نرم افزار ERP شما ستون فقرات کسب و کار شما است. شما به سیستمی نیاز دارید که قابلیت های لازم برای راه اندازی کسب و کار را فراهم کند، برای کاربران آسان و راحت باشد و یک مزیت رقابتی داشته باشد. سیستمی که امروز راه اندازی کرده اید ممکن است پاسخگوی این نیازها نباشد یا نتواند از رشد و نوآوری که بخشی از موفقیت آتی شرکت شما را پشتیبانی کند. پس شاید وقت جایگزینی ERP رسیده باشد.
از کجا بدانیم که وقت تعویض سیستم ERP فرا رسیده است؟
نرم افزارهای ERP یک سیستم ضروری برای شرکت هایی تلقی می شوند که می خواهند فرایندهای اصلی کسب و کار خود را یکپارچه و مدیریت کنند تا کارایی و فروش خود را بهبود بخشند. با این حال، شرکت هایی که طی سال های اخیر به رشد مورد نظر خود دست یافته اند ممکن است دریابند که سیستم ERP فعلی آن دیگر نمی تواند همچون گذشته کارایی لازم را داشته باشند و تصمیم به خرید یک ERP جدید می گیرند.
مشاهدات صورت گرفته نشان می دهد که جایگزینی ERP جواب داده است و سیستم های مدرن قابلیت بیشتر و یکپارچگی راحت تر را به ارمغان آورده اند. با این حال، تصمیم به تعویض ERP فعلی با نوع جدید آن می تواند یک تصمیم دشوار قلمداد شود. چه مقطعی باید برای خرید ERP جدید اقدام کرد؟ آیا وقتش همین حالا است؟
سیستم های ERP مدرن در زمینه ادغام و سهولت استفاده پیشرفت چشمگیری داشته اند. به عنوان مثال، تمام لینک های پایگاه داده پیوندهای بین جداول هستند، بنابراین نیازی به صرف وقت برای پیوند دادن به یک پایگاه داده نیست. نقطه فروش (POS) و وب سایت ها با یک پایگاه داده ارتباط برقرار می کنند و کاربران هنگام تعیین و خودکار کردن استثناها، نقش ها و گزارش ها، انتخاب های زیادی دارند.
فاکتورهای زیادی در تصمیم گیری در مورد زمان جایگزینی ERP دخیل اند. هرچه کارایی بیشتری بدست آورید، در زمان و پول بیشتری صرفه جویی کنید و پیشرفت های مشتری را بتوانید شناسایی کنید، تصمیم گیری آسان تر خواهد بود. در اینجا چندین دلیل وجود دارد که ممکن است زمان پیاده سازی ERP جدید برای سازمان شما فرا رسیده باشد:
- داده های شما همه جا پخش و پلاست– مانند کاغذهایی که کف اتاق دفتر کار پخش شده، داده های شرکت از منابع مختلف سرازیر می شود. شما با داده های POS، داده های تجارت الکترونیک، داده های فروشنده و داده های مشتری سروکار دارید. قابلیت مشاهده مبهم است و گزارشگری یک کار پیچیده و دستی است که به تدوین صفحات گسترده زیاد نیاز دارد. یک سیستم ERP جدید تمام این را در یک جا یکپارچه می کند. کاربر می تواند به داده های مورد نیاز دسترسی داشته باشد، گزارش ها را سفارشی سازی کند و بفهمد که واقعاً در شرکت چه خبر است.
- رشد شرکت – اگر کسب و کار شما به سرعت در حال رشد است، ممکن است دریابید که نرم افزار ERP فعلی شما برای رفع نیازهای کنونی تان مناسب نیست. عدم جایگزینی ERP به معنای از دست دادن دسترسی به ویژگی های جدید و عملکردهای تازه است. سیستم فعلی فاقد عملکرد لازم است، استفاده از آن دشوار است، کند کار می کند و یا انعطاف پذیر نیست. اینها شاید واضح ترین دلایل باشد و شرکتهایی که این نوع مسائل را تجربه می کنند نباید نسبت به تعویض ERP فعلی خود و خرید یک سیستم جایگزین درنگ کنند.
- سیستم قدیمی است – فناوری به سریع در حال حرکت است و آنچه قبلاً برای شما مفید واقع می شده، ممکن است لزوماً چند سال دیگر کار نکند. اگر سیستم ERP شما منسوخ شده، از نیازهای تجاری فعلی مانند فروش مبتنی بر وب، همکاری یا هوش تجاری پشتیبانی نمی کند باید چاره ای اندیشید.
- افزایش هزینه ها – با بالا رفتن سن نرم افزار ERP، هزینه های مربوطه می توانند افزایش یابد، به خصوص اگر نرم افزار دیگر توسط توسعه دهنده پشتیبانی نشود. اگر سخت افزار از رده خارج شود و غیر قابل اعتماد شود، یا اعمال اصلاحات جدید الزامی شود، کار با سیستم قدیمی هزینه های عملیاتی شما را خیلی بالا می برد.
- مشتریان فراموش شده – با وابستگی روزافزون هر کسب و کار به فناوری، مشتریان انتظارات بیشتری از شرکت ها دارند. سیستم های ERP قدیمی اجازه همین سطح از رویت پذیری مشتری را نمی دهند که اساساً می تواند کار را برای رقبا در جذب مشتری آسان تر کند.
- کارکنان شرکت برای انجام کارهای خود به صفحات گسترده متکی اند – این خطرناک است. اگر نتوان با سیستم فعلی این کار را انجام داد یا نرم افزار موجود فاقد این قابلیت باشد، از مزایایی که برای آنها پول پرداخت کرده اید محروم خواهید شد، سیستم از نیازهای تجاری شما پشتیبانی نمی کند و جایگزینی ERP باید به سرعت انجام شود.
- دسترسی از راه دور یا سیار وجود ندارد – دور کاری امری رایج شده است، در حال حاضر به دلیل ویروس کووید 19 این رویه تسریع شده است، و وابستگی افراد به فناوری های سیار هم بیشتر شده است. نرم افزار ERP که فقط از دفتر مرکزی شرکت قابل دسترسی باشد دیگر بدرد نمی خورد – شما باید یک انتقال بی وقفه بین دستگاه ها و مکان های مختلف داشته باشید.
- شما دارید قافله را به رقبای خود می بازید، چراکه آنها با ارائه خدمات بهتر به مشتری دارند کسب و کار خود را جلو می برند – تعویض ERP قدیمی با ERP جدید اثربخشی شما در خرسند نمودن مشتری، پاسخ دادن به پرسش های آنها یا تحویل به موقع کالا و خدمات را تسریع می بخشد.
- عدم ارائه اطلاعات بلادرنگ – بسیاری از شرکت ها اطلاعات بلادرنگ را امری عادی می دانند، اما سیستم های ERP قدیمی این مزیت را ندارند. دسترسی سریع به داده های بلادرنگ ضروری است. اگر تصمیم گیران به اطلاعات مورد نیاز خود در مورد فعالیت های شرکت، میزان فروش و بازارها دسترسی نداشته باشند، دلخور خواهند شد و ممکن است یکی از راه حل های موجود جایگزینی ERP باشد.
- شرکت در حال رشد یا تغییر است سریعتر از آنچه نرم افزار ERP فعلی بتواند پشتیبانی کند و نیاز به کنترل بهتر فرآیندهای شرکت حس می شود – آیا هنگامی که فرآیندها و فن آوری های جدید به بازار عرضه می شود، آیا محدودیت های سیستم کنونی مانع از حرکت رو به جلوی شرکت در مقابل رقبا می شوند؟ چه مدت طول می کشد تا تامین کننده ERP قابلیت های جدیدی را اضافه کند؟
جمع بندی
یک سیستم ERP به درستی انتخاب شده و پیاده سازی شده باید یک توانمند باشد، نه اینکه مانعی بر سر عملیات کارآمد و ارائه خدمات بهتر به مشتریان باشد. شما نمی توانید اجازه دهید که یک سیستم ERP ناکارآمد کسب و کار شما را مختل کند. اگر سیستم فعلی راه حل نیست، یک مشکل است. جایگزینی یا تعویض آن با یک ERP جدید هرچه سریع تر باید انجام شود.
