پیاده‌سازی ERP پس از کووید 19

روش پیاده‌سازی ERP یک روش به خوبی تثبیت شده است و علیرغم اینکه همیشه پیروی از آن قرین موفقیت نبوده اما دست کم درک شده و مستند گردیده است. اما پس از کرونا شاید روش پیاده‌سازی ERP نیاز به بازبینی و جایگزینی کامل داشته باشد. قبلاً مشاوران بیرونی نقش عمده‌ای در پیاده‌سازی ERP داشتند اما در آینده بعید به نظر می‌رسد که این موضوع رواج چندانی داشته باشد. آوردن تعداد زیادی از نفرات از بیرون می‌تواند در شرایط کنونی با مخاطرات سلامت همراه باشد و دیگر قابل قبول نیست.

قبلاً پیاده‌سازی رده‌ی 1 مستلزم به خدمت گرفتن چیزی در حدود ده ها تا صدها مشاور در طول مدت پروژه در محل پروژه بود و حتی رده‌ی 3 مستلزم یک یا دو مشاور در محل پروژه برای یک یا دو روز در هفته به مدت شش ماه بود. اما پس از کووید 19، همه چیز حداقل در کوتاه مدت در حال تغییر است. شرکت‌ها در خصوص استفاده از کارکنان شرکت‌های دیگر هر روز در محل پروژه‌ با احتیاط عمل می‌کنند؛ تعداد زیاد نفرات هم که جای خود دارد. بنابراین آنان به راه‌های جدیدی برای انجام امور نیاز دارند.

به طور سنتی، این مشاوران به دلایل زیادی در محل پروژه حضور می‌یافتند:

• شناخت روحیات شرکت مشتری؛
• شناخت نیازها و خواسته‌ها،
• ارائه‌ی کلیات طراحی سیستم،
• آموزش تیم پروژه،
• کارآموزی تیم پروژه،
• ساخت سیستم، شامل:
• پیکربندی،
• بار داده‌های ایستاتیک، و
• تعدیلات سفارشی،
• آزمون سیستم،
• کارآموزی کاربر نهایی،
• پشتیبانی از راه‌اندازی.

چیزهای زیادی را باید در نظر گرفت و در آینده چیزهای زیادی از این دست وجود خواهد داشت و هرچه بیشتر بتوان بدون استفاده از مشاوران در محل پروژه انجام داد بهتر خواهد بود.

1. شناخت روحیات شرکت

برای آنکه مشاوران خارجی بهترین عملکرد را داشته باشند باید بدانند که مشتریانشان چگونه کار می‌کنند و چه چیزی برای آنان مهم است؛ مزیت‌های رقابتی از جمله‌ی این موارد است. در حالت ایده‌آل، این به معنای صرف زمان در محل پروژه، صحبت با افراد حاضر در پروژه، کسب شناخت در مورد نحوه‌ی کار آنها و شناخت اولویت‌ها و دغدغه‌های آنان است. زمان حضور در محل پروژه را می‌توان با جلسات مجازی با استفاده از اسکایپ، تیم‌های MS یا سیستم‌های مشابه به حداقل رساند و تیم مشتریان می‌تواند تا جای ممکن اسناد جلسه توجیه را که حاوی اطلاعات مورد نیاز است آماده کند.

2. فهم خواسته‌ها و نیازها

حتی قبل از کووید 19 نیز داشتن شرح نیازمندهای مشتری خوب برای پروژه‌ی موفق ضرورت داشت. داشتن سند نیازمندی‌های مشتری نه تنها باعث کمینه‌ شدن زمان مشاوره در محل پروژه می‌شود بلکه ریسک سوء تفاهم را در هنگام طراحی و پیکربندی سیستم‌ها کاهش می‌دهد.

3. ارائه کلیات طراحی سیستم

این یکی از جنبه‌های پیاده سازی است که راحت‌تر از هر جنبه‌ی دیگر در بیرون از محل پروژه قابل انجام است چون این کار بیش از همه بر روی کاغذ و به صورت ذهنی انجام می‌گیرد؛ و کار کاغذی ذاتاً با تهیه فلوچارت و نوشتن کلیات روال کار در ارتباط است. این کار بر مبنای مرحله‌ی پیشین استوار خواهد بود و هر توضیحی که مورد نیاز باشد به راحتی از طریق جلسات مجازی به آسان قابل حل خواهد بود گرچه برخی شرکت‌ها ممکن است ترجیح دهند برخی از اعضای تیم پروژه‌ی داخلی خود را به طور موقت به دفاتر تامین کننده یا ادغام‌گر سیستم جابجا کنند تا به ارتباطات کمک کنند (لازم به یادآوری است که داشتن تعداد کوچکی از کارکنان در محل پروژه ارزان‌تر از آن است که تعداد زیادی از کارکنان در محل پروژه باشند).

4. ساخت و ارائه‌ی اثبات مفهوم

پس از آنکه مشاوران اطلاعات کافی جمع‌آوری کردند و پس از دادن مقداری داده‌های نمونه، هیچ نیازی نخواهد بود که آنها طی فاز ساخت در محل پروژه حضور داشته باشند. در اینجا به ناچار پرس‌وجوها و اقلامی وجود خواهد داشت که باید آن‌ها را روشن کرد اما این‌ کار عموماً باید از طریق ایمیل یا از طریق جلسات مجازی انجام گیرد. با در اختیار بودن ساخت، نه تنها ارائه را می‌توان از راه دور انجام داد بلکه در واقع این کار را این طریق بهتر می‌توان انجام داد. این بدان خاطر است که در محل پروژه‌ی اکثر شرکت‌ها باید تعداد افراد حاضر محدود شود؛ یا به دلیل هزینه‌ی بالای انتقال آنها از مکان‌های دور یا صرفاً به خاطر کوچک بودن اتاق کنفرانس. کار از طریق کنفرانس از راه دور این امکان را بوجود می‌آورد که افراد بیشتری شرکت کنند و به این طریق پذیرش هم به طور بالقوه بهبود می‌یابد.

5. آموزش تیم پروژه

قبل از آنکه تیم پروژه‌ی داخلی در کارآموزی مخصوص سیستم وارد شود باید ابتدا مقداری آموزش ERP ببیند. آنان باید ERP را به کامل بشناسند تا بتوانند تصمیمات و توصیه‌های مشاوران بیرونی خود را پایش کنند و یا در صورت نیاز به چالش بکشند. میزان کارآموزی مورد نیاز بستگی به اندازه، طول و پیچیدگی پروژه دارد اما در حالت حداقلی آنان باید در مورد نحوه‌ی کار ERP، اینکه چه کار می تواند بکند و چه کاری نمی‌تواند بکند یاد بگیرند. اردوگاه تعلیمات نظامی ERP هم که برای مدیریت ارشد ضروری است می‌تواند نیازها را برآورده سازد با این تفاوت که تیم پروژه پیشاپیش به این آموزش نیاز دارد؛ حتی قبل از آنکه شرح نیازمندیها نوشته شده باشد. در واقع، آموزش باید شامل توصیه در مورد نحوه‌ی نگارش این شرح باشد. بسیاری از سازمان‌ها دوره‌های مناسبی عرضه می‌کنند و این آموز‌ش‌ها به طور روزافزون از راه دور انجام می‌گیرد. در هنگام کار از راه دو مشکل است که همان سطح از تعامل میان ارائه دهند و مخاطب حاصل شود اما با افزایش تجربه افراد انتظار می رود که بهبودی حاصل شود.

6. آموزش تیم پروژه

آموزش عملی از راه دور سخت‌تر است چون باید به صورت عمل بر روی سیستم انتخاب شده کار شود. زمانیکه آموزش دهند در یک اتاق با کارآموز قرار دارد، پایش پیشرفت و بررسی نحوه کار کارآموز آسان است اما زمانیکه مربی در فاصله دور قرار دارد، آنان باید بتوانند کارآموزان خود را در هر لحظه بر روی صفحه پایش کنند. این کار به مانند چند سال قبل مشکل نیست اما برای کسب نتایج قابل قبول تعداد افراد مورد آموزش در هر جلسه باید محدود باشد و در عین حال باید با یادداشت آموزشی چاپ شده پشتیبانی گردد.

7. ساخت سیستم

زمانیکه در مورد طراحی کل سیستم توافق صورت گرفت، فرایند پیکربندی سیستم را می‌توان شروع کرد و از بین تمام کارهایی که می‌توان از راه دور انجام داد، این احتمالاً آسانترین کار است. در همان حال، هرگونه تعدیل و ارتقاء سفارشی را می‌توان در اینجا نیز از راه دور انجام داد و ورود داده‌های استاتیک را می‌توان شروع کرد. اگر برخی داده‌ها را بتوان از سیستم‌های  موروثی کپی کرد پس  می‌توان این کار را از راه دور هم انجام داد؛ شرکت‌ها را باید آزاد گذاشت که فقط در این مورد تصمیم بگیرند که در کجا می‌توانند داده‌هایی را قابل کپی کردن نیستند از طریق کیبورد وارد کنند. اگر شرکت‌ها چندین مکان عملیات داشته باشند، ممکن است این امکان را داشته باشند که بار کاری را در بین تمام آنها به گونه‌ای به اشتراک بگذارند که کاربران تجربه‌ی وارد کردن داده‌های مشتری، تامین کننده، محصول و تولید را بدست آورند و البته این فعالیتی است که افراد می‌توانند از خانه پس از آموزش اولیه کار کنند.

8. آزمون سیستم

دو فاز آزمون سیستم وجود دارد. اولین فاز توسط مشاورانی به اجرا در می‌آید که سیستم را ساختند تا تایید کنن که کاری که انتظار می‌رود انجام می‌دهد و دومی توسط تیم پروژه‌ی داخلی شرکت برای تایید این موضوع به اجرا در می‌آید که کاری را که شرکت می‌خواهد و نیاز دارد انجام می‌دهد؛ و در عین حال به آنان اجازه می‌دهد تا یادداشت‌ها و روال‌های آموزش را بنویسند. بسته به اندازه‌ی پروژه این ممکن است این دو فاز را با هم ترکیب کند اما در ادامه می‌تواند مشاور ERP در محل پروژه حاضر شود یا تیم مشتری به دفاتر تامین کننده ارسال شود.

9. آموزش کاربر نهایی

زمانیکه آزمون سیستم کامل شده باشد، آموزش کاربر نظامی می‌تواند شروع شود و تیم پروژه‌ی خانگی می‌تواند این کار را به بهترین نحو ممکن اجرا کند. با کپی پرینت‌شده یادداشت‌های آموزشی و روال‌ها درصورت نیاز می‌توان این کار از راه دور انجام داد اما لازم است که به دقت برنامه ریزی و مدیریت شود تا اطمینان حاصل شود که تمام افراد کار آموز با موفقیت در حال جذب آموزش هستند. بسته به تعداد، شاید بهتر باشد تعدادی از «کاربران برتر» در هر بخش را آموزش داد تا آنان بتوانند این دانش را به گروه‌های کوچکتر خودشان آموزش دهند.

10. راه‌اندازی

زمانیکه تمام داده‌های ضروری بارگیری و بررسی شد و «پایلوت اتاق کنفرانس» کاملاً تایید کرد که همه چیز آماده است (یعنی افراد، داده‌ها، روال‌ها و سیستم‌ها)، سیستم می‌تواند راه‌اندازی شود. فارغ از اینکه سیستم چقدر خوب آزمون شده باشد و فارغ از اینکه افراد چقدر خوب آموزش دیده باشند، اشتباهاتی پیش خواهد آمد چون این افراد به خاطر نداشتن تجربه اشتباه خواهند کرد. در این مواقع بیش از هر زمان دیگر مشاوران زیادی باید در محل پروژه برای کمک حضور داشته باشند اما اگر این کار ممکن نباشد، این مشاوران باید بتوانند از راه دور لاگ آن شوند تا به تیم خانگی و کاربران برتر شرکت کمک کنند.

این بزرگترین مشکلی است که در استفاده از مشاوران خارج از سایت وجود دارد. برای پشتیبانی راه‌اندازی، مشتریان باید برای مشاوران پرهزینه بابت انتظارشان در پای تلفن پول پرداخت کنند که امیدواریم زنگ نزند. اما این تنها یکی از موارد بسیاری است که مشاوران ممکن است به طور فعال کار کنند یا نکنند؛ بنابراین مشتری باید اعتماد کافی به مشاوران داشته باشد تا بتواند هر زمان که بخواهد بتواند صورتحساب مشاوره برای مشاوره‌ی انجام نشده را کنسل کند. این کار تا حدودی با قرار دادن مدیر پروژه در دفاتر مشاور برای پایش فعالانه ممکن است اما حتی زمانیکه پیشرفت طبق طرح پروژه‌ی دقیق پیش برود، هرگز نمی‌تواند پاسخ کاملی باشد.

بنابراین بزرگترین چالش برای شرکت ها این است که اطمینان یابند که مشاوران با تجربه‌ای دارند که می‌توانند به آنان اعتماد کنند. این بی‌شک بزرگترین چالشی است که در دوره‌ی پسا کووید با آن مواجه خواهند شد.