هر آنچه که باید قبل از شروع پروژه پورتال مشتری بدانید

توسعه و پیاده سازی یک پورتال مشتری، شرکت شما را مدرن می کند و اطمینان می دهد که شما با پایگاه مشتری خود به مؤثرترین شکل ممکن ارتباط برقرار می کنید. در استفاده از پورتال های مشتری، شرکت شما از تمایزهای استراتژیک مبتنی بر فناوری اطلاعات برای بهبود کارایی، بهره وری عملیاتی و رضایت مشتری استفاده خواهد کرد. پورتال های مشتری مختلفی وجود دارد که همه آنها سه هدف اصلی را دنبال می کنند:

همکاری:

در عصر کار از راه دور، همکاری از راه دور و کسب و کارهایی که از منابع تخصصی شخص ثالث استفاده می کنند، نیاز به همکاری در پروژه ها و اسناد به صورت آنلاین برای شرکت ها در هر اندازه ضروری است. پورتال های مشتری به اشخاص ثالث همکار دسترسی به هر تعداد اسناد مرتبط و کاربرگ های پروژه را فراهم می کنند. این عملکرد در سازمانی با هر اندازه ای که باشد، اثر افزایش بهره وری و کارایی دارد. علاوه بر این، امکان همکاری سریع با مشتریان و مشتریان خود از طریق سیستم‌های دیجیتال پورتال مشتری، امکان پیاده‌سازی راه‌حل‌های یکپارچه را برای انواع مسائل مبتنی بر مشتری فراهم می‌کند.

اشتراک گذاری:

در حالی که به اشتراک گذاری اسناد چیز جدیدی نیست، در عصر بزرگ اطلاعات، نیاز به اشتراک گذاری بیشتر و بیشتر داده ها در بین شرکت ها و پایگاه های مشتری افزایش یافته است. به اشتراک گذاری داده ها از طریق ایمیل اغلب با محدودیت های اندازه فایل و سطوح امنیتی محدود می شود. پورتال های مبتنی بر وب و سایر مشتری ها امکان اشتراک گذاری تقریباً نامحدود داده بین طرف های مختلف را فراهم می کند و در نتیجه اثربخشی تیم های تجاری را افزایش می دهد. به طور خاص، امکان به اشتراک گذاری داده ها و خدمات حیاتی با مشتریان و سهام داران خود – به طور خودکار از طریق مناطق دیجیتالی که از طریق خدمات پورتال مشتری قابل دسترسی هستند – باعث می شود تا یک تجربه تجاری مدیریت شده بهتر و موثرتر داشته باشید.

مدیریت:

ترکیبی از توانایی همکاری و اشتراک گذاری داده ها، سیستم های پورتال مشتری به کسب و کارها اجازه می دهد تا روابط و تعاملات مشتری خود را به همراه مدیریت تحویل پروژه ها در یک مرکز مرکزی و رو به مشتری مدیریت کنند.

پورتال های مشتری می توانند نحوه ارتباط شما با مشتریان تجاری خود را متحول کنند و در نتیجه می توانند در هزینه های سربار صرفه جویی کنند و در عین حال سود شرکت شما را افزایش دهند، همه اینها با مزیت اضافی نیاز به حداقل سرمایه گذاری مالی و سرمایه.

پورتال مشتری چیست؟

پورتال های مشتری دروازه های دیجیتالی هستند – که معمولاً در وب سایت ها و برنامه ها ساخته می شوند – که به مشتریان شما دسترسی خصوصی به یک فضای دیجیتال ایمن از طریق اینترنت را می دهند. چنین فضای دیجیتال یا منطقه ای، شبکه اکسترانت یک شرکت، یا سیستم ابری یک شرکت و غیره را در بر می گیرد که به مشتریان شما دسترسی خصوصی و ایمن به اسناد، داده ها، خدمات و منابع حیاتی، معمولاً از طریق یک مرورگر وب سمت مشتری، می دهد.

این مکانیسم عمل به این معنی است که مشتریان شما می‌توانند به مجموعه‌ای از مجموعه داده‌ها و خدمات مهم مرتبط با مرکز مرکزی مخازن دسترسی داشته باشند که پورتال مشتری به آن‌ها اجازه دسترسی می‌دهد و به مشتریان و همکاران تجاری شما اجازه دسترسی، همکاری و اشتراک‌گذاری اسناد حیاتی مرتبط را می‌دهد. به پروژه های شرکت شما، مانند اسناد پروژه، مدیران حساب، صورتحساب ها، مصالحه ها، جدول زمانی، بردها و دستاوردها، نمودارهای پیشرفت، آمار، گزارش ها، اسناد پشتیبانی و موارد دیگر.

بنابراین، چنین خدمات و اسناد تجاری ضروری را می توان از هر نقطه از طریق یک مرورگر وب و اتصال به اینترنت در دسترس قرار داد. به طور معمول، چنین سیستم‌هایی از رمزگذاری ۲۵۶ بیتی و مکانیزم‌های کنترل دسترسی، مانند احراز هویت (ورود امن) و توابع مجوز استفاده می‌کنند تا اطمینان حاصل کنند که تنها طرف‌های مناسب (در این مورد، مشتریان تجاری شما) می‌توانند به داده‌ها یا خدمات دسترسی داشته باشند.

پورتال های مشتری نوعی از پورتال وب هستند

پورتال های مشتری یک پل کاربردی و دیجیتالی بین یک کسب و کار و مشتریانش ایجاد می کنند که به راه حل های سریع مشتری اجازه می دهد تا به طور خودکار و یکپارچه از طریق یک مرورگر وب مستقر شوند. اکثر پورتال های مشتری در وب سایت ها به عنوان برنامه های کاربردی وب ادغام می شوند که به مشتریان امکان دسترسی به یک منطقه خصوصی را برای بررسی جزئیات مربوط به رابطه کاری می دهند.

یک مکان مرکزی برای ورود مشتریان شما

پورتال های مشتری با ارائه یک تجربه سفارشی و اطلاعات مرتبط به هر مشتری از طریق یک مکان ورود به سیستم مرکزی، به ایمن سازی و بهینه سازی تعاملات بین کسب و کار کمک می کنند. به‌جای اینکه مشتری را مجبور کنید برای یافتن گزارش‌ها، جزئیات پروژه، صورت‌حساب‌ها، بیانیه‌های کاری – و هر چیز دیگری که ممکن است به مشتریان کسب‌وکار شما مرتبط باشد – به مکان‌های مختلفی برود – آنها اکنون می‌توانند به همه آن اطلاعات در یک مکان دسترسی داشته باشند – یک مرکز متمرکز هاب و مخزن داده/سرویس شرکت.

مرکز تعامل با مشتری و کسب و کار

پورتال های مشتری به عنوان دروازه هایی به یک هاب مرکزی برای تعاملات بین شرکت شما و مشتریانش عمل می کنند و ارتباطات و تعاملات را از طریق یک دروازه شخصی و مبتنی بر مشتری ساده می کنند.

مشتریان می توانند به راحتی سفارشات، انجام، پشتیبانی از بلیط ها و موارد دیگر را دنبال کنند

دسترسی و ردیابی داده‌های تولید شرکت شما از طریق پورتال مشتری آنلاین است

چنین پورتال هایی همچنین به عنوان سیستم هایی عمل می کنند که می توانند با انواع سیستم های سازمانی – مانند مجموعه های ERP – ادغام شوند و به مشتریان شما (مانند فروشندگان و شرکای تولیدی) این امکان را می دهند:

• پیگیری سفارشات
• پیگیری تحقق
• دسترسی و همکاری در بلیط های پشتیبانی
• فاکتورها را دانلود کنید
• نقل قول ها را بدست آورید
• قراردادها را به اشتراک بگذارید
• قراردادها را امضا کنید
• داده های تولید و عرضه را به اشتراک بگذارید

و بیشتر

ساخت پورتال مشتری برای کسب و کار شما

پورتال های مشتری معمولاً برنامه های کاربردی وب هستند که باید به طور استراتژیک طراحی شوند، قوی ساخته شوند، از طریق روش های کدگذاری ایمن ایمن شوند و با در نظر گرفتن عملیات ساده پیاده سازی شوند. گفته می شود، برنامه های بومی نیز می توانند از پورتال های مشتری استفاده کنند. صرف نظر از پلتفرم یا نوع، پورتال های مشتری باید با در نظر گرفتن یک استراتژی بلند مدت طراحی و توسعه داده شوند.

1. اعتبارسنجی نیاز

یکی از اولین و حیاتی‌ترین گام‌های مورد نیاز برای ایجاد پورتال مشتری، اطمینان از این است که توسعه یک پورتال مشتری قوی با برنامه استراتژیک شرکت مطابقت دارد و نیاز سازمانی کافی برای توجیه توسعه، طراحی و اجرای آن وجود دارد.

2. از ایمن بودن آن اطمینان حاصل کنید

دومین جنبه حیاتی در توسعه پورتال مشتری، امنیت است. داده‌های حیاتی مشتری و داده‌ها/خدمات شرکت از راه دور از طریق پورتال‌های مشتری قابل دسترسی هستند، و بنابراین چنین پورتالی باید بسیار ایمن باشد تا نقض پرهزینه داده را کاهش دهد.

3. از انطباق آن با قانون داده اطمینان حاصل کنید

اگر می‌خواهند از جریمه‌های پرهزینه و سایر عواقب قانونی که بیشتر آن‌ها به مشتریان مربوط می‌شود، اجتناب کنند، باید از انواع قوانین امنیت داده‌ها پیروی کنند. با این اوصاف، یک قانون، به ویژه، اغلب با پورتال های مشتری مرتبط است، زیرا چنین پورتال هایی اغلب برای دسترسی مشتریان شرکت به داده های مالی حیاتی شرکت/پروژه ایجاد می شوند: قانون Gramm-Leach-Bliley، که عمدتاً با تعیین چگونگی مرتبط است. موسسات مالی با داده های مشتریان خصوصی (مالی) سروکار دارند و حکم می کنند که چنین سازمان هایی باید چنین داده هایی را رمزگذاری و محافظت کنند. این شامل تطبیق مشتری، داده های مالی پروژه، برگه های حسابداری و موارد دیگر است.

4. تصمیم بگیرید که آیا این کار را در خانه انجام خواهید داد یا از یک شریک مورد اعتماد استفاده کنید

آخرین تصمیم استراتژیک حیاتی که باید هنگام توسعه پورتال مشتری بگیرید این است که آیا شرکت شما در داخل توسعه می یابد یا از یک شریک قابل اعتماد استفاده می کند.

مزایای مختلفی با هر دو رویکرد وجود دارد، اگرچه استفاده از خدمات شریک مورد اعتماد اغلب روشی کاربردی تر برای پیاده سازی پورتال مشتری در شرکت شما است زیرا آنها تجربه توسعه و نگهداری چنین سیستم هایی را دارند.

مزایای پورتال مشتری موثر

سرمایه گذاری در پیاده سازی پورتال مشتری مزایا و مزایای زیادی دارد.

افزایش رضایت مشتری

هر زمانی که یک تجارت بتواند زندگی مشتری را آسان تر کند، سطح رضایت افزایش می یابد. پورتال های مشتری طوری طراحی شده اند که به مشتریان امکان دسترسی بر اساس تقاضا به اطلاعات (مانند جدول زمانی پروژه، اسناد گردش کار، داده های مالی) را در زمانی که برای آنها راحت باشد بدون نیاز به صرف زمان و انرژی برای جستجوی همان اطلاعات در جایی که در غیر این صورت چندین مکان متفاوت بود، می دهند.

افزایش حفظ مشتری

تعامل بهتر و کارآمدتر با مشتری به معنای رضایت بیشتر مشتری است که به مقیاس پذیری، پایگاه مشتری گسترده تر و نرخ حفظ بالاتر ترجمه می شود. استفاده از فناوری که به طور قابل توجهی به مشتریان شما کمک می کند تا تعاملات خود را با شرکت شما بهینه کنند، آنها را به ادامه همکاری با شرکت شما وادار می کند.

افزایش ارزش طول عمر مشتری

با توجه به نرخ حفظ مشتری بالاتر، ارزش طول عمر مشتری افزایش یافته است. ما می دانیم که حفظ مشتریان و ادامه خدمات به پایگاه موجود برای یک تجارت بسیار کمتر از ایجاد مشتریان جدید هزینه دارد. البته، همه ما نیاز به ایجاد مشتریان جدید داریم، اما با افزایش نرخ نگهداری، سودآوری نیز افزایش می‌یابد.

افزایش بهره وری ارتباطات

در حالی که انواع مختلفی از سیستم‌های تجاری وجود دارد که می‌توانند برای همکاری و ارتباط بین یک شرکت و مشتریانش استفاده شوند، پورتال‌های مشتری به افراد مرتبط اجازه دسترسی مستقیم به مجموعه‌ای از خدمات و سیستم‌های دیجیتالی را می‌دهند که مکانیسم‌های ارتباطی آنی را در کارکردهای آن به کار می‌گیرند. امکان ارتباطات سریعتر و چند مستاجر را فراهم می کند که قابلیت های اشتراک گذاری فایل تقریباً بی حد و حصر را امکان پذیر می کند.

افزایش همکاری مشتریان

افزایش همکاری مشتری از طریق پورتال مشتری اغلب به دلیل راحتی دسترسی به اسناد و خدمات کلیدی از یک سیستم وب رخ می دهد. این افزایش امکان‌سنجی گردش کار و مکانیسم همکاری منجر به افزایش تعاملات مشتری می‌شود. مشتریان می توانند در قراردادها، فاکتورها، اسناد بازاریابی و سایر عملکردهای مشتری که در سیستم مرکز مرکزی برنامه پورتال تعبیه شده است، همکاری کنند.

افزایش یکپارچگی بین سایر سیستم های تجاری

یکپارچه‌سازی پورتال‌های مشتری با سایر سیستم‌های داخلی به این معنی است که نه تنها مشتریان خط مستقیمی با خدمات شرکت شما دارند، بلکه شرکت شما می‌تواند روابط و پشتیبانی مشتری را از طریق سیستم‌های یکپارچه‌سازی مجموعه مدیریت مدیریت کند، که مزیت دیگری نیز دارد.

شرکت شما توانایی تجزیه و تحلیل تعاملات مشتری در سیستم شما را دارد.

عملکرد استاندارد پورتال مشتری

در کنار مزایای استاندارد و گسترده استفاده از یک سیستم پورتال مشتری قوی، انواع مختلفی از عملکردهای تعمیم یافته وجود دارد که برنامه های پورتال مشتری می توانند به طور قابل توجهی به بهینه سازی گردش کار و پروژه های شرکت شما کمک کنند.

مدیریت و احراز هویت لایه‌ای کاربر

پورتال های مشتری امکان مدیریت سطحی کاربر را فراهم می کند. طرف‌های مختلف می‌توانند به مقادیر متفاوتی از داده‌ها دسترسی داشته باشند، که به مکانیسم امنیتی اولیه پورتال‌های مشتری – یک تابع احراز هویت (ورود) قوی – مرتبط است. این امکان یک تجربه شخصی سازی شده و سفارشی را فراهم می کند در حالی که به شرکت شما اجازه می دهد مدیریت کند که چه کسی می تواند به چه خدمات/داده هایی دسترسی داشته باشد.

حساب ها و منطقه صورتحساب

بسیاری از پورتال های مشتری این امکان را برای مشتریان فراهم می کنند که در تراکنش های مالی مانند خرید اشتراک برای خدمات SaaS، مشاهده صورتحساب ها، انجام پرداخت ها، ثبت نام برای بسته های ارتقا یافته و مشاهده داده های فقط اعضا بر اساس داشتن یک حساب ذخیره شده و شخصی سازی شده شرکت کنند.

ابزارهای همکاری پروژه

پورتال های مشتری معمولاً با ابزارهای مختلفی ارائه می شوند که به مشتریان و مشتریان شما امکان می دهد پروژه ها، داده ها، قراردادها و صفحات گسترده مالی را در زمان واقعی مدیریت کنند، در حالی که به شرکت شما امکان به روز رسانی و ویرایش چنین داده هایی را نیز می دهد.

پشتیبانی و ارتباطات

سیستم های پورتال مشتری به مشتریان این امکان را می دهد که در صورت لزوم در پشتیبانی و عملکردهای ارتباطی سریع و عملی شرکت کنند. در صورت نیاز به پشتیبانی از سوی شرکت شما، تیکت‌های پشتیبانی می‌توانند ارسال شوند و به مشتریان شما این امکان را می‌دهد تا از پورتال‌های مشتری برای تعامل با پرسنل پشتیبانی و برقراری ارتباط با طرف‌های مناسب برای حل سریع و یکپارچه مشکلات خود استفاده کنند.

مدیریت RFP و SOW

درخواست پیشنهاد (RFP) و بیانیه کار (SOW) هر دو اسناد مرتبط با تعاملات و توافقات یک شرکت با فروشندگان، پیمانکاران یا مشتریان هستند. مشتریان می توانند یک RFP و SOW را از طریق پورتال مشتری مدیریت کنند و می توانند از چنین سیستم هایی برای دسترسی، امضا، به روز رسانی، مدیریت و در غیر این صورت در قراردادها و اسناد B2B مرتبط با شرکت شما همکاری کنند.

اشتراک گذاری فایل و ذخیره سازی ابری

پورتال‌های مشتری معمولاً به سیستم‌های ذخیره‌سازی ابری پیوند می‌دهند و به مشتریان (و شرکت شما) اجازه می‌دهند فایل‌ها و اسناد تجاری کلیدی را برای همکاری‌های آینده ذخیره کنند، در حالی که به شرکت و مشتریان شما اجازه می‌دهند فایل‌ها را با طرف‌های مربوطه به اشتراک بگذارند.

تابلوهای بحث و ایجاد جامعه

پورتال های مشتری همچنین به مشتریان اجازه می دهد تا در ایجاد جامعه تجاری که بخشی از آن هستند مشارکت کنند و به آنها توانایی برقراری ارتباط موثر و همکاری در مورد موضوعات کلیدی پروژه ها و استراتژی های بلند مدت و غیره را می دهد. این مکانیسم همکاری اغلب به افزایش نرخ های حفظ مشتری

محتوای دروازه‌دار

محتوای دروازه‌دار به هر محتوایی اطلاق می‌شود که برای دسترسی طرف‌های مناسب به یک تابع احراز هویت نیاز دارد و معمولاً مربوط به کاغذهای سفید، اسناد، طرح‌های اولیه، صفحات گسترده پروژه، و سایر اسناد و داده‌های مشترک است که اغلب با مشتریان به اشتراک گذاشته می‌شود و می‌توان از طریق یک تابع ورود به سیستم به آن دسترسی پیدا کرد. پورتال مشتری

با استفاده درست از پورتال های مشتری، “کسب و کار طبق معمول” را تغییر دهید

پورتال های مشتری می توانند به طور کامل نحوه عملکرد کسب و کار شما را متحول کنند. از اعطای توانایی به مشتریان خود برای همکاری از راه دور در اسناد، تا اجازه دادن به شرکای مهم برای دسترسی به اسناد و فایل‌های کلیدی در جریان، یکپارچه و ایمن، پورتال‌های مشتری یک پل حیاتی و دیجیتالی بین شما و شرکای تجاری شما ایجاد می‌کنند که به آنها دسترسی ایمن می‌دهد. همه فایل هایی که آنها برای کار با شرکت شما به موثرترین و کارآمدترین شکل ممکن نیاز دارند.