از راه اندازی erp چه می دانید؟
پر واضح است زمانی که شرکت ها وسعت می یابند موارد مربوط به آنها نیز گستره ی وسیع تری پیدا می کند. برای مثال ممکن نیست به جمعیت افراد شاغل در یک اداره اضافه شود اما فرایندهای آن اداره گسترش نیابند. از اینرو نتیجه ای که حاصل می گردد این است که با بزرگ تر شدن سیستم، عملیات و فرایند های مرتبط با آن نیز افزایش پیدا خواهند کرد، به حدی که روش دستی به دلیل عدم دقت و زمانبر بودن دیگر جوابگوی اجرای تحلیل ها نخواهد بود و استناد به نتایج بدست آمده از این روش دیگر به قدر کافی اطمینان برانگیز تلقی نخواهد شد.
و اما در چنین شرایطی چه روشی پیشنهاد میشود؟ در چنین شرایطی قطعا دست اندرکاران به فکر راه اندازی سیستم هایی مبتنی بر هوش مصنوعی خواهند بود که این خلا را جبران کرده و دقت فرایندهای سازمانی را تا حد زیادی بالا ببرد. قطعا راه اندازی erp را می توان بهترین جایگزین برای روش های سابق دانست. بواسطه ی راه اندازی این سیستم میتوان به مدیریت منظم و دقیق پروسه های سازمانی پرداخت. اگر قصد دارید با مهم ترین نکات در راه اندازی erp بیشتر آشنا شوید لطفا تا انتها این مقاله را مطالعه بفرمایید.
شاید لازم باشد در ابتدا بدانیم که اصلا erp به چه معناست.
این کلمه مخفف عبارت لاتین Enterprise resource planning و به معنای سیستم برنامه ریزی منابع انسانی تعریف می شوند. در یک تعریف ساده این سیستم می تواند برای افراد و نیروی انسانی حاضر در سازمان، مواد اولیه، سرمایه و هر آنچه که یک شرکت یا سازمان در اختیار دارد برنامه ریزی کرده و افق دید ارائه دهد.
پر واضح است که یکی از بارزترین و مهم ترین خصوصیات راه اندازی erp، برنامه ریزی بصورت جامع و کامل است. البته این خصوصیت بدلیل استفاده از هوش مصنوعی امکان پذیر شده است. هوش مصنوعی این قابلیت را فراهم می کند تا نرم افزار با اطلاعات جامع و همه شمولی که در اختیار دارد با درصد خطای کمتری اقدامات لازم را انجام دهد.
راه اندازی erp، نحوه ی کار نرم افزار
نحوه ی کار نرم افزار erp بدین صورت است که شما به عنوان کاربر اطلاعات لازم را وارد نرم افزار می کنید و نرم افزار پیمانه های مختلفی را ایجاد کرده و به هدف تحلیل داده ها، پردازش اطلاعات را شروع میکند. این نرم افزار قادر است تا در مدت زمانی کوتاه اطلاعات جامع و دقیقی را با درصد خطای کم در ارتباط با عملکرد و بهره وری سازمان به شما بدهد. سرعت در فرایند تصمیم گیری، مهمترین خاصیت راه اندازی سیستم erp می باشد.
شاکله ی erp به شکل یک نرم افزار از پیش تعیین شده است اما تمام پیمانه های درون نرم افزار قابلیت تنظیم دستی را داشته و به کاربر این اجازه را می دهند تا هم ماژول ها را تغییر دهد و هم مقادیر را کم و زیاد کند. لذا این نرم افزار ماژولار، بسیار کاربردی، اطلاعات محور، فراگیر و سازمان نگر می باشد.
بطور کلی می شود این نرم افزار را اینگونه تعریف کرد که سازمان ها با استفاده از آن می توانند تمام فعالیت های انجام گرفته شده در واحد های مربوطه را بصورت مجموعه ای از برنامه ها و داده های جامع و کاربردی تعریف کرده و فرایند های مربوطه را به روشی آسان و بدون خطا بر روی آن انجام دهند.
لذا این نرم افزار یک نرم افزار مبتنی بر فرایند می باشد و میتواند بین عملیات های متفاوت انجام گرفته شده در یک کل از جمله عملکردهای مالی، عملکردهای اداری، عملکرد های مبتنی بر فروش، منابع انسانی و … یک ساختار یکپارچه ی اطلاعاتی را بوجود آورد. با راه اندازی erp میتوان به فرایند های سازمانی رسیدگی بیشتری کرد.
پیاده سازی ERP، مزیت خرید سیستم
چرا باید برای خرید سیستم erp اقدام کرد؟ خرید چنین سیستمی برای چه کسانی مزیت دارد؟
به عنوان دلیل اول می توان کمتر شدن نقص و خطا را اصلی ترین دلیل اقدام برای خرید ساختار erp دانست. زمانی که یک شرکت بزرگ میشود طبعا مسائل مربوط به آن نیز دامنه ی گسترده تری پیدا میکنند. مسائل مربوط به حسابداری، مسائل مرتبط با نیروی انسانی، مواد اولیه ی مورد نیاز شرکت و… به اندازه ی میزان گسترش شرکت گسترده میشوند و در این حالت ممکن است سیستم های قبلی، قادر به پاسخگویی به نیازهای جدید نباشند. از اینرو مهم است که سیستمی نصب کنیم که نیازهای فعلی را پوشش دهد و چه بهتر که این پوشش با سهولت و درصد خطای کمتری انجام شود. از اینرو راه اندازی erp به عنوان سیستمی که می تواند پاسخگوی نیازهای جدید باشد امری مهم تلقی می شود. به عنوان مثال شما یک نرم افزار حسابداری را تصور کنید که تنها قادر است در حوزه های کوچک و با اطلاعات کم فعالیت کند. مسلما وقتی نیاز ما گسترده تر میشود نرم افزار هایمان نیز باید گسترش یابند و erp نرم افزاری گسترش یافته محسوب میشود.
دلیل دوم در زیر سایه ی نیاز بیشتر به هوش مصنوعی و نیاز کمتر به نیروی انسانی نهفته است. مسلما زمانی که کسب و کار گسترش پیدا میکند بحث سرعت اهمیت بسیار زیادی پیدا میکند. هوش مصنوعی می تواند گزینه ی خوبی برای رسیدن به این انتظار تلقی شود. با وجود هوش مصنوعی هم سرعت افزایش می یابد، هم خطا کمتر می شود و هم نیروی انسانی شاغل در مجموعه، فرصت بیشتری برای رسیدگی به اموری که فعالیت مستقیم نیروی انسانی را می طلبند پیدا میکند.
بطور کلی می توان صرفه جویی در امورات مربوطه، سرعت عمل بیشتر، کاهش خطا در عملیات، فرصت های بیشتر به منظور افزایش درآمد و افزایش راندمان کسب و کار را از مزایای استفاده از سیستم erp دانست.
چگونه راه اندازی erp باعث صرفه جویی در هزینه ها خواهد شد؟
چگونه این نرم افزار باعث صرفه جویی در هزینه ها خواهد شد؟ جواب این سوال ساده است چرا که سرعت ارتباط مستقیمی با صرفه جویی دارد. مسلما با استفاده از این نرم افزار سرعت عملیات بالا میرود و از طرف دیگر فرایند صرفه جویی به حداکثر خواهد رسید. نحوه ی عملیات این سیستم نیز به اینگونه است که با اتوماتیک سازی فرایند ها بسیاری از وظایف را تا حد بسیار زیادی ساده کرده و از زمان زیادی که قبلا صرف انجام بعضی از کارها میشد صرفه جویی میکند. این صرفه جویی در زمان تاثیر زیادی بر صرفه جویی در هزینه دارد.
بطور کلی این سیستم می تواند باعث افزایش کیفیت و کاهش اتلاف زمان شود چرا که با حذف فرایندهای بیهوده، عملکرد بخش های مختلف را ساختاریافته تر کرده و با تکیه بر استانداردها یک کل منسجم و دقیق تر را ارائه میدهد.
لذا کاربران بعد از مدتی بر این امر صحه خواهند گذاشت که چه بهتر که بجای استفاده از چندین نرم افزار، تمام فعالیت های یکپارچه سازی را به یک نرم افزار واگذار کرده و با این عمل به کاهش هزینه‌های مربوط به خرید license یا مجوز، و مدیریت جامع تر برنامه‌های کاربردی پرداخته و نیاز پرسنل به یادگیری و کار کردن با نرم افزارهای جدید را به حداقل برسانیم.
همچنین با راه اندازی erp، نیاز به کارمندان بخش IT نیز به حداقل خواهد رسید. چون که سرویس دهنده با ارائه ی وظایفی چون مدیریت برنامه های کاربردی و مدیریت زیرساخت ها و بروز رسانی سیستم، نیاز ما به این بخش را به حداقل خواهد رساند.
یکی دیگر از مهم ترین فواید استفاده از سیستم ابری erp خلق فرصت های بیشتر و بهتر برای افزایش درآمد خواهد بود. لذا یکی از بهترین مزایای استفاده از این سیستم امکان تعامل بیشتر با مشتریان است، از اینرو این سیستم با سرعت عمل مثال زدنی و خطای کم، قادر است تا نیاز مشتریان را شناخته و با اطلاع از موجودی کافی در مدت زمان کوتاه، حداکثر تعامل را با مشتریان برقرار و به ارتباط موثر با آنها بپردازد. این چنین شما با راه اندازی erp قادر خواهید بود تا با یک تیر به چند نشان بزنید. یکی از این نشان ها رشد چشمگیر فروش است. سیستم ابری erp پشتیبان خوب و موثری برای تیم فروش خواهد بود. این سیستم دقت در پردازش اطلاعات و ثبت سفارش را به حداکثر ممکن خواهد رساند و این چنین هم فروش رشد پیدا میکند و هم زمان تحویل سفارش به مشتری به نحو چشم گیر و موثری افزایش پیدا خواهد کرد. و تمام اینها به لطف استفاده از هوش مصنوعی و اتوماتیک شدن امور امکان پذیر گشته است.
همچنین از این نکته غافل نشویم که این سیستم با گردآوری تمام داده ها و با دارا بودن یک مرجع ضبط اطلاعات مرکزی، تمامی داده های شرکت از جمله داده های مالی را جمع آوری میکند و این چنین به مدیران و سرپرستان کمک میکند تا از پرفروش ترین و کم فروش ترین محصولات، و همچنین سود آور ترین و کم سود ترین تولیدات مطلع شده و با دید وسیع تر و همچنین اطلاعات جامع تری برای آینده ی پیش روی شرکت تصمیم گیری کنند. آنها با استفاده از سیستم ابری erp می توانند نیاز مشتریان را به خوبی شناخته و پیش از ارائه ی سفارش از جانب آنها، بر روی نیازهایشان مانور دهند. و این یکی دیگر از مهم ترین نکات در ارتباط با راه اندازی erp می باشد.
خلق جنبه های گوناگون برای کمک به توسعه ی کسب و کار
بطور کلی این سیستم می تواند در ایجاد جنبه های گوناگون به یک مدیر کمک کند. مدیران را با داغ ترین و بهترین فرصت ها روبرو کرده و به آنان کمک میکند تا برای برخورد با این فرصت ها بهترین استراتژی ها را اتخاذ نمایند. از بهترین ویژگی های این سیستم ابری میتوان به جامع بودن آن اشاره کرد، با استفاده از این سیستم تا حد بسیار زیادی میتوانید از بابت تصمیم گیری های همه جانبه و همه شمول مطمئن باشید. میتوانید مطمئن باشید که داده ایی از دست نرفته و سیستم با در نظر گرفتن تمام داده ها تصمیمات نهایی را گرفته است. این سیستم می تواند به کاربرانش اطمینان دهد که به محض پیاده سازی، بهترین خودش را ارائه خواهد داد و به بستری مناسب برای تحول و رشد در ساحت کسب و کار تبدیل خواهد شد و قطعا این فاکتور همان چیزی است که تمام کسب و کارهای رو به پیشرفت به آن نیاز داشته و مدیران برای استفاده از آن لحظه ای درنگ نخواهند کرد.
از خصوصیات و ویژگی های منحصر بفرد راه اندازی erp میتوان به کدام ویژگی ها اشاره کرد؟
یکی از بارزترین ویژگی های این سیستم، ماژولار بودن یا پیمانه دار بودن آن است. این ویژگی علاوه بر اینکه به دقت سیستم در ارتباط با اندازه گیری اشاره دارد. بر این نکته نیز صحه می گذارد که شرکت ها و کسب و کارها میتوانند برای شروع از واحد های ماژولار کوچک آغاز کرده و به مرور پیمانه ها را افزایش دهند. در واقع کسب و کارها می توانند کار خودشان را با پیمانه های کلیدی شروع کرده و با افزایش آمادگی، به رشد و توسعه ی خودشان در این عملکرد اضافه کنند. همچنین این سیستم از قابلیت اضافه کردن به ماژول ها نیز برخوردار است و به کسب و کارها مجوز می دهد که بنابر نیاز پیمانه های مرتبطی را به سیستم اضافه کنند. این سیستم قادر است تا سامانه های مختلفی در زمینه های مالی و حسابداری، نیروی انسانی، تولید، تدارکات و پشتیبانی، ارتباط با مشتریان، سفارش پذیری و ارسال سفارشات و… را در اختیار کسب و کارها قرار دهد و در صورت نیاز یا سامانه ها را گسترش دهد و یا به سامانه ها اضافه نماید.
مدیریت منابع انسانی و راه اندازی erp
و این تمام امکانات و خدمات مرتبط با راه اندازی erp نیست و این سیستم قادر است تا موارد پیشرفته تری را نیز به سیستم اضافه کند. به عنوان مثال این موارد شامل پیشنهاد های متممی از جمله: تجارت الکترونیک و مدیریت منابع انسانی نیز میشود. این سیستم همچنین میتواند به قابلیت های متعدد و حرفه ای دیگری نیز مجهز بوده و توانایی های پیشرفته تری را نیز در اختیار مدیران قرار دهد.
به منظور راه اندازی erp چگونه سیستم مناسبی را انتخاب نماییم؟
لازم به ذکر است که به مناسبت راه اندازی یک سیستم ابری erp قبل از هر چیزی لازم است تا شما اهداف و انتظاراتتان را معلوم نمایید. در قدم اول این اهمیت دارد که شما چه چیزی را مد نظر داشته، چه اهدافی دارید و چه انتظاراتی پیش روی شماست.
البته بسیار مهم خواهد بود که به منظور انتخاب و پیاده سازی این سیستم، صاحبان مشاغل در ابتدا تمام کسانی که قرار است با آن سیستم خاص کار کنند را مد نظر قرار داده و بر اساس انتفاعی که افراد قرار است از سیستم ببرند آن سیستم را انتخاب و یا چیدمان نمایند. لذا شما باید نفعِ افراد ذی نفع را مد نظر قرار داده و برای آن اولویت قائل شوید و سپس دست به انتخاب بزنید.
همچنین لازم به ذکر است، چنانچه خودتان با این سیستم آشنایی نداشته و نیازمند کسب اطلاعات در رابطه با آن هستید، بهتر است که قبل از انجام هر اقدامی از شرکت های مربوطه بخواهید که در رابطه با این محصول، مشخصات آن و هر اطلاعاتی که فکر میکنید میتواند برایتان مثمر ثمر واقع گردد کسب اطلاع کرده و سپس اقدام به خرید یا نصب بفرمایید. تنها کافی است به سرویس دهندگان، مشاوران و متخصصان این حوزه بگویید که چه سیستمی را نیاز دارید، آنها بر اساس وظیفه کافی ترین اطلاعات را در اختیارتان خواهند گذاشت و در انتخاب شما را یاری خواهند کرد.
آیتم های مهمی که پیش از راه اندازی erp بایستی از آنها مطلع باشید
اگر در زمینه ی راه اندازی erp اطلاعاتی ندارید. ما به شما کمک خواهیم کرد و آیتم های مهمی که باید قبل از خرید اشتراک بدانید را در ادامه برای شما مختصرا شرح خواهیم داد:
یکی از آیتم های مهمی که پیش از پیاده سازی بایستی از آن مطلع باشید بازه ی زمانی نام دارد. این آیتم به هر آنچه که به زمان مربوط است ربط پیدا خواهد کرد. بدین وسیله شما باید بدانید که بازه ی زمانی پیاده سازی سیستم چقدر به طول خواهد انجامید. شما بایستی از زمان بندی دقیق این پروسه مطلع باشید. شما باید بدانید که در زمان پیاده سازی به چه منابعی احتیاج خواهید داشت و همچنین شما بایستی راجع به اختلالات آگاه بوده و بدانید که چه اختلالاتی ممکن است برای این سیستم پیش آمده و سیستم در صورت بروز هر گونه اختلال چه مدت درگیر خواهد بود.
آیتم مهم بعدی کاستومایز کردن یا شخصی سازی نام دارد. این آیتم یکی از مهم ترین بخش ها در ارتباط با پیاده سازی سیستم است. چرا که وقتی صحبت از کسب و کار میشود ویژگی های منحصر بفرد هر کسب و کاری عامل تمایز آن با سایر مشاغل خواهد بود. شما باید بدانید که تا چه اندازه می توانید سیستم را مطابق با نیازهایتان شخصی سازی کنید. شما باید بدانید که این شخصی سازی تا چه اندازه امکان پذیر است و تا چه اندازه قادر خواهید بود که از پیمانه هایی که طراحان سیستم برای کسب و کارهای مشابه ایجاد کرده اند استفاده کنید.
آیتم مهم بعدی به مدیریت پروژه مرتبط می باشد. از اینرو کاربر باید در ارتباط با مدیریت و کیفیت مدیریت سرویس دهنده مطلع باشد. آیا قرار است یک فرد خاص در اینجا نقش عامل را بازی کند؟ کدام افراد تیم بایستی با وی همکاری داشته باشند؟ سرویس دهنده چگونه؟ در کجا؟ و تا چه اندازه قرار است در پیشرفت پروژه های شرکت دخیل باشد؟ نقش وی چیست و او چگونه قرار است نقش خودش را ایفا کند؟ همچنین در صورت بروز مشکل نقش وی چه خواهد بود و درصد مشارکت وی چقدر است؟
راه اندازی erp و بحث هزینه
هزینه نیز یکی دیگر از مهم ترین آیتم هایی است که لحاظ کردن آن بسیار مهم است. لازم به ذکر نیست که هزینه های جاری بخش مهمی از هر کسب و کاری هستند و استفاده از این سیستم و راه اندازی erp هزینه های جاری را دستخوش تغییر خواهد کرد. کاربر باید بداند که در توافقاتی که با شرکت مربوطه دارد چه هزینه هایی را تقبل خواهد کرد. این هزینه ها چقدر و به چه صورت هستند. کدام هزینه ها از قبل پرداخته می شوند و کدام هزینه ها قرار است طی یک روتین و به صورت هفتگی یا ماهیانه پرداخته شوند؟ و اینکه در بند های قرارداد چه نگاهی به هزینه هایی که در صورت تغییر کاربری وجود خواهند داشت، شده است. به عنوان مثال در صورت افزایش مصرف یا کاهش مصرف هزنیه ها چگونه محاسبه خواهند شد؟
آیتم مهم بعدی آیتم به روزرسانی است. کاربران باید بدانند که در صورت ایجاد هرگونه تغییری، فرایند های جدید به چه صورت انجام خواهند گرفت؟ آنها باید بدانند که در صورت تغییر تعداد کاربران یا تغییر در هر المان دیگری و به منظور اضافه کردن ویژگی های جدید یا کم کردن از ویژگی ها، به روز رسانی به چه صورت و در چه بازه ی زمانی انجام میشود. همچنین چنانچه که قرار باشد ویژگی خاصی به سیستم اضافه شود و یا در صورت بروز هر گونه تغییری آیا این امر مستلزم پرداخت هزینه ی اضافی خواهد بود؟
پیاده سازی ERP و نیاز به آیتم انعطاف پذیری
آیتم بعدی که آگاهی یافتن از آن بسیار مهم و الزامی می باشد، آیتم انعطاف پذیری است. کاربران باید بدانند که آیا راه اندازی نرم افزار erp با ارائه ی ابزار هایی به منظور شخصی سازی همراه است یا به منظور انعطاف پذیری سیستم، کاربران باید هزینه ای اضافی تر به منظور نوشتن برنامه های جدید پرداخت کنند؟ اصلا آیا شرکت ارائه دهنده می تواند بستری برای این انعطاف فراهم کرده و برنامه های اضافی تری را در اختیار قرار دهد و یا خیر؟
کاربران میخواهند بدانند که آیا شرکت ارائه دهنده از پیش برنامه هایی را نوشته که بشود برای شخصی سازی بیشتر از آنها استفاده کرد؟
نکته ی بعدی و نکته ی آخری که شما به عنوان کاربر باید از آن مطلع باشید، بحث آموزش می باشد. پیش از خرید و راه اندازی erp شما باید در ارتباط با آموزش این نرم افزار اطلاعاتی را بدست آورید. کاربر باید بداند که آیا شرکت ارائه دهنده خودش را موظف به ارائه ی آموزش به کاربران می داند، آیا این آموزش ها حضوری هستند و یا جزو آموزش های از راه دور تلقی می شوند؟ سطح این آموزش ها چگونه خواهد بود؟ در صورت به روز شدن سیستم این آموزش ها چگونه ارائه خواهند شد و مسائلی از این قبیل.
و چنانچه آموزشی در کار نیست این شرکت چه خدماتی را به منظور آشنایی بیشتر در اختیار کاربران قرار خواهد داد؟
کلام آخر اینکه در سالهای اخیر استفاده از نرم افزارهای erp در ایران گسترش یافته است. این امر به گسترش کسب و کارها و احتیاج کارفرمایان و شرکت ها به قواعد منظم، تسریع فرایند ها و در عین حال عدم خطا پذیری در سطح گسترده مرتبط می باشد. چنانچه شما صاحب کسب و کار هستید و آینده ی کسب و کارتان نیز برایتان اهمیت دارد، می توانید با بهره از نرم افزار ERP ایرانی شرکت رای دانا با نام Cyber ERP به این نیاز خودتان جامه ی عمل بپوشانید. یادتان باشد که برنامه ریزی و تحقق برنامه ها مهم ترین خدمتی است که میتوانید به حوزه ای که در آن فعال هستید بکنید. پس راه اندازی erp را جدی بگیرید.
