نرم افزار حضورغیاب و اهمیت مدیریت حضور و غیاب

نرم افزار حضورغیاب

نرم افزار حضورغیاب فرآیند مدیریت غیبت‌های کارکنان در محل کار شما را بر عهده دارد. داشتن برنامه ای برای برخورد با کارمندان غایب از محل کار بسیار مهم است، زیرا زمانی که افراد زیادی به طور همزمان بیرون هستند، می تواند برای شرکت شما مخرب و پرهزینه باشد.

هنگامی که یک نرم افزار حضورغیاب را تنظیم می کنید و می‌خواهید فرآیند مدیریت حضور و غیاب کارکنان را انجام دهید، باید به این فکر کنید که افراد چند وقت یک بار مرخصی می گیرند، چند درصد از کارکنان شما در صورت رفتن شخصی به پوشش نیاز دارند و اینکه آیا غیبت کارکنان عواقبی دارد یا خیر.

مهمترین کاری که شما می توانید به عنوان یک کارفرما انجام دهید این است که به اعضای تیم خود در مورد آنچه که برای احساس راحتی بیشتر در محل کار نیاز دارند گوش دهید. در ادامه  نگاهی به بهترین استراتژی‌ها برای مدیریت حضور غیاب کارکنان خواهیم انداخت و اهمیت آن را در بهره‌وری و مشارکت کارکنان بررسی خواهیم کرد.

مدیریت غیبت چیست؟

مدیریت غیبت در مورد کاهش غیبت کارکنان (معمولاً به دلیل بیماری یا آسیب) از طریق سیاست ها و رویه های کاری است. به منظور اثر گذاری آن، این خط مشی ها و رویه ها باید هم به کارکنان و هم به مدیران ابلاغ شوند و مدیریت منابع انسانی نقش فعالی در به کارگیری آنها داشته باشد. برخی از سازمان‌ها ترجیح می‌دهند از اصطلاح مدیریت حضور و غیاب استفاده کنند، زیرا این اصطلاح مثبت‌تر تلقی می‌شود و این ممکن است حتی به پاداش دادن به کارکنان برای حضور خوب گسترش یابد.

 

چرا مدیریت حضورغیاب مهم است؟

گزارش بررسی مدیریت غیبت CIPD نشان داد که:

به طور متوسط ​​یک کارمند 6.9 روز در سال غیبت می کند.

بیماری های جزئی (مانند سرماخوردگی/آنفولانزا، ناراحتی های معده، سردرد و میگرن) شایع ترین علل غیبت کوتاه مدت هستند.

علاوه بر اینکه غیبت هزینه مالی دارد، می تواند منجر به اختلال در محل کار و منفی بافی همکارانی شود که ممکن است کار اضافی را پوشش دهند.

سیاست های مدیریت حضورغیاب

هر سازمان استانداردهای خود را برای غیبت تعیین خواهد کرد. بنابراین، یک خط مشی غیبت کارکنان باید کارکنان را از این استانداردها آگاه کند و به آنها اطلاع دهد که چه چیزی مورد انتظار است. یک خط مشی غیبت باید یک فرآیند منصفانه و منسجم را فراهم کند تا به مدیران کمک کند تا با غیبت کنار بیایند و به کارکنان اجازه دهد بدانند که چگونه اندازه گیری می شود. همچنین باید تمهیداتی برای حمایت از کارکنان و روش‌های مدیریت غیبت، مانند کار انعطاف‌پذیر وجود داشته باشد.

این خط مشی باید حداقل حقوق قانونی یا افزایش دستمزد بیماری را برای یک دوره معین ارائه کند. همچنین باید توضیح دهد که چه اتفاقی می‌افتد وقتی غیبت به یک مشکل تبدیل می‌شود و چه زمانی ممکن است اقدامات انضباطی مورد استناد قرار گیرد.

با نرم افزار حضورغیاب می‌توان غیبت ها و مرخصی های هر کارمند را بر اساس خط مشی غیبت مدیریت نمود.

داده های مدیریت غیبت

ثبت سطوح غیبت با یک نرم افزار حضورغیاب منابع انسانی امکان اندازه گیری و مقایسه داده ها را در داخل و خارج می دهد. در داخل از داده ها می توان برای اندازه گیری غیبت هر کارمند در راستای خط مشی غیبت استفاده کرد. به عنوان مثال، فاکتور برادفورد ممکن است استفاده شود که برای برجسته کردن غیبت های مکرر و کوتاه مدت مفید است.

 

داده‌های مدیریت غیبت کارکنان را می‌توان در مقابل معیارهای خارجی استفاده کرد تا ببیند سطح غیبت یک سازمان چگونه با سایرین در همان بخش یا با اندازه مشابه مقایسه می‌شود.

 

خروجی داده‌های مدیریت غیبت کارکنان در نرم افزار حضورغیاب می‌تواند برای شکل دادن به مقرراتی که سازمان‌ها برای کمک به کاهش غیبت وضع می‌کنند، استفاده شود.

 

نرم افزار حضورغیاب

ممکن است مدیریت چنین بخش مهمی از تجارت دشوار باشد، اما یک نرم افزار حضورغیاب آن را آسان می کند.

 

استفاده از سیستم ردیابی غیبت می‌تواند ثبت غیبت‌ها، درک علل غیبت و تجزیه و تحلیل داده‌ها را برای روندهای اساسی آسان‌تر کند، مانند بخش خاصی که بالاترین سطح غیبت را دارد.

 

روند رو به رشد کارمندانی که از راه دور کار می کنند، چالش های زیادی را برای کارفرمایان ایجاد کرده است. نه تنها احتمال غیبت یک کارمند به دلایل اورژانسی خانوادگی یا قرار ملاقات با پزشک را افزایش می دهد، بلکه به این معنی است که کارفرما قادر به نظارت بر بهره وری آنها در هر زمان نیست. این یکی دیگر از دلایلی است که چرا نرم افزار حضورغیاب راهی عالی برای سازماندهی غایبان است.

نرم افزار حضورغیاب یکی از زیر مجموعه‌های ماژول منابع انسانی در نرم افزار ERP یا مدیریت منابع سازمانی است که کاربردهای وسیعی در مدیریت و نظارت بر عملکرد کسب و کار دارد و با جمع آوری و تحلیل داده ها و اطلاعات مهم کسب و کارتان و تحلیل آنها به شما راه حل های سفارشی شده برای پیشرفت و افزایش سود سازمان می‌دهد و موجب یکپارچگی و افزایش بازده می‌شود.

بهترین شیوه ها برای مدیریت راه حل های غیبت و غیبت کارکنان

مدیریت انواع مختلف غیبت ها می تواند دشوار باشد. با استقرار یک سیستم مدیریت غیبت و استفاده از نرم افزار حضورغیاب، می توان به طور مؤثر برنامه شرکت خود را مدیریت کرد تا همه زمان مرخصی مورد نیاز خود را دریافت کنند و در عین حال سطح تولید شرکت را حفظ کنید.

 

بازگشت به مصاحبه های کاری

مصاحبه های بازگشت به کار یا به عبارتی تغییر شرایط قرارداد کارمندان مؤثرترین راه برای کاهش غیبت در نظر گرفته می شود. آنها یک گفتگو بین کارکنان و مدیران باز می کنند.

اجازه دهید قبل از اینکه یک وضعیت دشوار به یک مشکل بزرگتر تبدیل شود، مقرراتی وضع شود. به عنوان مثال، یک کارمند ممکن است نیاز داشته باشد ساعت کاری خود را یک روز در هفته تغییر دهد تا به آنها اجازه دهد تا به طور موقت از بستگان تحت درمان پزشکی مراقبت کنند.

 

برادفورد فاکتور

هنگامی که غیبت مشکل ساز می شود، استفاده از محرک هایی مانند فاکتور برادفورد یا مکانیسم های دیگر می تواند باعث بررسی با کارمند و مدیریت شود. این روش ها ممکن است در مواجهه با غیبت های کوتاه مدت مؤثر باشند، اما در موارد غیبت طولانی مدت، رویکردهای دیگری مورد نیاز خواهد بود.

 

ارتباط مؤثر

ارتباط با کارمند در غیبت طولانی مدت، چه از طریق تلفن، چه از طریق نامه یا بازدید از منزل، برای درک وضعیت و برنامه ریزی برای بازگشت به کار کلیدی است، که باید برای هر فرد تطبیق داده شود. با این حال، برخی موارد در مورد سلامت جسمی یا روانی یک کارمند ممکن است نیاز به ارجاع به یک ارائه دهنده بهداشت حرفه ای داشته باشد. علاوه بر این، متخصصان کارمند را ارزیابی می کنند، تنظیمات محل کار را توصیه می کنند و گزارشی را به مدیریت منابع انسانی ارائه می دهند.

 

اقدامات انضباطی

هنگامی که یک سازمان گزینه های خود را برای مدیریت غیبت تمام کرد، مسیر انضباطی و در نهایت اخراج وجود دارد. مهم است که رویه‌های سازمان منصفانه، بدون تبعیض بوده و به درستی دنبال شوند تا خطر اخراج ناعادلانه به حداقل برسد.

 

برای کسب اطلاعات بیشتر درباره ی نرم افزار حضورغیاب و نرم افزار CyberERP شرکت رای دانا با ما تماس بگیرید.