در ابتدا و جهت شناخت کلی نرم افزار باید گفت این نرم افزار ارزیابی تامین کنندگان که آن را با نام تجاری E&E VMS می شناسند، یک نوع سیستم ارزیابی تامین کنندگان می باشد و کار آن ارزیابی تامین کنندگان در زنجیره تامین هست که می تواند عملکرد شما را در سازمان به صورت مکانیزه پایش کند.
شما می توانید با کمک نرم افزار ارزیابی تامین کنندگان کالا و ارزیابی تامین کنندگان در زنجیره را تامین کنید و تامین کنندگان سازمان خود را به صورت دستی و یا آنلاین شناسایی کنید. همچنین می توانید اطلاعاتی که خود ارزیابی تامین کنندگان را با استفاده از شناسه های تخصصی که از پیش تعریف شده گردآوری کنید.
به علاوه شما می توانید به صورت ادواری تامین کنندگان و پیمانکاران سازمانی که دارید را ارزیابی ادواری و موردی کنید که در نتیجه می توان امتیاز کیفی و امتیاز عملکرد آن ها را به صورت بروز نگهداری نمایید.
اگر تامین کنندگان حد نصابی که مورد نظر سازمان شما می باشد را کسب نکنند این افراد به طور خودکار از فهرست تامین کنندگانی که در سیستم شما مجاز می باشد تا دوره ارزیابی بعدی خارج می شود.
در سیستم ارزیابی تامین کنندگان شما می توانید به صورت مستقیم اقدام اصلاحی صادر کنید و تامین کننده مربوطه را در پروسه رفع عدم انطباق مشارکت دهید. لازم به ذکر است که مکاتبات با تامین کننده شما توسط نرم افزار ارزیابی تامین کنندگان یا به عبارتی سیستم ارزیابی تامین کنندگان به صورت کاملا یکپارچه انجام می گیرد.
ارزیابی تامین کنندگان چیست ؟
ارزیابی تامین کنندگان یک نوع اصطلاح می باشد که استفاده آن در کسب و کار است و کار آن بررسی ارزیابی و تایید تامین کنندگان بالقوه با ارزیابی کم می پردازد. ارزیابی تامین کنندگان این هدف را دارد که از مجموعه ای از بهترین ارائه دهندگان تولیدات و خدمات در دسترس اطمینان حاصل فرماید.
همچنین ارزیابی تامین کنندگان فرایندی می باشد که برای تامین کنندگان فعلی برای اندازه گیری و نظارت کردن بر عملکرد آن ها که موجب کاهش هزینه ها، رفع خطر و بهبود مستمر انجام می گیرد.
پروسه ارزیابی تامین کنندگان
ارزیابی تامین کنندگان را می توان یک فرایند مستمر در بخش خرید و یک بخش از مرحله تایید صلاحیت در فرایند خرید می باشد. با این حال در بسیاری از سازمان ها شامل مشارکت و ورود سایر ادارات و سهامداران می باشد. نحوه ی که فرایند ارزیابی تامین کنندگان شکل می گیرد، اغلب به صورت یک پرسشنامه یا محاسبه، گاهی اوقات بازدید از سایت و همچنین شامل ارزیابی جنبه های مختلف کسب و کار تامین کننده از جمله ظرفیت، حسابرسی، تضمین کیفیت، ساختار سازمانی، فرایند ها و عملکرد ها می باشد.
مزایا و معایب ارزیابی تامین کنندگان
در ارتباط با فرایند ارزیابی تامین کنندگان مزایای مختلف زیادی وجود دارد مانند کاهش اثر بخشی عملکرد. اگر بخواهیم بگوییم این مزایا شامل چه مواردی می شود می توانیم بگوییم معمولا شامل تامین منابع و نیازمندی ها تامین کنندگان که می تواند استاندارد های بالای محصولات و خدمات را ارائه دهد. کمکی که می تواند ارزیابی تامین کننده به مشتریان کند این است که ریسک هزینه های پنهان در زنجیره تامین را شناسایی کرده و حذف کنند این فرایند می تواند به تامین کنندگان برای بهتر شدن عملکرد خود نیرو و انگیزه دهد.
ویژگی های عمومی نرم افزار ارزیابی تامین کنندگان
حالا که به خوبی به معرفی نرم افزار ارزیابی تامین کنندگان پرداختیم وقت آن است که به معرفی ویژگی های عمومی نرم افزار ارزیابی تامین کنندگان بپردازیم.
- شما می توانید برای طبقه بندی گروهی با تعداد شاخه های نامحدود زمینه فعالیت تعریف کنید.
- شما می توانید به ازای یک یا چند زمینه فعالیت خاص تامین کننده اقدام به تعریف یک بانک مرجع برای فیلد های اطلاعاتی شناسه و تامین کنندگان و همچنین طبقه بندی موضوعی فیلد ها و تعریف تعداد نامحدود الگو های شناسنامه منحصر به فرد کنید.
- شما امکان این را دارید که یک یا چند لیست مرجع ارزیابی تامین کنندگان ایجاد کنید و همچنین می توانید شروع به طبقه بندی موضوعی فیلد ها کنید به علاوه امکان تعریف نامحدود چک لیست های ارزیابی منحصر به فرد بر اساس چک لیست مرجع، که می تواند به ازای یک یا چند زمینه فعالیت خاص تامین کنندگان باشد.
- شما می توانید سیستم وزن دهی را که برای فیلدهای اطلاعاتی شناسنامه و چک لیست های ارزیابی تامین کنندگان کالا است را تعریف کنید.
- شما می توانید اطلاعات تامین کنندگان را توسط کاربران مدیر سیستم نرم افزار ارزیابی تامین کنندگان به صورت دستی وارد کنید.
- شما می توانید کلیه سوابق تغییرات اطلاعات شناسنامه ی و ارزیابی تامین کنندگان را در زنجیره تامین نگهداری داری کنید.
- شما امکان این را دارید که برای هر تامین کننده ، شروع به تعریف و الصاق برچسب سفارشی کاربر بر هر تامین کننده از قبیل ممنوع المعامله و … کنید و همچنین بر اساس آن می توانید گزارش گیری کنید.
- شما امکان این را دارید که ارزیابی موردی را به تفکیک زمینه فعالیت تامین کننده و بر اساس تقویم زمانی دلخواه به تفکیک هر تامین کننده انجام دهید.
پروسه ی ارزیابی تامین کنندگان با استفاده از نرم افزار تامین کنندگان
بعد از معرفی نرم افزار ارزیابی تامین کنندگان لازم است تا به پروسه ی ارزیابی آن نگاهی داشته باشیم.
پیش درآمدی بر پروسه ی ارزیابی تامین کنندگان با سیستم ارزیابی تامین کنندگان
اگر بخواهیم این فرایند را توضیح دهیم می گوییم فرایندی می باشد که به صورت دوره ای و مستمر بر اساس شاخه های که مورد نظر سازمان ارزیابی و طبقه بندی تامین کنندگان صورت می گیرد.
به چه دلیل پروسه ی تامین کنندگان مهم می باشد
با اجرای پروسه ی ارزیابی تامین کنندگان هدف این می باشد که از اتلاف هزینه های خرید جلوگیری شود، ریسک کار با تامین کننده بی کیفیت کم می شود و ارائه یک روش شفاف و بدون هیچگونه حاشیه جهت انتخاب تامین کننده برتر صورت گیرد.
مراحل کار با سیستم ارزیابی تامین کنندگان
در ابتدا شما باید شروع به جمع آوری بانک اطلاعاتی از تامین کنندگان داشته باشید، شما می توانید این اطلاعات را به دو دسته اصلی تقسیم بندی کنید که عبارت اند از اشخاص حقیقی و حقوقی. دقت کنید که اهمیت فیلد های تعریف شده در بانک اطلاعات تامین کنندگان بر اساس مکانیزم های ارزیابی که در هر مجموعه دارد مشخص خواهد شد.
به عنوان مثال ممکن است روال های ارزیابی که برای یک شخص حقیقی باشد با یک شخص حقوقی متفاوت باشد. از مجموعه فیلد های اطلاعاتی که باید در این بانک وجود داشته باشد می توانید به موارد زیر اشاره کنیم.
– ارائه مشخصات ثبتی و شناسنامه ای
– ثبت رتبه ها در رشته های مختلف
– ثبت کردن نام های اعضای هیات مدیره
– تعداد نفرات موجود در سازمان
– توان مالی
– ثبت کردن نام اشخاص حقیقی و حقوقی
– فعالیت های که مجاز می باشند و قابل ارائه هستند را ثبت می کند
– ارائه مدرک ثبتی مانند صاحبان امضا و تصویر گواهی ارزش افزوده
– ثبت نمره ارزیابی
– وضعیت استفاده از سیستم ها و نرم افزار های مدیریتی
از جمله نکات مهم در نمره ارزیابی این است که نحوه ی محاسبه کردن باید به صورت کاملا نرم افزاری باشد.
این محاسبه نباید توسط مستقیم افراد اطلاعاتش وارد شود چرا که این محاسبه به کمک شاخه های که برای هر مجموعه است صورت می گیرد.
شما به راحتی می توانید در نرم افزار ارزیابی تامین کنندگان شروع به ساخت فرم با مشخصات بالا کنید و با توجه به وجود فیلد های محاسباتی این کار با روند اشاره صورت می گیرد.
