پیش از رسیدن به مرحله پیاده سازی نرم افزار ERP، شما باید از قبل، اهداف، بودجه و نقاط عطف خود را مشخص کنید. بدون تعیین این موارد، انتخاب سیستم ERP مناسب تقریباً غیرممکن خواهد بود. پس از اینکه سیستم و فروشنده مورد نظر خود را هم انتخاب کردید، چالش بعدی، پیاده‌سازی و اجرای ERP است.
مراحل برنامه‌ریزی پیاده سازی نرم افزار ERP
در ابتدا، شما باید مراحل پیاده سازی ERP خود را برنامه‌ریزی کنید و این مراحل را در اختیار تیم پیاده سازی ERP قرار دهید. این یک چک‌لیست کوتاه و مختصر است، برای برنامه‌ریزی دقیق تر، ما یک برنامه رایگان و قابل بارگیری برای پیاده سازی ERP ارائه داده‌ایم. قبل از پیاده سازی برنامه خود، باید برای مراحل اصلی پروژه آماده شوید.
- یک برنامه برای پیاده سازی ERP
- فرآیند انتقال و ادغام داده‌ها
- آموزش کاربران ERP
- طرح آزمایشی و زنده
در هر مرحله، باید ذینفعان اصلی خود که شامل کاربران آینده‌ی ERP نیز می شوند، را در نظر بگیرید. قبل از اجرای طرح‌های خود، آنها را به‌صورت واضح و قابل مشاهده دربیاورید. شما باید مزایای سیستم را نادیده بگیرید و برای معایب آن آماده شوید. تغییرات عمده ممکن است با مقاومت برخی طرف‌ها مواجه شوند. اگر در داخل سازمان مهارت‌های مدیریت تغییر دارید، می‌توانید برای گذار به خوبی از آنها استفاده کنید. اگر فاقداین مهارت‌ها هستید، توصیه می شود اگر بودجه تان اجازه می‌دهداز یک مشاور خارجی باتجربه کمک بگیرید.
انتقال و ادغام داده های ERP
انتقال داده‌ها و یکپارچه‌سازی سیستم می‌تواند پیچیده باشد. سیستم‌های خودکار در توانایی‌های خود برای ایجاد انتقال آسان با یکدیگر فرق دارند و در حالی که فروشندگان می‌توانند تا حدودی در حل یک مساله کمک کنند، شما باید قبل از شروع این فرآیند،از پاک بودن و آماده بودن داده های خود اطمینان حاصل کنید.
در عصری که سازمان های نظارتی به حریم خصوصی داده ها اهمیت می دهند، امنیت،انطباق و دقت در این زمینه دارای اهمیت بالایی است. انتقال هایی که از برنامه ریزی و پیاده سازی ضعیفی برخوردارند، می توانند منجر به خراب شدن و از بین رفتن پروژه شما شوند. برنامه‌ریزی صحیح و پیاده سازی دقیق بسیار مهم است.
آماده باشید تا در زمینه های زیر به تحلیلگران خود کمک کنید:
- تأیید و پاک سازی داده ها
- جاسازی داده های قدیمی در زمینه های جدید پایگاه داده
- انتقال داده
- آزمایش داده های قدیمی
- آزمایش ورودی های داده جدید
اگر ERP خود را با ابزارهای موجود ادغام می کنید،اطمینان حاصل کنید که فروشنده مناسبی را با ابزارها و افراد مناسب انتخاب کرده اید تا در صورت لزوم، به شما در پیاده سازی API ها و کارهای سفارشی کمک کنند. اگر ERP جدید شما نیاز به تبادل اطلاعات با سیستم CRM یا SCM قدیمی شما دارد، قبل از شروع، برای یکپارچه سازی برنامه ریزی کنید تا خطر و تأثیر منفی آن بر گردش عمده کسب و کار را به حداقل برسانید.
آموزش کاربران ERP
اگر مردم نحوه استفاده از این برنامه را بلد نباشند یا از استفاده ازین برنامه بترسند، برنامه شکست می‌خورد. آموزش ضعیف منجر به کاهش میزان پذیرش می شود. کاربران باید از ابتدای پیاده سازی ERP،درگیر شوند. این کار با آموزش در مورد مزایای کسب و کار و زندگی کاری خودشان آغاز می‌شود و به یک برنامه آموزش جامع ERP تبدیل می‌شود. اولین قدم،اطلاع‌رسانی زودهنگام در مورد تغییر است. سپس، باید یک برنامه آموزشی تعریف کنید که برای بخش ها وانواع مختلف وظایف و افراد مناسب باشد.
بسیاری از فروشندگان در زمینه آموزش کاربران نهایی کمک می کنند اما از آنجا که هیچگاه دو کسب و کار دقیقا مثل هم نیستند، شما باید با آنها کار کنید و موادآموزشی آنها را با محتویات خود تکمیل کنید. جهت برنامه ریزی دوره آموزشی خود، ابزارهای زیر را در نظر بگیرید:
- یک سیستم مدیریت دانش به‌روزشده
- آموزش‌های ویدئویی
- کارگاه‌های آموزشی که با توجه به نوع کاربر با هم متفاوتند
- کاربران فوق العاده و قهرمانان ERP
- حمایت اختصاصی مرکز پشتیبانی ERP
آزمایش و برنامه‌ریزی زنده
قبل از شروع فرآیند، به یک برنامه زنده نیاز دارید. مرحله آزمایش به شما کمک می کند اکثر مسائل را حل کنید، اما اگر وجود هر یک از آنها، برای بهره‌وری مهم و حیاتی باشد، حذف آن را باید به تأخیر بیندازید. در مورد مسائل جزئی، می توانید تصمیم بگیرید که آنها را حذف نکنید و رویکرد سریعی برای حل مساله اتخاذ کنید.
آزمایش نباید برای تعداد انگشت شماری از کاربر فوق العاده اختصاص داشته باشد. اطمینان حاصل کنید که در محیطی که تعداد کاربران زیاد است، ازمایش را انجام می دهید و برای انجام فعالیت های آزمایشی خارج از ساعت برنامه‌ریزی می کنید تا ریسک را به حداقل برسانید.
زمانی که شما و تیمتان راضی شدید، وقت آن است که اجازه دهید جادو اتفاق بیفتد. اگر این مراحل مهم را به خوبی انجام داده باشید ، کسب و کار شما با کارآیی بیشتر و موثرتری شروع خواهد شد.
البته این موضوع به اینجا ختم نمی شود. ارزیابی موفقیت پروژه تان، گزارش دهی ، آموزش و پشتیبانی مداوم به اندازه مدت زمان فعال بودن، در اطمینان از موفقیت در پیاده سازی ERP مهم هستند.
