اگر خریداری هستید که برای بار اول خرید می کنید، یا خریدار باتجربه‌ای هستید که در جستجوی راه‌حلی برای برنامه ریزی منابع سازمان (ERP) است باید بدانید که پنج چالش عمده وجود دارد که شرکتها در زمانی که برای نخستین بار یک ERP را اجرا میکنند با آن مواجه می شوند. شناسایی این چالش ها میتواند به برنامه ریزی مراحل کار کمک کند تا تضمین دهد تمام موضوعات احتمالی پیش از اجرای پروژه ERP لحاظ شده است.
گزینه های بسیار زیاد
در واقع چالش اول انتخاب نرمافزار مناسبی است که متناسب با نیازهای ویژه‌ی تجاری‌تان باشد. انتخاب یک راه حل ERP روشی نیست که همواره یکسان باشد. هر کسب و کار یا سازمانی یکتا است بنابراین نرم افزار مذکور باید قابلیت برآورده کردن نیازهای خاص/مشخص آن را داشته باشد.
یک راه برای غلبه بر این چالش آن است که فرآیندهای تجاری مختص شرکتتان را ایجاد، حدود آن را مشخص و درک کنید. پس از تعیین و درک این فرآیندها میتوانید به جستجوی آن راه حلهای ERP بروید که برآورده کننده نیازهای مشخص شما هستند. تهیه لیستی از سؤالات که فروشنده ERP پیشاپیش پاسخ دهد نیز کمکتان خواهد کرد که راه حل مناسب را انتخاب کنید؛ این کار به فروشنده درک بهتری میدهد از آنچه شما در یک ERP به دنبالش هستید و قابلیتهایی که برای اداره کردن کسب و کارتان به آنها نیاز دارید.
موضوعات فنی
چالش بعدی تطبیق دادن تک تک و تمام نیازهای فنی با نرم افزار ERP جدید و انتخاب بهترین مدل تحویل برای اتصال آن دو به هم است. مقصود ما این است که: آیا این راه حلی در محل (on-premise)، ابری و یا ترکیبی (hybrid) خواهد بود؟
برای این چالش، برنامه پروژهای را به پیش ببرید که تمام مراحل فرآیند اجرا را در برگیرد. برنامه پروژه برای هر چیز جدول زمانی تنظیم میکند؛ از نیازهای سختافزاری، کنترل منابع، تبدیل داده و ورود داده گرفته تا اعتبارسنجی شبکه. راهاندازی برنامه پروژه کاری است هوشمندانه چرا که به مثابه یک نقشه راهِ اجرا عمل میکند که دربرگیرنده گامهای عملی در مرحله طراحی سیستم ERP است.
کنترل کیفیت داده ها
دو چالش عمده مربوط به دادهها که سازمان در هنگام اجرای یک سیستم ERP جدید با آن مواجه میشود جایگزینی دادههای موروثی (legacy) و ادغام کردن راهحلهای جداگانه است. ابتدا کسب و کار [مورد نظر] باید مشخص کند چه دادههایی نیاز دارد تا برای عملیات و فرآیندهای تجاری جمعآوری شود. در گام دوم میبایست تمام مجموعه دادههای غیر دقیق/تکراری سیستم پیشین پاک شود.
اطمینان حاصل کنید که فردی را- خواه فروشنده، خواه متخصص فناوری اطلاعات (IT)- در اختیار دارید که در خلال این فرآیند راهنماییتان کند و نقشه مهاجرت داده های اخیراً اصلاح شده به فرمتِ فایلِ جدیدِ سیستم ERP را ترسیم کند. حایز اهمیت است که بین همه داده ها پیش از عملیاتی شدن توازن ایجاد شود زیرا یکپارچگی سیستم جدید برای اجرای ERP می تواند منجر به موفقیت کامل یا شکست مطلق شود.
چالش های تحول کسب و کار
برای شرکت هایی که طی سالیان، مدل کسب و کار و فرآیندهای روزانه یکسانی داشتهاند تحول کسب و کار چالشی واقعی ایجاد میکند. با این حال، این مرحله ای مهم است برای اینکه یک بازنمایی (representation) تصویری از مراحل در حال اجرا و خروجی نهاییِ پیشنهادی برای سیستم جدید در اختیار کاربران جدید قرار گیرد.
با این کار میتوانید نمایی از کل کسب‌وکار داشته باشید تا تصمیم گیران قادر باشند سطوح کار را با از منظر مالی و نیز شاخص های کلیدی عملکرد افراد (KPI)، استراتژی کسب و کار و فعالیت ها مشخص، نظارت و تعیین کنند. تیمی را اختصاص دهید برای اطمینان یافتن از این که هر کاربر دقیقاً درک میکند چگونه کارش متأثر خواهد شد، چگونه از تغییر منتفع خواهد شد، و چگونه تعلیم یافته و آموزش دیده خواهد بود تا گذار به سیستم ERP جدید راحت تر صورت گیرد.
تمایل به انطباق
چالش نهایی در اجرای موفقیت‌آمیز ERP به کاربران و تمایل‌شان به انطباق با سیستم‌ها و فرآیندهای جدید بستگی دارد. گاهی ممکن است تغییر فرهنگ شرکت یا تعدیل شیوه انجام امور دشوار باشد، بنابراین مهم است که ERP جدید از بالا به پایین کنترل شود. مدیران و هیئت های عامل باید به طور کامل در سیستم ادغام شوند تا کارمندانشان از این الگو پیروی کنند.
برای غلبه بر آخرین چالش، پیشنهاد ما آن است که آموزش اضافی برای ERP در برنامه اجرا صورت گیرد، چرا که این کار کاربران جدید را قادر میسازد که از قدرت و عملکرد کامل نرمافزار جدید بهره گیرند و در صورت لزوم تغییرات سریع در سیستم اعمال کنند.
