هر مدیر موفقی که میخواهد بر موفقیت های خود اضافه کند، و یا مدیری که از کار خود را آغاز کرده و در مسیر رسیدن به موفقیت قرار گرفته است، قطعا باید توجه به برنامه ریزی منابع سازمان را در اولویت قرار دهد. این اصل که با واژه مخفف انگلیسی ERP شناخته می شود یکی از مواردی است که وابستگی زیادی را به دانش روز جهان خواهد داشت. اکنون نیز استفاده از نرم افزار های ERP یکی از مواردی اصلی به حساب می آید که مصداق پیاده سازی این تکنیک مدیریتی در سازمان تلقی میگردد. سازمان های زیادی این سیستم را پیاده سازی کرده و موفقیت های چشمگیری را بدست آورده اند. اما گاها سازمان هایی هم بوده اند که دچار شکست هایی شده و آن را پشتوانه ای برای ادامه کار خود قرار داده اند. در این مطلب قصد داریم تا به بررسی عوامل موفقیت و شکست ERP بپردازیم. در ادامه با ما همراه باشید.
عوامل موفقیت و شکست ERP
پیاده سازی سیستم ERP در یک سازمان یکی از مواردی است که امروزه توجهات زیادی را به خود معطوف کرده و در صورت بهره وری کامل و موفقیت آمیز بودن میتواند مزایای باور نکردنی و بیشماری را برای سازان به همراه داشته باشد. اما قبل از اینکه تصمیم به استفاده از این مکانیزم داشته باشید باید ابتدا با بررسی عوامل موفقیت و شکست ERP، یک نمای کلی از آنچه که پیش روی شماست را بدست آورید. بررسی عوامل موفقیت و شکست ERP به شما کمک خواهد نمود تا با آنچه که باید انجام داد و یا از آن دوری کرد آشنا شوید.
از اصلی ترین عوامل موفقیت و شکست ERP میتوان چهار عنوان را نام برد، که باید به صورت دوسویه مورد بررسی قرار گیرند. در صورتی که بخواهیم یک نگاه ثابت و سنتی به دلایل موفقیت و شکست ERP داشته باشیم و یک لیست باید ها و نباید ا را به دست بگیریم، احتمال شکست ما بسیار زیاد خواهد بود. برای جلوگیری از این اتفاق عوامل موفقیت و شکست ERP را با رویکردی دوجانبه مورد بررسی قرار میدهیم. این عوامل به شرح زیر خواهند بود:
سازمان را به قالب ERP درآورید، نه ERP را در قالب سازمان
در بسیاری از سازمان ها، خصوصا سازمان هایی که مدیران آن ها به موفقیت های خوبی دست پیدا کرد و مسیر و روش مدیریتی خود را مفید یافته اند در هنگام استفاده و بکارگیری ERP میخواهند تا ERP را کاملا بر اساس روش های مدیریتی خود تغییر دهند. متاسفانه این امر با ماهیت ERP در تضاد است و میتواند منجر به شکست ERP گردد.
باید در نظر داشت که ERP یک روش تعیین شده است که توسط اصول جهانی Best practice تعریف شده است. در صورتی که شما آن را تغییر دهید نمیتوان انتظار داشت که نتیجه مورد انتظار را دریافت کنید. شما باید سازمان و روش خود را به صورتی منعطف با ERP تطبیق دهید تا بهترین نتیجه را بگیرید. این عامل یکی از مهم ترین عوامل موفقیت و شکست ERP است، که بعضا توسط سازمان ها به صورت کامل مورد توجه قرار نمی گیرد.
در نظر داشته باشید در پیاده سازی و اجزای سیستم ERP تغییرات همیشه گسترده تر از آن است که به نظر می رسد.
پیش بینی کامل منابع را داشته باشید
منابعی که برای پروژه ERP در نظر گرفته میشود، چه از نظر هزینه، زمان، و یا نیروی متخصص یکی از اصلی ترین نکات و عوامل موفقیت و شکست پروژه ERP است. به این صورت که مدیران اغلب مدت زمانی کوتاه و یا سرمایه ای کم را برای پیاده سازی پروژه ERP در نظر می گیرند. این اتفاق باعث میشود چشم اندازی که از ERP دارند بسیار نزدیکتر به نظر برسد و با تکمیل نشدن این پروژه و عدم دریافت بازدهی مورد نظر از آن ناامید می شوند.
برآورد زمان و نیروی متخصص مورد نیاز برای پیاده سازی پروژه ERP از مهمترین ملزومات موفقیت ERP است. البته داشتن صبر و حوصله و پذیرش تغییراتی که در مسیر پروژه اعمال میگردد باعث میشود که نیاز به نیاز سنجی های دوباره و دوباره در سازمان، یک دلسردی را در مدیران ایجاد نماید، که استوار بودن آن ها در این مرحله، یک امر سرنوشت ساز خواهد بود.
تعیین انتظارات صحیح با توجه به شرایط آتی شرکت
داشتن انتظارات نامعقول را میتوان یکی از مهم ترین عوامل موفقیت و شکست ERP دانست. بعضی از مدیران هستند که فکر میکنند پیاده سازی سیستم ERP میتواند فروش شرکت آن ها را چند برابر نموده و یا برای سازمان آن ها معجزه کند. در صورتی که حتی اگر پروژه ERP به صورت کامل پیاده سازی شود، در سود نهایی تا حدودی تاثیرگذار خواهد بود. پس باید شرایط بازار را سنجید و در نظر داشت که تا پایان پیاده سازی ERP ممکن است چه تغییراتی گریبانگیر بازار و تجارت کلی شرکت باشد.
برای موفقیت ERP باید با توجه به چشم اندازتان انتظارات معقول و صحیحی را از ERP داشته باشید.
انتخاب نرم افزار مناسب و پیاده سازی آن
اهمیت اینکه شما برای ERP از چه برنامه ای استفاده میکنید را میتوان به اندازه سه اصل گفته شده بالا دانست. شما باید از نرم افزاری بهره ببرید که به طور کامل بومی سازی شده باشد و با نیاز های شرکت شما وفق داده شده باشد. برای انتخاب نرم افزار مناسب شما باید به دقت ویژگی های آن را بررسی کرده و ببینید آیا با ساز و کار شرکت شما تطابق دارد. ممکن است این حرف تناقضی با اصل اول داشته باشد. اما به هیچ وجه اینطور نیست. در اینجا شما باید پایه های برنامه را بررسی کنید. در صورت وجود ویژگی های مورد نیاز شما، تغییرات جزئی شرکت برای همخوانی با نرم افزار اجتناب ناپذیر خواهد بود.
آموزش افراد و سیستم های زیر دست، و اینکه آن ها نیز این سیستم را پذیرش کنند یک اصل اساسی و بزرگ در بین عوامل موفقیت و شکست ERP خواهد بود. در صورتی که بهترین نوع پیاده سازی را نیز داشته باشید، اگز زیرمجموعه های شرکت شما و واحد های آن توانایی استفاده صحیح و موثر از آن را نداشته باشند، به هیچ عنوان نتیجه مطلوب به شما داده نخواهد شد. این عدم توانایی ممکن است از عدم تخصص و یا ناآگاهی، یا حتی عدم پذیرش و مقابله با تغییرات جدید در شرکت باشد.
و در آخر …
دلایل موفقیت و شکست پروژه ERP را میتوان به صورت کلی در این چهار دسته عنوان کرد، کارهایی که اگر درست انجام گیرند تضمین کننده موفقیت ERP خواهد بود و در صورتی که در آن ها خللی ایجاد گردد و به آن ها بی توجهی شود، شکست ERP مورد انتظار خواهد بود. به صورت کلی برای موفقیت پروژه ERP می توان مسیری را معرفی کرد که در آن یک مدیر باید چشم انداز خود را مشخص کند، سپس منابع مورد نیاز و زمان را برآورد نماید، بعد از آن با اولویت بندی اقداماتی که باید صورت گیرد، کار را دنبال کند، و به هیچ عنوان از نظارت مستمر دست برندارد. در این صورت میتوان گفت که در مسیر موفقیت ERP قرار دارد و عوامل موفقیت و شکست ERP را کامل درک نموده است.
برای مشاهده ی یک محصول خوب ERP به شما توصیه میکنیم که Cyber ERP را مشاهده کنید.
