سیستم های اتوماسیون اداری

سیستم های اتوماسیون اداری (OAS) پیکربندی هایی از سخت افزار و نرم افزار کامپیوتری تحت شبکه هستند. انواع سیستم‌های اتوماسیون اداری در حال حاضر برای کارکردهای تجاری و ارتباطی که قبلاً به صورت دستی یا در مکان‌های مختلف یک شرکت انجام می‌شد، مانند تهیه ارتباطات مکتوب و برنامه‌ریزی استراتژیک استفاده می‌شوند.

علاوه بر این، با استفاده از اتوماسیون اداری ، عملکردهایی که زمانی نیاز به هماهنگی تخصص متخصصان خارجی در حروفچینی، چاپ یا ضبط الکترونیکی داشتند، اکنون می توانند در کارهای روزمره یک سازمان ادغام شوند و زمان و هزینه‌ی مورد نیاز را کاهش دهند.

انواع توابع یکپارچه شده توسط سیستم های اتوماسیون اداری عبارتند از:

 (1) انتشار الکترونیکی. (2) ارتباطات الکترونیکی؛ (3) همکاری الکترونیکی؛ (4) پردازش تصویر؛ و (5) مدیریت دفتر.

در قلب این سیستم های اتوماسیون اداری اغلب یک شبکه محلی (LAN) قرار دارد. LAN به کاربران این امکان را می دهد که داده ها، صدا، نامه و تصاویر را در سراسر شبکه به هر مقصدی، خواه آن مقصد در دفتر محلی در شبکه محلی یا در کشور یا قاره ای دیگر، از طریق یک شبکه متصل منتقل کنند. OAS کار اداری را کارآمدتر می کند و بهره وری را افزایش می دهد.

انتشارات الکترونیک

سیستم های انتشار الکترونیکی بخشی از اتوماسیون اداری می باشد که شامل پردازش کلمه و انتشار رومیزی است. نرم افزار پردازش کلمه (به عنوان مثال، Microsoft Word، Corel Word-Perfect) به کاربران اجازه می دهد اسنادی مانند نامه ها، یادداشت ها، گزارش ها و دست نوشته ها را ایجاد، ویرایش، اصلاح، ذخیره و چاپ کنند.

نرم افزار انتشار دسکتاپ (به عنوان مثال، Adobe Pagemaker، Corel VENTURA، Microsoft Publisher) به کاربران امکان می دهد متن، تصاویر، عکس ها و گرافیک ها را برای تولید خروجی قابل چاپ با کیفیت بالا یکپارچه کنند. نرم افزار انتشار دسکتاپ روی یک میکرو کامپیوتر با ماوس، اسکنر و چاپگر برای ایجاد نشریات حرفه ای استفاده می شود. اینها ممکن است خبرنامه، بروشور، مجلات یا کتاب باشند.

ارتباطات الکترونیکی

سیستم های ارتباطی الکترونیکی بخش دیگری از اتوماسیون اداری است که شامل پست الکترونیکی (ایمیل)، پست صوتی، فکس (فاکس) و ویدئو کنفرانس رومیزی است.

پست الکترونیکی

ایمیل نرم افزاری است که به کاربران این امکان را می دهد که از طریق صفحه کلید کامپیوتر خود پیام ها و فایل ها را به یا از هر نقطه از جهان ایجاد، ارسال و دریافت کنند. اکثر سیستم‌های پست الکترونیکی به کاربر اجازه می‌دهند کارهای پیچیده دیگری مانند فیلتر کردن، اولویت‌بندی یا فایل کردن پیام‌ها را انجام دهد. ارسال کپی از پیام ها به سایر کاربران؛ ایجاد و ذخیره پیش نویس پیام ها؛ ارسال “کپی های کربن”؛ و درخواست تأیید خودکار تحویل یک پیام.

ایمیل بسیار محبوب است زیرا استفاده از آن آسان است، تحویل سریع را ارائه می دهد و ارزان است. نمونه هایی از نرم افزارهای ایمیل عبارتند از Eudora، Lotus Notes و Microsoft Outlook.

پست صوتی

یکی دیگر از زیر مجموعه های ارتباطات الکترونیکی اتوماسیون اداری ، پست صوتی است. پست صوتی یک منشی تلفنی پیچیده است که پیام های صوتی دریافتی را دیجیتالی می کند و آنها را روی دیسک ذخیره می کند. هنگامی که گیرنده آماده گوش دادن است، پیام از نسخه دیجیتالی آن به صدا یا صدا تبدیل می شود. گیرندگان ممکن است پیام‌ها را برای استفاده در آینده ذخیره کنند، آن‌ها را حذف کنند یا برای افراد دیگر ارسال کنند.

فکس

یک دستگاه انتقال فاکس یا فکس (FAX) یک سند حاوی متن و گرافیک را اسکن می کند و آن را به عنوان سیگنال های الکترونیکی از طریق خطوط تلفن معمولی به دستگاه فکس دریافت کننده ارسال می کند. این فکس دریافتی تصویر را روی کاغذ بازسازی می کند.

 یک فکس همچنین می تواند یک سند را به یک مودم فکس (مدار مدار) داخل یک کامپیوتر راه دور اسکن و ارسال کند. سپس فکس می تواند بر روی صفحه نمایش کامپیوتر نمایش داده شود و توسط چاپگر کامپیوتر ذخیره یا چاپ شود.

ویدئو کنفرانس رومیزی

کنفرانس ویدئویی رومیزی یکی از سریع‌ترین روش‌های در حال رشد ویدئو کنفرانس در اتوماسیون اداری است. کنفرانس ویدئویی رومیزی به یک شبکه و یک کامپیوتر رومیزی با نرم افزار کاربردی خاص (مانند CUSeeMe) و همچنین یک دوربین کوچک نصب شده در بالای مانیتور نیاز دارد. تصاویر یک کاربر رایانه از رایانه رومیزی گرفته می شود و در سراسر شبکه برای رایانه های دیگر و کاربرانی که در کنفرانس شرکت می کنند ارسال می شود. این نوع کنفرانس ویدئویی جلسات حضوری افراد را شبیه سازی می کند.

همکاری الکترونیکی

همکاری الکترونیکی در اتوماسیون اداری از طریق جلسات الکترونیکی و سیستم های کار مشترک و کنفرانس از راه دور امکان پذیر می شود. جلسات الکترونیکی و سیستم‌های کار مشترک به تیم‌های همکاران اجازه می‌دهند تا از شبکه‌های ریز رایانه‌ها برای اشتراک‌گذاری اطلاعات، به‌روزرسانی برنامه‌ها و برنامه‌ها و همکاری در پروژه‌ها بدون توجه به فاصله جغرافیایی استفاده کنند. نرم افزار ویژه ای مورد نیاز است تا به دو یا چند نفر اجازه دهد تا فایل های مشابه را به طور همزمان ویرایش کنند یا به شکل دیگری کار کنند.

کنفرانس از راه دور به عنوان ویدئو کنفرانس نیز شناخته می شود. همانطور که قبلاً در بحث ویدئو کنفرانس دسکتاپ ذکر شد، این فناوری به افراد در مکان‌های مختلف اجازه می‌دهد تا با استفاده از صدا و تصاویر بلادرنگ با یکدیگر تعامل و کار کنند. کنفرانس از راه دور کامل، در مقایسه با نسخه دسکتاپ، به اتاق‌های جلسه ویژه با دوربین، مانیتورهای نمایشگر ویدئو، و میکروفون و بلندگوهای صوتی نیاز دارد.

دورکاری و سیستم های مشارکتی

افرادی که از راه دور کار می کنند با اتوماسیون می توانند به راحتی اداری برخی یا تمام کارهای خود را انجام دهند.

به جای اینکه هر روز به یک دفترکار بروید، معمولاً با کمک سیستم‌های اتوماسیون اداری ، از جمله سیستم‌هایی که اجازه کار یا جلسات مشترک را می‌دهند، در خانه بمانید. میکرو کامپیوتر، مودم، نرم افزاری که امکان ارسال و دریافت کار را فراهم می کند و یک خط تلفن معمولی ابزارهایی هستند که این امکان را فراهم می کنند.

کار از راه دور تا حدودی به دلیل افزایش مداوم جمعیت، که باعث ازدحام ترافیک، افزایش مصرف انرژی و باعث آلودگی بیشتر هوا می شود، محبوبیت پیدا می کند. دورکاری می تواند به کاهش این مشکلات کمک کند. دورکاری همچنین می تواند از مهارت های افراد خانه نشین با محدودیت های فیزیکی استفاده کند.

مطالعات نشان داده اند که برنامه های دورکاری می تواند روحیه و بهره وری کارکنان را در بین افرادی که از خانه کار می کنند، افزایش دهد. با این حال، حفظ یک محیط کار مشترک از طریق استفاده از فناوری و شیوه های مدیریت عمومی کارکنان ضروری است، به طوری که نه کارمندان در محل و نه از راه دور، بهره وری خود را با چنین ترتیباتی به خطر نمی اندازند. فن آوری های مورد استفاده در ارتباطات الکترونیکی و کنفرانس از راه دور می تواند در حفظ یک برنامه موفق دورکاری مفید باشد.

پردازش تصویر

سیستم های پردازش تصویر که شامل مدیریت اسناد الکترونیکی، گرافیک ارائه و سیستم های چند رسانه ای می باشد بخش دیگری از اتوماسیون اداری است. سیستم های تصویربرداری متن، نقاشی ها و عکس ها را به شکل دیجیتالی تبدیل می کنند که می تواند در یک سیستم کامپیوتری ذخیره شود. این فرم دیجیتال را می توان دستکاری، ذخیره، چاپ یا از طریق یک مودم به رایانه دیگری ارسال کرد.

 سیستم‌های تصویربرداری ممکن است از اسکنرها، دوربین‌های دیجیتال، کارت‌های فیلمبرداری یا رایانه‌های گرافیکی پیشرفته استفاده کنند. شرکت ها از سیستم های تصویربرداری برای انواع اسناد مانند فرم های بیمه، سوابق پزشکی، سوابق دندانپزشکی و درخواست های وام مسکن استفاده می کنند.

سیستم‌های چندرسانه‌ای فناوری‌هایی هستند که دو یا چند نوع رسانه مانند متن، گرافیک، صدا، صدا، ویدیوی تمام حرکتی یا انیمیشن را در یک برنامه کامپیوتری ادغام می‌کنند. چند رسانه ای برای کتاب ها و روزنامه های الکترونیکی، ویدئو کنفرانس، تصویربرداری، ارائه ها و وب سایت ها استفاده می شود.

مدیریت دفتر

سیستم های مدیریت دفتر اتوماسیون اداری شامل لوازم جانبی دفتر الکترونیکی، برنامه ریزی الکترونیکی و مدیریت وظایف می باشد. این سیستم ها ابزار الکترونیکی سازماندهی افراد، پروژه ها و داده ها را فراهم می کنند. تاریخ های کاری، قرار ملاقات ها، یادداشت ها و اطلاعات تماس مشتری را می توان ایجاد، ویرایش، ذخیره و بازیابی کرد. علاوه بر این، یادآوری‌های خودکار درباره تاریخ‌ها و قرار ملاقات‌های مهم را می‌توان برنامه‌ریزی کرد.

 پروژه ها و وظایف را می توان تخصیص، تقسیم بندی و برنامه ریزی کرد. همه این اقدامات می تواند به صورت فردی یا برای کل گروه انجام شود. سیستم‌های رایانه‌ای که این عملکردهای اداری را خودکار می‌کنند، می‌توانند به طور چشمگیری بهره‌وری را افزایش دهند و ارتباطات درون یک سازمان را بهبود بخشند.

اتوماسیون اداری با نرم افزار ERP

پیاده‌سازی نرم افزار ERP یا برنامه‌ریزی منابع سازمان با ایجاد پایه‌ای قوی از انباره داده‌ها موجب دسترسی سریع‌تر و راحت تر به داده‌ها و اطلاعات یک سازمان برای مدیریت می شود و به اینگونه مدیریت می‌تواند با سرعت بالا و در کثری از ثانیه، اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم‌گیری‌های مهم را در اختیار داشته باشد و به این ترتیب موجب اتوماسیون اداری شود.