسعه و پیاده‌سازی ERP سازمانی، در واقع دو مجموعه عملیات مجزا انجام می‌شود. عملیات اول روی خود سیستم متمرکز است و دومی براساس سناریوهای مدیریت ریسک در همه جوانب و تأثیرات بالقوه آن و تصمیم‌هایی است که به دنبال آن گرفته می‌شود.
در اینجا فرصت و فضای کافی برای ارائه جزئیات تحلیل «مدیریت ریسک» مناسب برای ERP نداریم و به سه نکته اصلی در این زمینه بسنده می‌کنیم.
اولویت‌بندی مدیریت
طراحی فنی جامع در سطوح مختلف مدیریت براساس درجه اهمیت آنها برای توضیحات، انتخاب‌ها، یکپارچه‌سازی و راه اندازی یک پلتفرم سازمانی ERP نیاز است. فرض کنید همه این عناصر ایجاد شده و همه چیز درست پیش می‌رود. حالا اگر مشکلی پیش بیاید، حتی مشکلی ساده مانند اختلال در پایگاه داده‌ها که نتواند اطلاعات را به درستی انتقال دهد، یا یک مشکل بسیار پیچیده که به دلیل مجموعه ای از نواقص فنی اولیه ایجاد شده باشد؛ به هرحال پر هزینه خواهند بود و باید منتظر باشند تا کسی مشکل آنها را برطرف کند. در این میان کسب‌وکار باید فعالیت خود را ادامه دهد، معاملات باید انجام شوند، درآمد باید ثبت شود و حقوق و دستمزد باید برآورده شوند. حالا در این موقعیت چکار می‌کنید؟
در این موقعیت «چگونگی حل مسئله» مهم نیست، بلکه «چه کسی می‌تواند مسئله را حل کند» مهم است. دراین‌جا اولویت‌بندی مدیریت به عنوان بخشی از یک برنامه جامع مدیریت ریسک کارایی خود را نشان می‌دهد. (اقدام قاطع با اطمینان از نتیجه و اتخاذ تصمیمی که نتیجه‌ی آن به ضرر خود یا دیگران و سازمان نباشد.) هنگامی که مشکلی در سازمان بوجود می‌آید، دسترسی به مدیران در سازمان براساس اولویت‌ها شاخه بندی شده است. هر تحلیل مدیریت ریسک ERP باید شامل لیست کامل از مدیرانی باشد که با تأثیرات تجاری مرتبط با یک شکست بالقوه آشنا هستند، همراه با افراد ارشد دیگر و مبتنی بر اولویت، همیشه در دسترس باشند و در شرایط بحرانی افراد و سازمان را در مسیر درست قرار داده یا در صورت لزوم پشتیبانی کنند. می‌بینیم که این یک تلاش فنی نیست. بلکه یک کار اجرایی است که بر حفظ عملکرد شرکت متمرکز است، در حالی که یک تیم فنی به جزئیات مشکل توجه دارد.
بررسی تضمین انطباق
در اینجا فرض بر این است که ERP کامل پیاده‌سازی شده و سیستم آماده اجرا است. قبل از اینکه کسی کار را شروع کند، تیم اجرایی باید انطباق مدیریت با وضعیت فعلی سازمان را بررسی کند. این بررسی روی مدیریت متمرکز شده، یعنی وضعیت فعلی شرکت براساس اصول حسابداری GAAP چیست و دارایی‌ها و بدهی‌ها و سرمایه شرکت چگونه است.
هدف بررسی این است که اطمینان حاصل شود شرکت قبل از اجرای یک تغییر عمده، وضعیت تجاری خود به درستی سنجیده باشد، تا درصورت نیاز فورا عکس‌العمل نشان داده و زمان را از دست ندهد.
تأیید نهایی
این نکته یک نوع تایید سیستم است. ماهیت پیچیده ای دارد و شفافیت تصمیم نهایی و همچنین مروری بر تمام تصمیمات توسط گروه خاصی را نشان می‌دهد. از نظر ما دیدگاه «یکی برای همه» در اینجا ارزشمند است.
در مقررات سیستم باید تاییدیه مدیریت‌های مختلف در هر مرحله موجود باشد. اما آخرین تایید نشان‌دهنده این فرض است که همه چیز بررسی و بازبینی شده، همه می‌دانند چه اتفاق خواهد افتاد و شخص پیشنهاد دهنده و راه حل شرکت برای مشکل ERP باید مشخص باشد.
