هر آنچه که نیاز است پیش از راه اندازی ERP درباره‌ی این نرم افزار بدانید

ERP (برنامه‌ریزی منابع سازمانی) ­چیست؟

شرکت­‌های درحال رشد درنهایت به نقطه ای رسیده اند که دیگر زمان ورود نرم افزار برنامه‌ ریزی منابع سازمانی فرا رسیده است: سیستم­‌های ERP با جمع آوری و ساماندهی  اطلاعات کلیدی کسب و کار حتی در حین رشد و توسعه در اجرای عملیات ناب و موثر به سازمان­ها کمک می ­کنند.

اکثر دست اندرکاران کسب و کار، عبارت ERP را شنیده اند اما دقیقا نمی­‌دانند که نرم­ افزار برنامه ­ریزی منابع سازمانی برای تیم‌­ها چه می­کند. توضیح می­دهیم ERP چیست، چگونه کار می­کند، برای کسب و کار شما چه می­کند، چگونه راه حل­های درست را انتخاب می­کند و خیلی کارهای دیگر.

برنامه ­ریزی منابع سازمانی (ERP) چیست؟

ERP یک برنامه­‌ی کاربردی (اپلیکیشن) است که با خودکارکردن فرایندهای تجاری، بینش­ها و کنترل داخلی ارائه می­کند و داده­ها را به کمک پایگاه داده ­ی مرکزی از دپارتمان­هایی نظیر حسابداری، تولید، زنجیره­ ی تامین، فروش­ها، بازاریابی و منابع انسانی (HR) جمع آوری می­کند.

با گردآوری اطلاعات در پایگاه داد­ه‌­ی مرکزی، رهبران دید بین سازمانی بدست می آورند که به آنها در تحلیل سناریوهای مختلف، کشف بهبود فرایندها و خلق سودهای موثرتر کمک می­کند. این رویه به معنی صرفه­‌جویی در هزینه­‌ها و بهره وری بهتر است، با توجه به اینکه زمان کمتری برای کاوش داده­‌های موردنیاز صرف می­‌شود.

نرم افزار ERP، مناسب ایفای نیازهای هر کسب و کار، مثمرثمر واقع می­شود و این سیستم ها به یک ابزار بحرانی برای شرکت­ها دربین صنایع با اندازه های مختلف تبدیل می­کند. بسیاری از شناخته‌­شده ترین و موفق­ترین شرکت­های دنیا در بیست و پنج سال اخیر به ERP تمایل داشته اند. درحال حاضر، این نرم افزار می­‌تواند برای ایفای نیازها با هر اندازه ی کسب و کار پیکربندی و قیمت گذاری شود.

اما درواقع، سیستم ERP به یکپارچه سازی افراد، فرایندها و فناوری بین سازمانی کمک می­کند.

نتیجه گیری های کلیدی

• ERP نرم افزار تجاری مهمی است که اطلاعات دپارتمان­های مختلف را در یک پایگاه داده­‌ی مشترک جمع‌­آوری می­کند، به رهبران امکان می­دهد نبض شرکت را با استفاده از یک دید واقعی پایش کنند.
• عملکردهای بحرانی تجاری مثل مالی، تولید، موجودی و مدیریت سفارش، ارتباط با مشتری، فروش­ها و بازاریابی، مدیریت پروژه و منابع انسانی توسط سیستم های برنامه­‌ریزی منابع سازمانی یکپارچه می­شوند. جزئیات تحلیلی و گزارشگری درمورد هر دپارتمان مهمترین ویژگی این نرم افزار است.
• ERP با ارائه­‌ی دید کل سازمانی می­تواند سبب صرفه­جویی در زمان و پول شود، زیرا به فرایندهای ناموثر توجه می­کند و فرصت­های رشد را آشکار می­کند.
• مدل­های مختلف استقرار برای نرم افزار ERP ازجمله یکبار درون سازمانی (یکبار خرید)، ابری و هیبریدی (ترکیبی) وجود دارند. درحالیکه ERP ابری در سالهای اخیر بسیار عمومیت یافته است، بهترین رویکرد به نیازهای شرکت بستگی دارد.
• کسب و کارها باید از درک قابلیت­ها، مدل­های اجرایی، نیازهای یکپارچگی و هزینه­ی کلی مالکیت با فهرست کوتاهی از تامین کنندگان قبل از انتخاب برنده مطمئن شوند.

چرا ERP برای کسب و کارها مهم است؟

سیستم های ERP بخاطر جستجوی عقلانی کاربری منابع، به شرط لازم کسب و کارها تبدیل شده اند. آنها می توانند در بازتخصیص سرمایه ی انسانی و مالی یا ساخت فرایندهای موثرتر به رهبران کمک کنند و پول را بدون قربانی کردن کیفیت یا عملکرد پس انداز می کنند.

وقتی ERP به برنامه ریزی و هماهنگی می رسد، یک دارایی بشمار می آید. کارمندان می توانند جزئیات موجودی دردسترس جاری و سفارشات مشتری را مشاهده کنند، بنابراین سفارش های خرید تامین کننده را مقایسه می کنند و درخواست آینده را پیش بینی می کنند. با گوش کردن به مشکلات درصورت لزوم می توانند تعادل برقرار کنند. نرم افزار ERP ارتباطات و همکاری را هم بهبود می­دهد، زیرا کارمندان می­توانند وضعیت دپارتمان­های دیگر را برای هدایت تصمیم گیری های خودشان بررسی کنند.

سیستم ERP بعنوان منبع جامع داده‌­ها می­تواند گزارش ها و تحلیل هایی ارائه کند که ممکن است برای تصمیم گیرندگان کسب و کار متفاوت باشند. قابلیت ERP در گردش گنجینه­‌ی عظیم اطلاعات بصورت چارت و گراف است که صریحاً روندها را تشریح می­کنند و به مدل­سازی نتایج محتمل کمک می­‌کنند که ازنظر مدیران اجرایی ارزشمند است.

سیستم ERP چگونه کار می ­کند؟

سیستم­های ERP  با استفاده از یک ساختار معین با داده­‌های استاندارد کار می­کنند. اطلاعات وارده توسط یک دپارتمان فوراً دردسترس کاربران مجاز قرار می­گیرد. این ساختار یکپارچه به هرکاربر کمک می­کند در همان صفحه باقی بماند. مثلاً زنجیره­ی داخلی توزیع غذا محل­های متعددی دارد که غالباً پرسنل و موجودی را به اشتراک می­گذارند. داده­های کارمند و فروش­ها بعنوان کیفیت از این سایت به سیستم ERP وارد می­شود و برای نشان دادن مکانی که از آنجا می­‌آید، فرمت می­شود.

سپس داده‌­ها در فرایندهای تجاری و جریان­های کاری بین دپارتمان ها بافته (ساخته) می­شوند. رهبران می­توانند مشاهده کنند اگر یک محل درحال انجام کار در جلوگیری از فساد مواد غذایی نسبت به سایت خواهر با سه الی چهار برج بطور قابل توجهی بهتر است، برای کشف علت کار می­کند، درحالیکه عملیات می­‌تواند سطوح کارگزینی همراستا با الگوهای ترافیکی را مطمئن سازند. امور مالی (فایننس) می تواند درراستای کمک به مدیران اجرایی در تصمیم گیری برای یکپارچه سازی فروش محل های اجاره مقایسه کند.

وقتی شرکت برای هر عملکرد، ماژول داشته باشد سیستم های ERP بیشترین ارزش را تحویل می­دهند و ورود داده­های دقیق و مناسب را تضمین می­کند. و هرچه ذینفعان بیشتری دسترسی داشته باشند، بهتر است.

وقتی شرکت از سیستم­های تجاری فروشندگان متعدد استفاده می­کند، یکپارچگی برای اتوماسیون (خودکارکردن) جریان داده­ها در ERP امکانپذیر است. این داده­ها درکل نمونه­ی ERP با بهره­مندی از هر فرایند یا جریان کاری استفاده می­شوند.

چگونه ERP کسب و کار را بهبود می­دهد یا کمک می­کند؟

ERP به شرکت­ها امکان می­دهد حوزه های تجاری با فضای بهبود یا فرصت­های گسترش را شناسایی کنند. بازجذب مشتری اهمیت فوق العاده ای دارد: هرچه کارمندان بیشتری به ERP دسترسی داشته باشند، تیم­ها باحتمال بیشتر مشکلات را شناسایی خواهند کرد، خواه افزایش تقاضا برای یک محصول معین باشد و چه محموله­های دیررس از تامین کننده یا  بحران جریان نقدی قریب الوقوع. بنابراین کارمندان می توانند کنشگرایانه مشکل را تاحدامکان کم کنند.

مدیران اجرایی با استفاده از اطلاعات برای نیل به اهدافی نظیر افزایش راندمان، کاهش هزینه­ها و واکنش (پاسخ) به تغییر نیازهای مشتری یا شرایط بازار بطورکلی روی پیامدها متمرکز هستند.

بسیاری از کارهای درمعرض خطا نظیر تطبیق حساب ها، صورتحساب مشتری و پردازش سفارش توسط نرم افزار ERP خودکار می شوند و اطلاعات موردنیاز تیم ها برای اجرای موثرتر عملیات ارائه می شوند.

اما زیبایی واقعی ERP آن است که می­تواند دید 10000 فوتی از سلامت شرکت و بینش تفصیلی از یک فرایند ویژه یا KPI هم برای ذخیره و سازمان­دهی داده­ها، شناسایی الگوها و مشخص کردن ناهنجاری­های نیازمند بررسی بدهد. این کارها را با صفحه گسترده امتحان کنید.

سایر حواشی کسب و کار :

دسترسی به داده­ها از هرجایی: دیگر نیازی نیست کارمندان فایل­های کاغذی یا فایل­های پراکنده شده روی میزکاری را بُربزنند. مدیر انبار با ERPی مبتنی بر ابر درحالیکه در فروشگاه است، می­تواند با کمک گوشی وارد سیستم شود، یا فروشنده درحالیکه در سایت مشتری است، می­تواند موجودی را بررسی کند.

اطلاعات همیشه بروز هستند: چون سیستم ERP دائماً درحال دریافت اطلاعات دپارتمان­های مختلف است، با کشیده شدن موجودی فوراً به­روز می­شود، پرداخت پست می­شود یا ایمیل­ها به مشتریان ارسال می­شوند. مزیت اصلی این روش آن است که تصمیم گیرندگان، مبنای انتخاب خود را بر اساس داده­های دقیقه به دقیقه قرار می دهند.

تصمیمات تجاری برپایه ی داده­های یکسان: همه­ی تصمیم گیرندگان با پایگاه داده­ی مشترک روی یک صفحه هستند. منابع متعارض یا اطلاعات تکراری وجود ندارد و شرکت­ها از امکان زمان­بندی و توزیع گزارش­های پویا بصورت خودکار برخوردارند. از این عمیق تر می­خواهید؟ با کلیک کردن گزارش می­توان به داده­های اصلی دسترسی پیدا کرد.

چه کسی از ERP استفاده می ­کند؟

شرکت­های بین هر صنعت با مدل­های تجاری متنوع فهمیده اند که سود با ERP می­آید. راه حل­های انعطاف پذیر با قابلیت عملکردی گسترده به سازمان­های با نیازهای مختلف ارائه می­شوند.

صنایعی که می­توانند روی ERP برای راه اندازی کسب و کار خود حساب کنند، بشرح ذیل هستند:

• تبلیغات و رسانه های دیجیتال
• پوشاک، کفش و اکسسوری (لوازم جانبی)
• فروشگاه های پردیس
• مشاوره
• آموزش
• انرژی
• خدمات مالی
• غذا و نوشیدنی
• سلامت و زیبایی
• خدمات درمانی و علوم زیستی
• خدمات IT
• تولید
• رسانه ها و انتشارات
• غیرانتفاعی
• خدمات حرفه ای
• رستوران ها و وابسته به هتل داری
• خرده فروشی
• فناوری و نرم افزار
• حمل و نقل و لجستیک
• توزیع کلی فروشی
• قوانین و کاربران
• برخی عملکردهای کاری که  از ERP استفاده می کنند، شامل موارد ذیل هستند اما محدود به اینها نمی شوند:
• مالی/ حسابداری: تیم حسابداری غالباً اولین پذیرنده است. این گروه همه­ی تراکنش­ها و سایر اطلاعات مالی را در سیستم پیگیری و گزارش خواهد کرد، ازجمله حساب­های بستانکاران (AP)، حساب­های دریافتنی (AR) و حقوق و دستمزد. کارشناسان تحلیل و برنامه­‌ریزی مالی (FP&A)- خواه یک نقش مجزا یا بخشی از دپارتمان حسابداری- با کمک ERP می­توانند داده­های مالی جامع را به پیش آگهی‌­ها و گزارش­ها درمورد درآمد، هزینه و نقدینگی تبدیل کنند.
• زنجیره­ی تامین: کارمندان متمرکز روی عملیات، گروهی که عبارتنداز نمایندگی های خرید، برنامه ریزان موجودی، مدیران انبار و رهبران ارشد زنجیره تامین برای اطمینان از جریان هموار و مستمر کالاها از تامین­کننده به مشتری بر سیستم ERP متکی هستند. آنها روی اطلاعات دقیق و تفصیلی حساب می­کنند، بشرطیکه سیستم سطوح موجودی را بهینه کند، سفارشات را اولویت­‌بندی کند، محموله­‌های بموقع را بیشینه سازد، از اختلال در زنجیره­‌ی تامین اجتناب کند و فرایندهای ناکارآمد را شناسایی کند.
• فروش­ها و بازاریابی: راه حل ERP می تواند بهره وری را افزایش دهد و ازطریق خودکارکردن مدیریت رهبری و پایش چشم انداز تعاملات با شرکت، نتایج بهتری را برای تیم فروش تان رقم بزند. نمایندگان فروش می توانند مباحث را مستند کنند و وضعیت چشم اندازها را با پیشروی فروش­ها تغییر دهند. بازاریابی با کمک بایگانی­های یکسان می­تواند خودکار شود و با بُرد بیشتر در بین همه­ی کانال­ها، از ایمیل تا نمایش تبلیغات تا رسانه­های اجتماعی اداره شود و اثربخشی آن پیام­ها و کانال­ها با تخصیص بهتر بودجه اش سنجش می­شود.
• منابع انسانی: اطلاعات همه‌­ی کارمندان و رویه های نیروی کاری در دپارتمان منابع انسانی و به کمک ERP ردیابی می­شوند. این دپارتمان می­تواند بسرعت اطلاعات تماس، جزئیات مربوط به غرامت­ها و سودها و سایر اسناد را برای هر کارمند پیدا کند. منابع انسانی می­تواند متریک هایی نظیر ابقا توسط دپارتمان، میانگین دستمزد برحسب عنوان، میزان جذب مشتری و سایر متریک ها را برای تخصیص بهتر پرسنل خود و کمک به مدیران خطوط کسب و کار (رشته های فعالیت) پایش کند.

چه موقع به ERP نیاز دارید؟

درحالیکه نرم افزار ERP درابتدا برای کارآفرین‌ها طراحی شد- همانطور که از نامش پیداست- عرضه ی نرم افزار مبتنی بر ابر بعنوان ERP خدماتی (SaaS) موانع ورود را کاهش داده است و به بیشمار شرکت نوپا و متوسط اندازه در افزایش راندمان، قابلیت دید و نیز سودآوری کمک کرده است.

بنابراین چگونه می توان فهمید ERP برای شما است یا خیر؟

همه‌­ی شرکت­ها باید مرتباً فناوری جاری شرکت خود را بازبینی کنند و سوال کنند: آیا فناوری ما کمک­کننده است- یا ما را به عقب می­برد؟ وقتی سیستم های ناکافی یا بروزنشده حاکی از ناکارآمدی باشد، آب داده­ها را گل آلود می­کنند یا نمی­توانند از تغییرات مورد دلخواه کسب و کار پشتیبانی کنند، زمان جستجوی راه حل جدید رسیده است.

سایر نشانه­‌های فرارسیدن زمان تغییر: داده­های غیردقیق، عدم یکپارچگی بین سیستم­ها، نرخ­های بالای خطا و اتکای بیش ازحد به ایمیل و صفحات گسترده. اگرچه خرید و توسعه‌­ی نرم افزار ERP با هزینه همراه است، غالباً برگشت سریع سرمایه­‌گذاری رخ می­دهد. و به آنهای در جستجوی ساخت مورد تجاری کمک می­کند.

دوازده مزیت سیستم­های ERP

راه حل­‌های امروزی ERP مجموعه ویژگی‌­های غنی دارند که بیشمار مزیت برای تجارت می‌­آورند. درحالیکه آنچه شرکت بعنوان بیشترین ارزش این فناوری مشاهده می­کند متفاوت خواهد بود، مزیت­های کلیدی کلی بواسطه ی ERP بشرح ذیل هستند:

1- صرفه­‌جویی در هزینه‌­ها: شاید بزرگترین گزاره ارزش سیستم­های ERP صرفه جویی پولی سازمان با چند روش باشد. خطاها و نیاز به اضافه کردن کارمندان را با خودکارکردن بسیاری از وظایف ساده و تکراری با رشد تجارت به‌ حداقل می‌­رسانید. کشف ناکارآمدی‌های ناشی از هزینه­‌ها با قابلیت دید بین­ سازمانی آسانتر می شود و توسعه‌­ی بهتر همه­‌ی منابع، از نیروی کار تا موجودی تا تجهیزات هدایت می­شود. و شرکت­ها با ERPی ابری، شاهد ارزش تصاعدی ناشی از نرم افزار هستند، بیش از آنچه برای آن هزینه شده بود.

2- امکان دید جریان کار: کارمندان با دسترسی به سیستم و مشاهده­‌ی همه‌­ی جریان­های کاری و اطلاعات در یک جا می­توانند وضعیت پروژه ها و عملکرد توابع تجاری مختلف مرتبط با کارشان را مشاهده کنند. این امکان دید مخصوصاً برای مدیران و رهبران ارزشمند است و از جستجوی اسناد واقعی و دائما سوال کردن از همکاران برای بروزرسانی­ها به‌مراتب سریعتر و آسانتر است.

3- گزارشگری/ تحلیلی: داده­‌ها صرفاً وقتی مفید هستند که شرکت­ها بتوانند آنها را تحلیل و درک کنند  که ERP دراینجا کمک می­کند. راه حل­های برجسته، ابزارهای تحلیلی و گزارشگری چشمگیر دارند که به کاربران امکان می­دهد KPIها را پیگیری کنند و هرگونه متریک یا مقایسه­‌هایی را که در سر می­پرورانند نمایش می دهند. باتوجه به اینکه ERP همه جانبه است، می­تواند به درک نحوه­‌ی اثرگذاری یک تغییر یا مشکل فرایندی در یک دپارتمان روی بقیه­‌ی شرکت کمک کند.

4- فراست (آگاهی)/ بینش های تجاری: چون ERPها می­توانند داده‌­ها را به کل شرکت دسترسی دهند، این سیستم‌­ها می­توانند رویه­‌های تأثیرگذار را آشکارکنند و بینش­های تجاری گسترده را ارائه کنند. تصمیم‌­گیری توسط رهبران سازمانی، که اینک به‌راحتی به همه­ی داده­های مرتبط دسترسی دارند، بنحو بهتری هدایت می­‌شود.

5- تبعیت قانونی و امنیت داده­ها: قوانین امنیت داده­ها مختص صنایع و دولت و استانداردهای گزارشگری مالی مکرراً تغییر می­کنند و ERP می­تواند به ایمن ماندن و تبعیت شرکت تان از آنها کمک کند. ERP رد ممیزی را با پیگیری چرخه­ی حیات هر تراکنش، ازجمله الصاق به جریان­های کاری تصویبی موردنیاز ارائه می­کند. تجارت­ها می­‌توانند همچنین شانس خطاها و افتضاح مرتبط با تبعیت را ازطریق خودکاری کاهش دهند. نرم افزار ERP گزارش های مالی را ارائه می­کند که با استانداردها و قوانین مطابقت دارند  و اپلیکیشن­های SaaS برای کمک به شرکت­ها با تبعیت از  PCI-DSS کاملاً مجهز هستند.

6- مدیریت ریسک: فناوری ERP ریسک را با چند روش کاهش می­دهد. کنترل دسترسی گرانولار (دانه ای) و جریان­های کاری مصوب و معین می­توانند کنترل­های مالی را تقویت کنند و کلاهبرداری را کم کنند. داده­های دقیق­تر جلوی اشتباهات منجر به ازدست دادن فروش یا جریمه را می­گیرند. و درآخر، قابلیت مشاهده­ی وضعیت عملیات کلی به کارمندان امکان می­دهد به ریسک­های ناشی از اخلال در تجارت بسرعت رسیدگی کنند.

7- امنیت داده­ها: ارائه دهندگان ERP درک می­کنند که سیستم شما مأمن داده­‌های بحرانی و حساس است و اقدامات ضروری برای اطمینان از امنیت صورت می­‌گیرد. این تفاوت حتی با افزایش حجم و مقیاس حملات سایبری مهمتر می­‌شود. نرم افزار ERPی ابری مخصوصاً از پروتکل­های امنیتی پیشرو برای جلب اعتماد شرکت تان و قربانی نشدن در یک حمله‌­ی آسیب رسان استفاده می­کند.

8- همکاری: وقتی کارمندان با همدیگر کار می‌­کنند، موثرترین هستند. راه حل های ERP اشتراک­ گذاری اطلاعات- مثل سفارشات خرید، بایگانی­های حمایت از مشتری و قراردادها- را درمیان تیم‌­ها آسان می­کنند. ERP با دسترسی دادن کارمندان به داده­‌های مناسب و مرتبط با عملکردهای تجارت، دیوار بین دپارتمان­ها از میان بر می­‌دارد.

9- مقیاس پذیری: سیستم ERPی درست برای ایفای نیازهای امروزی شرکت آینده ی قابل پیش بینی، مقیاس پذیر و بقدرکافی انعطاف پذیر خواهد بود. سیستم های ابری با حداقل و حداکثر تغییرات عملیاتی همزمان با میزان داده­‌هایی که سازمان می گیرد و تقاضا برای افزایش دسترسی سازگار هستند.

10- انعطاف پذیری: درحالیکه نرم افزار ERP به کسب و کارها کمک می­کند بهترین رویه­‌ها را دنبال کنند،  در پشتیبانی از اهداف و فرایندهای منحصربفرد انعطاف پذیر است. سیستم به مدیران این امکان را می­‌دهد که جریان­های کاری مختص شرکت را بسازند و گزارش­های خودکار مهم برای دپارتمان­های مختلف و مدیران اجرایی خلق کنند. ERP خلاقیت و نوآوری سازمان تان را ارتقا می­دهد.

11- تولید سفارشی (سفارشی سازی): درحالیکه اکثر شرکت­ها درمی­یابند که ERPهای مدرن از تجارت­های خارج از چهارچوب شان پشتیبانی می کنند، برخی شرکت­ها باید عاملیت توکار را اضافه کنند. اگر فرایندهای بسیار تخصصی دارید، بدنبال سیستم توسعه­پذیری باشید که پرسنل IT یا یکپارچه ساز بتوانند کدی بنویسند که ویژگی­های موردنیاز را اضافه می­کند یا با راه حل­های ماترک یا موجود در شرکت یکپارچه کنند. این درحالی است که قبل از طی کردن مسیر سفارشی­سازی، به فرایندهای تان نگاه دقیقی داشته باشید- عاملیت پیش ساز و پشتیبانی از پیکربندی راه حل­های ERPی مدرن برپایه­‌ی بهترین رویه‌­های گردآوری شده از هزاران شرکت هستند. هدف، کمینه‌­سازی سفارشی‌­سازی است.

12- مدیریت شریک و مشتری: ERP می­تواند روابط مشتری و شریک شرکت را تقویت کند. این نرم افزار می تواند بینش هایی درمورد تامین­کنندگان، حاملان محموله و ارائه دهندگان خدمات ارائه کند، هرچه امکان ابری شدن بهتر باشد، تبادل اطلاعات راحت­تر است. وقتی ERP به مشتری می­رسد، راه حل می­تواند پاسخ­های نظرسنجی و تیکت­های پشتیبانی را پیگیری کند، سودها و سازمان می­توانند وضعیت جاری رضایت مشتری را پایش کنند.

شش ایراد سیستم ­های ERP

باوجود همه­‌ی ارزش هایی که ERP بهمراه خود می آورد، چالش­هایی وجود دارند که کسب و کارها ممکن است مواجه شوند. با فراهم کردن و انتخاب شرکت مناسب تامین­کننده می­توان از بسیاری از این چالش پیشگیری کرد.

1- هزینه­ی سیستم: چون خریداری، اجرا و حفظ این سیستم ها گران هستند، نخستین سیستم­های ERP فقط برای شرکت­های بزرگ قابل دسترسی بودند. این درحالی است که دو دهه‌­ی اخیر اینگونه نبوده است. درحالیکه ERPها همچنان به سرمایه گذاری مالی و زمانی نیازدارند، فناوری بخاطر سیستم­های SaaS بسیار مقرون بصرفه تر شده است که هزینه‌­های تکرارشونده و راه حل­های بیشتر طراحی شده برای شرکت­های کوچک و متوسط اندازه­‌ی درحال ورود به بازار را پرداخت می­‌کنند. سازمان­ها می توانند از ابزارهای محاسبه‌­ی پس انداز برآوردشده پس از یک و سه سال مثلا برای پی بردن به زمان پیشی گرفتن سودها از هزینه­‌ها استفاده کنند.

2- نیاز به آموزش: ERP همانند هر فناوری جدید، منحنی یادگیری دارد. هرکسی که از نرم افزار استفاده خواهد کرد – یعنی اکثر یا همه­‌ی کارمندان تان- باید آموزش ببینند. اگرچه ممکن است در ابتدا مقاومت وجود داشته باشد، اما با درک اینکه چقدر این فناوری به آنها کمک می­کند، این روند کم­رنگ می­شود. سیستم­های جدیدتر که مرتبا بروزرسانی می­شوند، با کاهش نیازهای آموزشی و پذیرش بیشتر، شهودی­تر و کاربرپسندتر هستند.

3- هزینه­های تبدیل داده­ها: هنگام حرکت به ERPی جدید ممکن است به تبدیل داده‌­ها با فرمت سازگار با پلتفورم جدید نیازداشته باشید. این کار می­تواند به تاخیرها و هزینه‌­های پیش بینی نشده منجر شود، بنابراین مجموعه داده­های تان را بررسی کنید و با تیم فناوری اطلاعات تان یا شریک یکپارچه سازی برای شناسایی موضوعات بالقوه ی سازگارپذیر داده­‌ها کارکنید. سپس می­توانید تلاش­های تبدیلی به برنامه‌­ی اجرای ERP را منظور کنید.

4- پیچیدگی: سیستم ERP با ویژگی­هایی بارگذاری می شود که ممکن است برای نیروی کارتان دلهره آور باشد. اما امروزه استفاده از نرم افزار نسبت به سیستم های ماترک بمراتب راحت تر است، زیرا فروشندگان روی بهبود تجربه ی کاربر تمرکز کرده اند. کارمندان باید به ماژول­ها و داشبوردهای موردنیاز در کارشان دسترسی داشته باشند تا آن را نزدیک شدنی تر بسازد. ازطریق آموزش باید نگرانی­ها درمورد پیچیدگی را تعدیل کرد.

5- نگهداری: نگهداری در گذشته، هزینه ی زیادی دربرداشت که تجارت­های کم بازده را از پذیرش ERP می ترساند. یک شرکت نه تنها به پرسنل فناوری اطلاعات برای رسیدگی به تکه‌­ها نیازدارد، بلکه هزینه­ی ارتقای موردنیاز سیستم و امنیت غالباً باید به فروشنده یا ارائه دهنده ی خدمات بخش ثالث برای کارشناسی اش پرداخت کند. نگرانی انجام این کار با سیستم SaaS کمتر است، زیرا ارائه دهنده مراقب نگهداری است و مرتباً همه­‌ی مشتریان را به سمت آخرین نسخه سوق می­دهد- و با هزینه‌­ی آبونمان ساخته می­شود. شرکت­های نگران نگهداری باید تامین کننده­‌ی بالقوه را برای اطمینان از عرضه ی سیستم SaaS توسط فروشنده کاملاً بررسی کنند.

6- مسائل سیاستی و فرایند را رفع نمی­کند: اگر فرایندهای ناکارآمد یا مستعد خطا دارید، ERP لزوماً رفع آنها را نخواهد کرد، ولواینکه دقت را افزایش دهد. این درحالی است که ERP می تواند مشکل عملیات را آشکارسازد و در آرام کردن توفان ذهنی تان در انجام بهتر کسب و کار کمک کند. همین قضیه برای سیاست هایی که سازمان را عقب نگه می­دارند صدق می­کند-  این شما هستید که باید این موارد را تنظیم کنید و سپس سیستم را برای پشتیبانی از روش­های بهتر تجارت پیکربندی کنید.

پنج ویژگی کلیدی سیستم های ERP

چند ویژگی بنیادی وجود دارند که سیستم ERP را می سازند و آن را از انواع نرم افزارهای دیگر متمایز می کنند. این ویژگی ها بشرح ذیل هستند:

1- پایگاه داده­ی مشترک: ریشه ی بسیاری از مزایای ERP در پایگاه داده­ی مشترک است که به سازمان­ها امکان می­دهند اطلاعات دپارتمان های متعدد را دریکجا متمرکز کنند. نیاز به ادغام دستی مجموعه داده­‌های مجزا که هریک توسط عملکردهای تجاری کنترل می شوند، با کمک منبع واحد داده حذف می­شود. دیدگاه همسان (منسجم) و میان کارکردی شرکت با کمک یک پایگاه داده مشترک امکان پذیر می­شود.

2- UX/UI همسان: در کل بخش­ها و نقش­ها، همه از یک رابط کاربری (UI) یکسان استفاده می­کنند و تجربه کاربری مشابه (UX) با ERP دارند. شکل و ظاهر ماژول های مدیریت موجودی، HR و مالی همگی یکسان هستند و عملکرد مشترکی دارند. بنابراین، میزان پذیرش نرم افزار زیاد می­شود و حرکت بین دپارتمان ها برای پرسنل آسانتر می شود. UX و UI همسان به بهره وری می­‌انجامد، زیرا کاربران می­توانند اطلاعات همه‌­ی مراکز تجاری را بسرعت پیدا کنند و درک کنند.

3- یکپارچگی فرایند تجاری: ERP باید از توانایی پشتیبانی و یکپارچگی فرایندهایی برخوردار باشند که کسب و کارتان را موفق می کنند، خواه با حسابداری مرتبط باشد، زنجیره ی تامین یا بازاریابی. پلتفورم صحیح از توانایی یکپارچه سازی مجموعه فرایندهای متنوع برخوردار است- با مرتبط کردن جریان های کاری که در موفقیت شرکت نقش مهمی دارند، بهره وری و دید را افزایش می­دهد و این به معنای هزینه‌­های پایین تر است.

4- خودکاری: دیگر ویژگی اصلی نرم افزار ERP امکان خودکاری وظایف تکرارشونده مثل دستمزد و حقوق، پردازش سفارش و گزارشگری است. ورود داده‌­های دستی و بعضاً تکراری با انجام این کار کم می­شود سبب هدرنرفتن زمان و کمینه­سازی خطاها می­شود. اتوماسیون (خودکاری) وقت کارکنان شما را آزاد می­کند تا روی کارهایی با ارزش افزوده که از دانش و مهارت­های ویژه آنها بهره می­برد تمرکز کنند.

5- تحلیل داده‌­ها: یکی از ارزشمند ترین جنبه­های ERP مجزا کردن اطلاعات است. وقتی شما داده­های هر بخش از کسب و کارتان را در گزارش های با درایت ترکیب می­کنید و تطبیق می­دهید، حوزه‌­هایی را آشکار می سازید که مطابق انتظار خوب کار می­کنند و آنهایی که مطابق انتظار پیش نمی روند. رهبران می­توانند مشکلات را تحلیل کنند و بلافاصله برای حل آنها دست به کار شوند.

انواع مدل ­ها و روش های استقرار ERP

مدل­های متنوع استقرار ERP نیازهای سازمان­های مختلف را عنوان می­کنند. نحوه­ی کار هریک از ERPها و تفاوت­های کلیدی شان در اینجا توضیح داده می­شود:

ERPی درون­سازمانی: بنگاه کاری با سیستم درون­سازمانی، نرم افزار را روی سرورهای خود اجرا می­کند و مسئول امنیت، نگهداری، ارتقاها و رفع دیگر مشکلات است. نگهداری معمولاً به کارمندان IT درون­ سازمانی و متخصص نیازدارد. ERPی درون­سازمانی برای سال های بسیار تنها گزینه بود، اما عمومیت این مدل استقرار در سالیان اخیر بسرعت کم شده است و IDCی ناظر بازار نزول ادامه دار آن را تخمین می­زند (چارت ذیل را بنگرید).

ERPی مبتنی بر ابر: این نوع ERP روی سرورهای ازراه دور اجرا می­شود که توسط طرف سوم اداره می­شوند. کاربران معمولاً ازطریق جستجوگر وب به ERPی ابری دسترسی دارند که انعطاف­پذیری بیشتری به آنها می­دهد- آنها با اتصال به اینترنت می توانند اطلاعات و گزارش­ها را از هرجایی جستجو کنند. چندین گزینه­‌ی استقرار برای ERPی ابر ازجمله یک مستاجری و چندمستاجری وجود دارند.

یک مستاجری: راه حل، نمونه ی مجزایی از ERPی بکاررفته توسط یک شرکت است که فضای سرور را به اشتراک نمی­گذارد. کنترل بیشتر کلاینت روی نرم افزار و اجازه­ی سفارشی سازی بیشتر فراهم می­شود و گردش کار هم بیشتر می­شود. در راه حل چند مستاجری، چند سازمان از یک نمونه نرم افزار و سخت افزار استفاده می کنند. اکثر راه حل­های  SaaS ERP چندمستاجری هستند و فروشنده­ی نرم افزار به همه­ی بروزرسانی­ها و ارتقاها رسیدگی می­کند و مرتباً مشتریان را به آخرین نسخه سوق می­دهد. نیاز به تیم IT درون­سازمانی کمتر است و تضمین می­کند که شرکت­ها همیشه آخرین نمونه­ی بروزشده و ایمن نرم افزار را دارند.

IDC تخمین می­زند که استفاده از ERPی برپایه­ی ابر بین 2019 و 2024 بیش از دوبرابر خواهد شد.

ERP هیبرید (ترکیبی): ERP هیبرید، ارکان استقرار ابری و یکبارخرید (درون سازمانی) را ترکیب می­کند. رویکرد هیبرید، ERPی دو ردیفی است و شرکت ERPی درون سازمانی اش را سرجای خود در دفاتر مرکزی حفظ می­کند و از سیستم های ابر در برخی اداره­‌های منطقه یا شرکت­های تابعه استفاده می­کند. بنابراین راه حل­های ابری با سیستم درون سازمانی یکپارچه می شوند. برخی شرکت­ها ممکن است بخاطر برخی نیازهای تجاری درعین الصاق (چسبیدگی) به سیستم­های درون­سازمانی شان برای عملکردهای دیگر به راه حل­های ابری پناه ببرند. در هر صورت ، سیستم های ابری باید به سیستم عامل داخلی متصل شوند تا جریان مداوم اطلاعات را تضمین کنند – اغلب گفتن آن از انجام کار آسان تر است.

ERP منبع باز: ERP منبع باز همانند سایر برنامه های منبع باز، یک گزینه ارزان قیمت و بعضاً رایگان است که برای برخی از شرکت­ها مناسب است. بسیاری از ارائه دهندگان منبع آزاد ERP به مشاغل این امکان را می دهند که نرم افزار خود را به صورت رایگان بارگیری کنند و فقط درصورتی که مشتری بخواهد دسترسی ابری داشته باشد، هزینه کم سالانه را دریافت می کنند. این راه حل­ها با رابط های مدرن تر مبتنی بر وب و تعداد روزافزون ماژول ها بهبود یافته اند، اما شرکت­ها باید بدانند که با ERP منبع باز چه چیزی را می پذیرند. پشتیبانی از طرف ارائه دهنده حداقل خواهد بود و تنظیمات و بهبود سیستم معمولاً متوجه مشتری است. این بدان معناست که شما به کادر فنی با دانش عمیق در مورد نحوه تولید و پیکربندی نرم افزار نیاز دارید.

سیستم های ERP بواسطه ی اندازه ی تجارت

درآمد و یا تعداد کارمندان تنها عاملی است که نیازهای ERPتان را شکل می­دهد. هیچ سیستم واحدی برای هر شرکت کوچک، متوسط یا بزرگ بهترین نخواهد بود. اما جنبه­های مختص به این بخش ها و نیز مدل های استقرار مورد علاقه وجود دارند.

ERPی کسب و کارهای کوچک: شرکت­های کوچک، برای اجتناب از نرم افزاری که قابلیت عملکردی بمراتب بیشتر از نیاز شرکت دارد، باید نیاز خود را دقیقاً معین کنند. این کار مانع هزینه­‌تراشی می شود و آموزش موردنیاز برای کارمندان را کاهش می­دهد. این درحالی است که سیستم باید از توانایی مقیاس­بندی و پشتیبانی از ابتکارات جدید با گذشت زمان و نیز فرایند اجرایی آسان برخوردار باشد. به این دلیل است که ERPی ابری بهترین گزینه برای کسب و کارهای کوچک است – در مقایسه با گزینه­‌های داخلی یا هیبریدی- هزینه‌­های کمتر، جدول زمانی تنظیم سریعتر و نیاز کمتری به منابع فنی دارد. مقیاس­پذیری و ایفای نیازهای کسب و کار با رشد آن به کمک ابر عرضه می­شود و ارائه دهنده­ی مناسب می­تواند ماژول ها و ویژگی های موردنیاز را تامین کند.

ERPی کسب و کارهای متوسط: شرکت­های متوسط ​​خواهان پلتفورمی هستند که بتواند همه عملکردهای تجاری آن را با ماژول­های تخصصی پشتیبانی کند و مانند شرکتهای کوچکتر، فروشنده ای را انتخاب کند که نیازهای آینده را با مقیاس پذیری برآورده کند.

چون بسیاری از سازمان­های متوسط اندازه فاقد تیم های بزرگ IT هستند، نرم افزار ERPی ابر در این بخش بسیار رایج است. راه حل های SaaS علاوه بر کاهش هزینه­‌های اولیه، برای شرکتی که کارشناسان تخصصی­اش را محدودکرده است، کاربرپسندتر هستند. این درحالی است که کسب و کارهای متوسط که به سفارشی­‌سازی­های متعدد نیازدارند یا باید از سیاست­های نظارتی پیروی کنند که مانع ذخیره‌­ی اطلاعات در ابر می­شوند، می­توانند استقرارهای درون­سازمانی یا رویکرد ترکیبی را انتخاب کنند. این گروه درمقایسه با کسب و کارهای کوچک باحتمال بیشتر از سرمایه ی مالی و انسانی برای پشتیبانی از این مدل برخوردار است.

ERPی شرکتی: شرکت­ها باید نرم افزاری را انتخاب کنند که بتواند از همه­ی مولفه­های کسب و کارشان پشتیبانی کنند و سریعاً فهرست رقبا را کاهش دهد. شرکت­ها به سیستم­هایی نیازدارند که بتواند داده­های بسیار را بگیرد، پردازش و تفسیر کند و به درخواست بسیاری از واحدهای تجاری رسیدگی کنند.

ERPی هیبرید و درون­سازمانی که راه حل­های درون­سازمانی و ابر را ترکیب می­کند، در شرکت­ها عمومی­ترین هستند، زیرا ERP را قبل از دسترسی به سیستم­های کاملاً ابری پذیرفته اند. اگرچه انتقال ERP گسترده به فضای ابری یک کار طولانی و زمان بر است، بیشتر شرکت­های بزرگ دنیا با درک مزایا و تلاش برای قرار دادن خود در موقعیت بهتر برای رشد آینده، این قدم را برمی­دارند. برخی شرکت­ها ERPی دو ردیفی را مستقرکرده اند که از راه‌­حل SaaS در برخی بخش­های کاری استفاده می­کند و با ERPی درون­ سازمانی ادغام می­شود.

ماژول­های ERP

ERP شامل ماژول های مختلف است- مجموعه ای از ویژگی های مناسب برای جنبه های مختلف کسب و کار ازجمله نقش های پشت میزی و جلومیزی طراحی شده است. تجزیه و تحلیل سریع ماژول های ERP که به طور گسترده استفاده می شوند، در اینجا آورده شده است.

• مالی: ماژول مالی، اساس تقریباً هر سیستم ERP، دفتر کل و همه داده­های مالی را مدیریت می­کند. این ماژول هر تراکنش از جمله حساب­های پرداختنی (AP) و حساب­های دریافتنی (AR) را ردیابی می­کند و مغایرت گیری ها و گزارشگری مالی را کنترل می­کند.
• تدارکات: ماژول خرید، خرید اعم از مواد اولیه یا کالاهای تمام شده را مدیریت می­کند. این ماژول می تواند درخواست قیمت ها و سفارشات خرید را به طور خودکار انجام دهد و هنگامی که با برنامه ریزی تقاضا مرتبط باشد، خرید بیش از حد و کم خریدی را به حداقل می­رساند.
• ساخت: تولید می تواند پیچیده باشد و این ماژول به شرکت­ها کمک می­کند تا تمام مراحل تولید محصولات را هماهنگ کنند. با این ماژول می­توان اطمینان حاصل کرد که تولید مطابق تقاضا است و تعداد اقلام در حال انجام و تمام­شده را پایش می­کند.
• مدیریت موجودی: ماژول مدیریت موجودی، سطح موجودی جاری تا SKU را نشان می­دهد و آن ارقام را بلافاصله بروز می­کند. همچنین متریک­های مرتبط با موجودی کلیدی را سنجش می­کند. هر شرکت محصول محور برای بیشینه­سازی کالای موجود مبتنی بر تقاضای جاری و پیش بینی شده به این ماژول نیاز دارد.
• مدیریت سفارش: این اپلیکیشن، سفارش مشتریان از همه­ی کانال ها را پایش و اولویت­بندی می­کند و مسیر تحویل کالا را پیگیری می­کند. ماژول مدیریت سفارش می­تواند سرعت تحقق و زمان تحویل را تسریع کند و تجربه مشتری را بهبود بخشد.
• مدیریت انبار: ماژول مدیریت انبار، فعالیت­های انبار ازجمله دریافت، انتخاب، بسته بندی و بارگیری را هدایت می­کند. این ماژول با شناسایی راه های موثرتر در اجرای این کارها می تواند سبب صرفه­‌جویی زمان و هزینه شود.
• مدیریت ارتباط با مشتری (CRM): CRM ماژول عمومی برای کسب و کارها در صنایع مختلف است. این ماژول کلیه­ی ارتباطات با مشتری ها را پیگیری می­کند، به مدیریت رهبری (لید) کمک می­کند و می­تواند خدمات به مشتری و بیشترشدن فروش­ها را ارتقا دهد.
• خودکاری خدمات حرفه ای (PSA): مشاغل خدماتی اغلب از ماژول اتوماسیون خدمات حرفه ای (PSA) برای برنامه­ریزی و ردیابی پروژه­ها از جمله زمان و منابع صرف شده برای آنها استفاده می­کنند. این ماژول می­تواند صورتحساب مشتری را ساده سازد و همکاری بین کارکنان شاغل در یک پروژه را ترغیب می­کند.
• مدیریت نیروی کار (WFA): ماژول مدیریت نیروی کار (WFM) حضور و ساعات کار را پیگیری می­کند و برخی نیز می­توانند لیست حقوق را مدیریت کنند. این ابزار می­تواند حضور و بهره وری توسط بخش، تیم و هر کارمند را ثبت کند.
• مدیریت منابع انسانی (HRM): نسخه ی ماژول مدیریت منابع انسانی (HRM) یا مدیریت سرمایه­ی انسانی (HCM) از ماژول WFM. این ماژول، سوابق کارمندان با اطلاعات جزئی نظیر PTOی دردسترس و بازبینی عملکرد را حفظ می­کند و می­تواند رویه­های نیروی کاری را در جمعیت شناسی­ها و دپارتمان­های مختلف بفهمد.
• تجارت الکترونیک: ماژول تجارت الکترونیک به خرده فروشان و برندها امکان می­دهد بک اند و فرانت اند فروشگاه­های انلاین شان را مدیریت کنند. آنها می­توانند ظاهر و حس سایت را تغییر دهند و صفحات محصول را با این نرم افزار اضافه و بروز کنند.
• خودکاری بازاریابی: این ماژول، تلاش­های بازاریابی را در همه­ی کانال­های دیجیتال- ایمیل، وب، رسانه اجتماعی- مدیریت می­کند و سازمان­ها می­توانند پیام شان را بهینه و شخصی سازی کنند. ابزار خودکاری بازاریابی می­تواند به افزایش فروش و وفاداری مشتری منجر شود.

بهترین رویه­ های ERP

نرم افزار ERP اکثراً حول بهترین رویه های احراز شده ساخته می شود. ارائه دهنده ی نرم افزار، جریان­های کاری و قابلیت عملکردی را مبتنی بر تجربه‌­ی کاری اش با صدها یا هزاران مشتری طراحی می­کند و تا حد ممکن انطباق را تشویق می­کند، اگرچه برای تعدیل فرایندها انعطاف پذیر است.

پایبندی به بهترین رویه‌­های استاندارد- صنعت از مزایای تجاری عمده ی برخوردار است. شرکت­ها غالباً درمی­یابند که فرایندها بهبود می یابند، مدرن می­شوند، راندمان عملیاتی زیاد می­شود و رقبا را پشت سر می­گذارند. مشاهده­‌ی بهترین رویه­‌ها به شرکت­ها کمک می­کند از استانداردهای مالی کلیدی تبعیت کنند. فروشندگان پیشروی ERP نسخه های مخصوص عمودی نرم افزاری شان را عرضه می­کنند که شامل بهترین رویه­‌ها برای هر بخش است.

اجرای ERP

اجرای ERP پروژه ی مهمی است که بدون آماده سازی (تدارک) مناسب سبب ازدست رفتن زمان و پول می شود.  اینکه دقیقاً چه مدت این پروژه طول می کشد و هزینه آن به عوامل زیادی بستگی دارد، از جمله مدل استقرار، استراتژی اجرا، پیچیدگی سیستم، اندازه شرکت و منابع اختصاص یافته به آن.

چک لیست (فهرست بازبینی) راه اندازی ERP

هفت مرحله ی اجرا

همانند سایر ابتکارعمل ها، شرکت­ها می­توانند از چالش­های وقت­گیر در خلق برنامه­‌ی اجرایی جلوگیری کنند.

آماده­‌سازی نتیجه می­دهد.

هفت مرحله‌­ی کلیدی اجرای ERP دراینجا آورده شده است.

1- کشف و برنامه ریزی: برای شروع، تیم میان کارکردی را برای تعیین آنچه شرکت دقیقا از سیستم ERP نیازدارد تشکیل دهید. این تیم باید فرایندهای ناکارآمد و سایر موانع رشد اقتصادی شرکت را شناسایی کند.

2- ارزیابی و انتخاب: حال که تیم سند موردنیاز را دارد، وقت آن است که پیشنهادات پیشرو را ارزیابی کرده و بستری را انتخاب کنید که بتواند به بهترین وجه مشکلات موجود را برطرف کند، نیازهای همه بخش ها را برآورده کند و رشد شرکت را تقویت کند.

3- طراحی: تیم اجرایی  در این مرحله می فهمد که آیا سیستم می تواند از گردش کار موجود پشتیبانی کند یا خیر و اینکه کدام فرایندها ممکن است نیاز به تغییر داشته باشند. این زمان نیز برای شناسایی هرگونه سفارشی سازی مورد نیاز است.

4- توسعه: متخصصان فنی داخلی و / یا خارجی نرم افزار را پیکربندی می کنند تا نیازهای تعریف شده شما را برآورده کند و انتقال داده­های شرکت را به راه حل جدید آغاز کند. اکنون وقت آن است که تصمیم بگیرید چگونه کارمندان را در سیستم آموزش دهید و جلسات زمان­بندی و تولید یا دستیابی به مواد آموزشی مورد نیاز را شروع می­کنید.

5- این مرحله ای نیست که آن را نادیده بگیرید- اطمینان از اینکه همه­‌ی کارها مطابق انتظار است و رفع مشکلات پیش بینی نشده بسیار مهم است. کاربران کل شرکت را هنگام تست پلتفورم درنظربگیرید.

6- استقرار: وقت زندگی کردن فرارسیده است. در ابتدای کار اغلب وقفه ایجاد می­شود و کسب و کارها باید آموزش کارمندان را در اولویت قرار دهند تا مقاومت در برابر تغییر را کاهش دهند. بعضی از شرکت­ها انتخاب مرحله به مرحله را انتخاب می­کنند، در حالی که دیگران همه­ی ماژول­ها را همزمان با هم بکار می­گیرند.

7- پشتیبانی: مطمئن شوید که کاربران هرآنچه برای بهره مندی از سیستم جدید موردنیاز است، در اختیار دارند. یک فرایند درحال پیشرفت که شامل پیکربندی­های اضافی، اغلب با کمک مشاوران متخصص یا فروشنده است.

بهترین رویه های اجرا

هنگام شروع پروژه، بهترین روشهای پیاده سازی را در نظر بگیرید:

حمایت مالی حامی اجرایی: چنین پروژه ی دامنه دار و حیاتی نیاز به حمایت رهبری عالی دارد- چندین مدیر در حالت ایده آل که نماینده ی واحدهای تجاری مختلف هستند.

برنامه ریزی را هرچه زودتر شروع کنید: برای ترسیم نیازهای ERP، وظایف را اولویت بندی کنید و فرایندهای موردنظر برای بهبود و ارزیابی فروشندگان متعدد را شناسایی کنید.

ارتباطات و همکاری: ارتباطات در کل پروژه، از کشف تا توسعه، استقرار و فراتر از آن ضروری است. ورودی را از کل کارمندان سازمان درخواست کنید، برای اطمینان از اینکه نرم افزار در کارهای روزمره به همه کمک خواهد کرد.

انتظارات منطقی تعیین کنید: یک جدول زمانی مشخص همراه با هزینه­های مورد انتظار و زمان مورد نیاز کارمندان را برای هر مرحله از پروژه تعیین کنید. مطمئن باشید  ذینفعان دست اندازهای این مسیر را درک می­کنند.

بهترین KPI­ها را انتخاب کنید: با گروه متنوعی از رهبران کسب و کار برای انتخاب ارزشمندترین KPI با شرکت­هایی که سیستم باید پیگیری کند، همکاری کنید. اهداف بزرگ سازمان را در ذهن داشته باشید.

یکپارچگی ERP

تقریباً هر سازمانی که قصد اجرای ERP را دارد، سیستم هایی در اختیار دارد که می تواند با ماژول­های ERP مورد بررسی جایگزین شود. بدین ترتیب، بخشی از اتخاذ سیستم ERP شامل آن است که کدام سیستم­های موجود جایگزین شوند، کدام سیستم­ها یکپارچه شوند و چه کسی در جای خود باقی می­ماند.

به یاد داشته باشید هرچه اطلاعات بیشتری به ERP وارد شود، ارزش بیشتری از سرمایه گذاری خود کسب می کنید، بنابراین از کنار گذاشتن سیستم ها برای جدا بودن از ERP خودداری کنید.

تصمیم گیری در مورد زمان ادغام سیستم­های موجود با ERP و زمان جایگزینی این سیستم ها با ماژول­های فروشنده ERP به سه ملاحظه منجر می­شود:

ابتدا، آیا سیستم موجود کار موردنیاز را انجام می­دهد یا نه؟ در غیر این صورت، موارد خوبی برای استفاده از ماژول مربوطه ی ارائه شده توسط فروشنده ERP وجود دارد.

ثانیاً اگر سیستم موجود نگهبان است، آیا رابط از سمت فروشنده­ی ERP، فروشنده­ی سیستم موجود یا طرف سوم برای کسب جریان داده­ها بین ERP و سیستم موجودتان وجود دارد؟ و اگر چنین است، چقدر خوب است؟ مهاجرت داده­ها پیچیده است. این رابط ها می توانند کار مناسب یکپارچگی سیستم­ها را از فروشندگان مختلف انجام دهند، اما کیفیت و تعهد برای بروزرسانی ها ممکن است تغییر کنند: ارتقای ERP یا سیستم مستقل ممکن است سبب تفکیک رابط­ها شود که مستلزم کار دوباره است. عدم رابط جدید در بدترین مورد می­تواند طرح های ارتقا را کاملاً ازخط خارج کند.

سوم ، درصورت وجود رابط، آیا در زمان واقعی کار می­کند و تمام داده­های لازم را از هر سیستم به داخل و خارج منتقل می­کند؟ برخی از رابط­ها در زمان واقعی کار می­کنند، برخی دیگر سیستم­ها را به صورت روزانه یا هفتگی همگام­سازی می کنند. برخی فقط مجموعه ی محدودی از داده­ها را بین سیستم­ها منتقل می­كنند و برخی دیگر فقط در یك جهت كار می­كنند – مثلاً از سیستم مدیریت موجودی به ERP ­­. اگر تیم شما پیکربندی­های سفارشی گسترده انجام داده باشد، ممکن است برخی داده­ها برای رابط شناخته نشوند.

اگر تصمیم به حفظ بهترین نوع سیستم ها و یکپارچگی آنها با ERPی انتخاب شده تان گرفته اید، درک می­کنید که رابط ها با بررسی عملکرد جاری، بخشی از هر چرخه­ی ارتقا خواهند شد که سبب سفارشی­های گسترده می­شوند. اگر هدف تان، خودکارکردن عملکردهای پشت صحنه سازمانی است، عملیات دوسویه و فوری مهم است. مطمئن شوید کارشناس متخصص، هم درون سازمان یا ازطریق یک شریک یا تامین کننده، برای حفظ جریان داده­ها دارید.

هزینه­ ی ERP

هزینه­ ی پروژه­ی ERP تاحدزیادی بسته به فروشنده، ماژول­ها و مدل استقرار فرق می­کند. بطورکلی، گستره­ی هزینه­های کلی از کمتر از 10000 دلار در سال تا میلیون­ها دلار است. سیستم­های ERP با نیازهای مخاطب هدف در ذهن قیمت­گذاری می­شوند، بنابراین ERPهای ساخته شده برای تجارت­های نوظهور و سریع الرشد، نسبت به آنهای مورد استفاده توسط 500 شرکت ثروت، مقرون بصرفه تر خواهند بود.

هزینه­ های اولیه ی ERPی مبتنی بر ابر و مخصوصاً گزینه های SaaS چندمستاجری نسبت به نرم افزار درون­سازمانی معمولاً پایین تر هستند، زیرا هیچ سخت افزاری برای بکارگیری یا استخدام کارشناسان سیستم وجود ندارد. با راه حل SaaS، فروشنده مراقبت نگهداری است و از مشتریان خود سالانه هزینه می­گیرد که اغلب به ازای هر کاربر است.

قیمت ERP مبتنی بر ماژول موردنیاز شما فرق خواهد کرد. راه حل­ها ممکن است با عملکرد اصلی امور مالی و مدیریت موجودی اولیه / سفارشات همراه باشند، اما افزودن ماژول­های مکمل هزینه اضافی را به همراه دارد.

شرکت­ها با نرم افزار درون­سازمانی، مجوز دائمی خریداری می­کنند که گرانتر است، اما یکبار برای همیشه هزینه می­کنند. بهای این نرم افزار همانند SaaS بسته به نوع و تعداد ماژول­های موردنیاز فرق خواهد کرد. اما آنهایی که سیستم­های درون­سازمانی را انتخاب می کنند، روی سرورها و زیرساخت دیگر برای جای دادن نرم افزار هزینه می­کنند، هستند برای هزینه­های نگهداری غالباً درتنگنا قرار می گیرند و ممکن است به پشتیبانی پرسنل ITشان نیازپیدا کنند. مدل هیبریدی می­تواند حتی گران­تر باشد، باتوجه به اینکه علاوه بر دستمزد آبونمان برای اپلیکیشن های ابری، به منابع بسیار برای پشتیبانی از ERPی درون سازمانی نیازدارد.

درآخر، بخاطر داشته باشید که هزینه­‌های ERP فراتر از حد مجوز هستند. هزینه­های عملیات و اجرا دررابطه با با سفارشی سازی، نگهداری، آموزش، ارتقا و پشتیبانی را هنگام محاسبه‌­ی TCOی راه حل­های مختلف ERP درنظربگیرید. این هزینه­ها از یک ارائه دهنده به دیگری فرق خواهند کرد، بنابراین در انجام این کار محتاط باشید و سوالات زیادی را برای تخمین حدودی هزینه‌­های کلی،  Capex و Opex بپرسید.

تاریخچه­ ی ERP

آنچه اینک با عنوان ERP اشاره می­کنیم، در دهه ی 1960 با اختراع سیستم­های برنامه ریزی مورد نیاز مواد (MRP) شروع شد. تولیدکنندگان از نرم افزار MRP برای برنامه­ریزی زمان بندی تولید، اطمینان از داشتن تجهیزات ضروری برای تولید محصول و پیگیری موجودی تمام شده استفاده کردند. برنامه­ریزی منابع تولید توسعه یافته یا سیستم های MRP II دو دهه بعد توسط فناوری ارائه شد. درحالیکه هدف نرم افزار MRP II هنوز تولیدکنندگان هستند، قابلیت های جدید برای بهبود برنامه ریزی تولید عرضه کرد.

هویت کنونی ERP بعنوان پلتفورم مدیریت تجاری یکپارچه تا دهه ی 1990 شکل گرفت. این فناوری ابتکاری که وارد کسب و کار شد، از حسابداری تا توسعه‌­ی محصول تا تولید، تکمیل سفارش و HR را در یک پایگاه داده مشترک قرار داده است. هزینه­های عملیاتی و سرمایه ای این راه حل های بهنگام ERP زیاد است. شرکت­ها باید سرور خریداری کنند، تیم IT با تخصص مناسب استخدام کنند و برای مجوز و اجرا هزینه کنند. پس از آن صورتحساب­های بزرگی برای نگهداری و به روزرسانی ارائه شد.

درحالیکه راه حل­های ERPی میزبانی شده از ارائه دهندگان خدمات سرویس قبل از ظهور ERPی ابر دردسترس بودند، این سیستم­ها گران و پیچیده شدند.

سپس، NetSuite در 1998 اولین ERP ابر را راه اندازی کرد. مدل عملیاتی ابر، این فضا را متحول کرد زیرا سرمایه گذاری پیش پرداخت را تاحدزیادی کاهش داد و هزینه­های عملیات را قابل پیش بینی کرد. به خرید سرورها یا استخدام پرسنل IT نیازی نبود، زیرا فروشنده زیرساخت را مدیریت می­کرد و ارتقا بصورت خودکار پیش می­رفت.

این امر ERP را در دسترس شرکتهای کوچکتر قرار می­دهد و به نوبه خود موجب رشد و سودآوری می­شود.

ERP ابر از آن زمان تاکنون بسیاری از نوآوری‌­هایی را که طی دو دهه گذشته شاهد آن بوده ایم، مورد استفاده قرار داده و تقویت کرده است. این مدل محاسباتی به شرکت­ها این امکان را داده است تا هم در بخش­های داخلی و هم با شرکای خارجی همکاری بهتری داشته باشند و باعث ایجاد بینش جدیدی شود که موجب صرفه­‌جویی در وقت و هزینه کسب و کارها شده و آنها را به جلو سوق می­دهد.

آینده­ ی ERP

اینک که شرکت­ها به فواید بیشمار ناشی از ERP پی برده اند، در جستجوی راه­های ارتقای آن هستند. فناوری هایی نظیر هوش مصنوعی (AI)، زنجیره ی بلوکی (بلاکچین)، واقعیت افزوده (AR) و اینترنت اشیا (IoT) درحال شکل­دهی روندهای ERPی امروز هستند. بسیاری از این فناوری­ها پیش ازاین در راه حل­های ERPی پیشرو در صنعت تعبیه شده اند.

مثلاً هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی می­تواند مغایرت­های حسابرداری را خودکار کنند و تراکنش­های نیاز به بررسی دقیق را مشخص کنند. با این کار در وقت تیم حسابداری صرفه جویی می­شود و کاری را که منتظر آن هستیم، کم می­کند. فناوری یادگیری ماشین با پردازش تراکنش­ها بیشتر بهبود می­یابد و می­تواند به توسعه‌­ی پیش بینی­های دقیق تر کمک کند.

داده­های بسته های زنجیره­ی بلوکی در فرمت امن می­توانند شفافیت بین شرکت­ها در زنجیره­ی تامین را افزایش دهند. وضعیت محصولات ویژه با جزئیات مشخص می‌­شود و ردیابی حسابرسی عمیق از سفر یک ماده از ماده­ی اولیه تا کالای خوب ایجاد می­کند. اطلاعات از ERP ارائه می­شوند و سبب درون­‌آگاهی می­شود.

واقعیت افزوده در خرده فروشی جایگاه خود را بدست آورده است و به مصرف کنندگان اجازه می­دهد عملاً یک فرش یا تصویر سه بعدی از یک مبلمان را در اتاق نشیمن خود قرار دهند تا قبل از خرید از نحوه­ی شکل­گیری آن مطلع شوند. تمام نقاط داده و تصاویر مورد نیاز برای کار AR می توانند در ERP ذخیره شوند.

درآخر، بیشتر شرکت­ها به ارزش دستگاه­‌های اینترنت اشیا نظیر حسگرها، اسکنرها و دوربین ها پی برده اند که می­توانند اطلاعات را به ERP بدهند. مثلاً حسگری که عملکرد یک قطعه از تجهیزات اتوماسیون انبار را پایش می­کند، با کُندشدن عملیات دستگاه به مدیر هشدار دهد. این هشدار، نشانه­‌ی نیاز به تعمیر است و مداخله قبل از مختل­ شدن عملیات صورت می­گیرد. ردیاب اینترنت اشیا روی کامیون می­تواند نشان دهد که رانندگان مسیرهای ناکارآمدی را طی می­کنند و پیشنهاد می­کند همیشه از GPS استفاده کنند.

انتخاب سیستم ERPی صحیح

ERP یک سیستم مهم تجاری است که باید با نحوه کار هر شرکت منطبق باشد، بنابراین بهترین پلتفرم وجود ندارد. قابلیت های مورد نیاز، مدل استقرار ترجیحی و اندازه شرکت در تصمیم­گیری شما هنگام خرید سیستم ERP تأثیرگذار است. به فروشندگان مستقر و با سوابق اثبات شده ی موفقیت در کار با شرکت­ها در حالت عمودی نگاه کنید. همیشه از مشتریان مرجع بخواهید و داستان­های موفقیت را بررسی کنید.

کسب و کارها برای فناوری­های نوظهور نظیر زنجیره­‌ی بلوکی و اینترنت اشیا باید نقشه ی مسیر ارائه دهنده‌­ی نرم افزار را ملاحظه کنند.

با ماژول های اساسی کسب و کار خود شروع کنید و از آنجا بسازید. شرکت­ها اغلب با یک ماژول مالی شروع می کنند تا وظایف اساسی حسابداری را خودکار کنند که به رهبران اجازه می­دهند پول نقد موجود و جریان پول به داخل و خارج از سازمان را به راحتی مشاهده کنند. شرکت­های محصول محور معمولاً خواهان مدیریت موجودی هستند تا سفارش فوراً رقمی شود زیرا این کار می­تواند صرفه­‌جویی سریع و قابل توجهی در خرید، ذخیره­سازی و حمل و نقل شود. نرم افزار تجارت الکترونیکی که به ERP متصل می­شود در اولویت فروشندگانی است که به این کانال فروش اعتماد می­کنند. از طرف دیگر، سازمان­های خدماتی برای ساده سازی پیگیری منابع و وقت و ساخت پروژه می­توانند با نرم افزار PAS (اتوماسیون خدمات حرفه ای) شروع کنند.

پس از آن، ماژول CRM یک سرمایه­گذاری محتاطانه است زیرا می تواند ارتباطات با مشتری را بهبود بخشد،  در حالی که ماژول­های زنجیره تامین برای تولید، تهیه و / یا مدیریت انبار می­توانند خرید و تولید را با تقاضا بهتر هماهنگ کنند. راه حل اتوماسیون (خودکاری) بازاریابی یکپارچه با ERP برای جذب و حفظ مشتری از طریق تکنیک­‌های خلاقانه از دیگر موارد منطقی است.

شرکت­هایی با بیشترین کارمند باید هرچه زودتر سیستم­های مدیریت سرمایه‌­ی انسانی (HCM)/ مدیریت منابع انسانی (HRMS) را برای بهبود تجربه­ی کارمند و کسب شهرت بعنوان یک محل کاری بسیار خوب اضافه کنند.

سیستم ERPی مناسب برای شرکت شما سیستمی است که نیازهای اکنون شما را پشتیبانی می­کند و به اندازه کافی مقیاس­پذیر است و با تجارت شما رشد کند ، با ماژول ها و ویژگی هایی که موجب صرفه­جویی می­شود و به شما کمک می­کند از فرصت­ها استفاده کنید.

این تصمیم بزرگی است، پس برای ارزیابی کامل همه­ی گزینه­ها وقت بگذارید.

خریداری و اجرای پلتفورم ERP دلهره آور و حتی ترسناک است. اما راه حل­های امروزی به شرکت­ها امکان می دهند اقدام کنند و آنچه نیاز دارند اضافه کنند. این نرم افزار قبلاً دراین حد دردسترس نبوده است و رهبران باید از آن استفاده کنند. ERP شرط لازم برای هر شرکتی شده است که برای رقابت کردن و برنده شدن می­خواهد قابلیت دید داشته باشد.

سوالات متداول ERP

ERP مخفف چیست؟

ERP مخفف برنامه ریزی منابع سازمانی است که توسط شرکت تحقیقاتی گارتنر در سال 1990 با اشاره به سیستم عامل­های مدیریت کسب و کار ابداع شد.

ERP به زبان ساده چیست؟

ERP نرم افزاری است که کسب و کارها برای اجرای و نظارت بر عملکرد روزانه خود به آن متکی هستند. این داده ­ها را از سراسر شرکت، از امور مالی تا زنجیره تأمین تا منابع انسانی، در یک مخزن مرکزی ذخیره می­کند و می­تواند تمام اطلاعات را تجزیه و تحلیل و گزارش کند.

ERP چگونه کار می­کند؟

ERP برنامه ای است که از یک پایگاه داده مرکزی استفاده می­کند و اطلاعات بخش های مختلف یک شرکت را دریافت می­کند. ERP شامل ماژول­های یکپارچه ای است که به عملکردهایی مانند حسابداری، مدیریت موجودی و CRM اختصاص یافته است. ERP به شرکت­ها مکانی واحد برای ذخیره، مشاهده، مدیریت و تفسیر داده‌­ها می­دهد.

آیا ERP فقط برای امور مالی و حسابداری است؟

در حالی که مدیریت مالی و حسابداری از عملکردهای اصلی ERP هستند، اما توانایی های سیستم بسیار فراتر از این بخش است. این توانایی می تواند وظایف مربوط به خرید، مدیریت موجودی و سفارش، مدیریت پروژه ی تولید، مدیریت نیروی کار، فروش و بازاریابی و موارد دیگر را به صورت خودکار انجام دهد و بهتر مدیریت کند.

چرا شرکت­ها از ERP استفاده می کنند؟

نرم افزار ERP به ابزاری گرانبها برای شرکت­ها تبدیل شده است، زیرا باعث صرفه­‌جویی عمده در وقت و هزینه می شود. ERP فراتر از وظایف خودکار، دید و گزارش در سطح شرکت فراهم می­کند که به مدیران می گوید تیم ها باید کجا زمان و توجه خود را متمرکز کنند که می­تواند به معنای رسیدگی فوری به مشکلات باشد.

تفاوت بین ERP و MRP چیست؟

سیستم MRP یا برنامه ریزی منابع مادی، مقدمه ای برای ERP بود که توسط تولید کنندگان برای آمادگی بهتر برای مراحل تولید مورد استفاده قرار می گرفت. وظایف مربوط به تولید سیستم های MRP  مانند تهیه و ردیابی موجودی فقط یکی از اجزای سیستم های ERP امروزی است.

ERP دو لایه چیست؟

ERP دو لایه رویکردی است که مورد توجه شرکت­های بزرگتر با شرکت­های تابعه، واحدهای تجاری مجزا یا دفاتر منطقه ای قرار گرفته است. این واحدهای تجاری یا دفاتر به جای اینکه مجبور شوند از ERP قدیمی استفاده کنند، با ERP کم مصرف – اغلب یک راه حل SaaS –  کار می کنند که با سیستم Tier 1 تلفیق شده است.

مزایای ERP مبتنی بر ابر چیست؟

بسیاری از مزایای ERP ابر بخاطر هزینه ­ها و دردسرهای کمتر است. راه حل ابری معمولاً ارزان تر و سریعتر اجرا می شود و ممکن است هزینه­‌های پس از اجرا کمتر باشد، زیرا فروشنده از کلیه‌­ی تعمیرات و نگهداری مراقبت می­کند. سیستم مبتنی بر ابر نیز می­تواند به طور یکپارچه از رشد شرکت شما پشتیبانی کند، زیرا فروشنده تمام سخت افزارها را مدیریت می­کند.

پیشنهاد ما

در آخر به شما پیشنهاد می کنیم که با بازدید از این صفحه نسبت به نرم افزار ERP ایرانی شرکت رای دانا، با نام تجاری Cyber ERP، اطلاعات کسب کنید!