خرید و پیاده‌سازی سیستم ERP با سرمایه‌گذاری اولیه زیادی از حیث تلاش‌های انسانی و منابع مالی همراه است. پس از پیاده‌سازی موفق، سیستم به حالت نگهداری می‌رود و سازمان‌ها شروع به برداشت ارزش حاصل از سرمایه‌گذاری خود می‌پردازند. پس از یک دوره‌ی طولانی، به دلیل تغییر در کسب وکار و پارادایم فناورانه، نگهداری و توسعه‌ی سیستم بیش از پیش مشکل‌تر می‌شود.
مراحل چرخه‌ی عمر ERP
چرخه‌های عمر ERP که 10 تا 20 سال از عمر عملیاتی موثر را در بر می‌گیرند غالباً با عمر پیاده‌سازی ERP اشتباه گرفته می‌شود. برخی از مراحل چرخه‌ی عمر ERP در متن زیر نشان داده شده است.
- رونمایی از ERP: رونمایی از خود سیستم ERP مراحل گوناگونی دارد که با درخواست برای طرح پیشنهادی (RFP) و انتخاب فروشنده شروع می‌شود و با مرحله ی راه‌اندازی و پشتیبانی به اتمام می‌رسد. برخی از امور مهم این فاز که ذیلا ارائه شده به‌طور مستقیم با مراحل بعدی چرخه‌ی عمر ERP در ارتباط هستند:
- درجه‌ی انطباق نسخه‌ی محصول ساده با نیاز تجاری جاری و میزان کار سفارشی‌سازی انجام شده خصوصاً سفارشی‌سازی کد منبع.
- تعهد فروشنده برای توسعه‌ی آتی و سلامت مالی آن‌ها
- مسائل پشتیبانی شامل هزینه‌ی جواز و تعدیل هزینه.
- بهینه‌سازی: پس از رونمایی و راه‌اندازی اولیه سیستم دوره‌ی آشفتگی وجود خواهد داشت. عدم و جود شناخت از سیستم جدید آشفتگی زیادی در بین کاربران بوجود خواهد آورد. مسائل اولیه و برخی باگ‌های نرمافزاری روی خواهد داد. با بازآموزی، تنظیم سیستم و مساعدت از طرف بخش پشتیبانی انتظار می‌رود که این مرحله طی شش ماه تا یک سال به پایان برسد و سیستم پایدار شود.
- نگهداری: این طولانی‌ترین دوره‌ی چرخه‌ی عمر است و سازمان به تدریج ارزش حاصل از سرمایه‌گذاری خود را برداشت می‌کند. کابران با سیستم آشنا خواهند شد و با آن احساس راحتی خواهند کرد. برخی از تغییرات ادامه خواهد داشت، نظیر گزارش‌های جدید، گردش کارهای متفاوت، بومی‌سازی مالیات‌ها و غیره. نگهداری با قرارداد سطح خدمات پوشش داده خواهد شد و مستلزم پرداخت هزینه‌ی جواز به فروشنده است. برای سیستم پییچده می‌تواند فروشنده‌ی طرف ثالث داشت تا به نگهداری در محل پروژه کمک کند. هزینه‌ی جواز به دلیل تعدیل هزینه در بازه‌های منظم تعدیل می‌یابد و بعد از چند سال تاثیر منفی بر هزینه کل مالکیت می‌گذارد (TCO).
- گسترش ارزش‌‌ها: این مرحله با مرحله‌ی نگهداری همپوشانی دارد. فرایندهای تجاری جدید یا تغییر این فرایندها باعث می‌شود که تغییرات کوچک یا متوسط در سیستم ضرورت یابد. تحت برخی سناریوها ممکن است نیاز به تغییرات گسترده باشد: 1) پیاده‌سازی سیستم حسابداری جدید برای مثال استاندارد بین‌المللی گزارش‌دهی مالی (IFRS)، 2) الزامات مقرراتی جدید نظیر ساربانز=اکسلی، 3) ادغام‌‌ها و خریدها/ساختاربندی مجدد، 4) توسعه سیستم با محصولات افزوده‌شده نظیر مدیریت رابطه با مشتری و سیستم هوشمند تجاری (BI). برخی تغییرات هزینه ممکن است پرهزینه باشند، خصوصاً برای سیستم‌هایی که سفارشی‌سازی طی مرحله‌ی پیاده‌سازی انجام شده است.
به موازات تغییرات تجاری، تغییرات فناورانه هم روی می‌دهد. نسخه‌های جدیدی برای پلتفرم‌های فناورانه‌ی زیرساختی نظیر سیستم عامل و پایگاه داده به بازار می‌آید. فروشندگان ERP به‌طور منظم نسخه‌های جدیدی از محصولات خود را منتشر می‌کنند. این امر معمولاً با تلاش‌های کوچک یا متوسط همراه است؛ اما مسئله در جایی روی می‌دهد که بسیاری از اشیای نرمافزاری طی پیاده‌سازی سفارشی شده بودند. بازجورسازی اشیاء برای منطبق ساختن آن‌ها با نسخه‌های بعدی ممکن است یک روش انتقالی عمده باشد و هزینه و تلاش زیادی بطلبد.
- تنزل عملکرد: نیازهای تجاری و الزامات فناورانه‌ی یک سازمان به دور مداوم تکامل می‌یابد. هزینه، پیچیدگی و مشکل تعدیل و به‌روزرسانی سیستم موجود افزایش می‌یابد. تعمیر سیستم موجود دیگر کارآیی ندارد و بازده نزولی با خود به همراه دارد. راه‌های دیگر جستجو می‌شود و تصمیم پیاده‌سازی مجدد اتخاذ می‌گردد.
- پیاده‌سازی مجدد: همانند مرحله‌ی رونمایی است که در بالا ذکر شد؛ اما سازمان‌ها در مرحله سازماندهی بهتری دارند. فرایند اولیه به‌طور حرفه‌ای‌تری به اجرا در خواهد آمد. احتمال دارد که سازمان‌ها نسخه‌ی ساده را با کمترین نیاز برای سفارشی‌سازی اتخاذ کنند به‌طوری‌که چرخه‌ی بعدی با بازگشت سرمایه‌ی (ROI) بهتری همراه شود.
