نرم افزار حقوق و دستمزد با تاکید بر امنیت مطلق و ضرب الاجل های محدود یکی از پرمخاطب ترین برنامه های نرم افزاری است. این نرم افزار راه حلی است که توسط منابع انسانی یا متخصصین حقوق و دستمزد برای مدیریت کل چرخه عملیات حقوق و دستمزد در سازمان ها ارائه شده. در نهایت می توانید آنچه در بخش حقوق و دستمزد شما اتفاق می افتد را با گزارش های حسابرسی دقیق دنبال کنید، از اجرای حقوق های اخیر گرفته تا سوابق به روز شده کارمندان، می توانید هر عملی را که توسط کارمندان حقوق و دستمزد خود انجام می شود، بررسی کنید.
نرم افزار حقوق و دستمزد چیست؟
هر متخصص HR یا حقوق و دستمزد به شما خواهد گفت که پردازش حقوق و دستمزد بیش از محاسبه چک های پرداختی است. از ثبت نام کارمندان در لیست حقوق شرکت گرفته تا اطمینان از رعایت بی عیب و نقص و نگهداری سوابق حقوق و دستمزد تا زمان خروج که البته در هر ماه یک سری کارهای تکراری وجود دارد. نرم افزار حقوق و دستمزد به متخصصان کمک می کند تا تمام این فعالیت ها را بدون زحمت و تنها با یادگیری اثربخش اینگونه نرم افزارها انجام دهند. اگر از یک نرم افزار حقوق و دستمزد استفاده می کنید که دارای پورتال خدمات شخصی برای کارمندان است، انتشار فیش حقوقی آسان تر خواهد بود و کارمندان می توانند برای دسترسی به حساب و فیش های حقوقی خود وارد سیستم شوند.
حال قبل از بررسی نرم افزار حقوق و دستمزد به بررسی فرآیند حقوق و دستمزد و همچنین سیستم حسابداری حقوق و دستمزد میپردازیم:
فرایند حقوق و دستمزد چیست؟
یک مدیر حقوق و دستمزد نیاز به برنامه ریزی دقیق از کل روند حقوق و دستمزد دارد. زمانی کارهای مدیریتی به طور مداوم انجام می شود که نیاز به توجه و نظارت مداوم بر تغییرات در نگهداری مالیات، کمک و سایر مواردی که باید در این فرآیند در نظر گرفته شود، به خوبی اجرا گردد.
فرایند حقوق و دستمزد را می توان به سه مرحله تقسیم کرد: فعالیت های قبل از پرداخت، روند پرداخت واقعی حقوق و دستمزد و فرآیند پس از پرداخت.
فعالیت های قبل از پرداخت
در این مراحل آغازین، ایجاد سیاست های یک شرکت از جمله سیاست پرداخت، سیاست مرخصی و مزایا و سیاست حضور و غیاب مهم است. باید اطمینان حاصل کرد که این سیاست ها به خوبی توسط مدیریت شرکت شما تعریف و امضا شده اند تا پردازش استاندارد حقوق و دستمزد ایجاد شود.
تعامل با چندین بخش در حقوق و دستمزد اغلب بخشی جدایی ناپذیر از روند حقوق و دستمزد است. افرادی هستند که می توانند به شما امکان دسترسی بیشتر به اطلاعات مهم مانند تجدید نظر در حقوق و دستمزد در اواسط سال و اطلاعات حضور را بدهند.
این فرآیند ممکن است در سازمانهای کوچکتر ادغام شود و در شرکتهای بزرگ قویتر باشد. جمع آوری این داده ها می تواند طاقت فرسا باشد اما نرم افزار حقوق و دستمزد دارای ویژگی های یکپارچه ای مانند مدیریت مرخصی و حضور و غیاب و پورتال های سلف سرویس کارمندان برای سهولت کار است.
مرحله بعدی فرآیند بررسی صحت داده های ورودی و پیوستن آنها به خط مشی شرکت است. این زمانی اتفاق می افتد که اطمینان حاصل کنیم هیچ کارمند فعالی از دست نرفته و هیچ کارمند غیر فعالی در پرداخت حقوق لحاظ نشده است.
روند پرداخت واقعی
در این مرحله از فرایند حقوق و دستمزد داده های ورودی برای پردازش واقعی حقوق و دستمزد در سیستم حقوق و دستمزد ثبت میشوند. این روند منجر به خالص پرداخت پس از تعدیل مالیات و کسورات لازم می شود.
فرآیند پس از پرداخت
در زمان پردازش، کلیه کسورات قانونی مانند صندوق تامین کارمند، کسر مالیات در منبع و بیمه دولتی کارمند کسر می شوند. سپس مدیر حقوق و دستمزد مبلغ را برای سازمان های دولتی مناسب ارسال می کند.
فرکانس این فرآیند بسته به حق باقی مانده می تواند متفاوت باشد. بیشتر این هزینه ها را می توان از طریق فرم های خاصی که در محل تنظیم شده است، تهیه کرد. پس از پرداخت کلیه حقوق، گزارشهای بازگشت ثبت می شود.
6 دلیل مهم استفاده از سیستم های حقوق و دستمزد
حقوق و دستمزد بخشی جدایی ناپذیر از فعالیت های شرکت است. این بخش نه تنها مسئول جبران حقوق کارمندان است بلکه با اطمینان از رعایت قوانین مالیاتی از شرکت نیز در محافظت از شرکت نقش مهمی دارد.
کارمند
بخش مهمی از خوشحال نگه داشتن کارمندان پرداخت به موقع حقوق و دستمزد و سایر مزایای آنها است. اطمینان از داشتن سیستم حقوق و دستمزد که سر وقت و به صورت مداوم به شرکتی حقوق می دهد، قطعا بر روحیه کارکنان تاثیر می گذارد. پرداخت دیررس و نادرست احتمالا باعث می شود که کارمندان ثبات مالی شرکت را زیر سوال ببرند. این ممکن است بر کل محیط و فرهنگ شرکت تاثیر بگذارد و در نتیجه نگرشی منفی از سوی کارکنان ایجاد شود که می تواند باعث کم کاری شود. نیروی کار یک شرکت اغلب قلب یک شرکت است و حقوق و دستمزد قابل اعتماد و دقیق بخشی از آن است که قلب را تپش می دهد.
جبران خسارت
حقوق و دستمزد فراتر از حقوق یک کارمند است. غرامت یک کارمند همچنین می تواند شامل پاداش و مزایای مضاف بر دستمزد وی باشد به همین دلیل پاداش ها و افزایش حقوق مربوط به ارزیابی عملکرد از طریق سیستم حقوق و دستمزد نیز مدیریت می شوند.
اعتبار
نه تنها یک شرکت در قبال کارمندان خود تعهد مالی دارد بلکه آنها همچنین باید از مطابقت فعالیت های حقوق و دستمزد آن با قوانین مالیاتی و استخدامی کشور اطمینان حاصل کنند. پیروی از قوانین تقنینی و تامین موثر تعهدات مالیاتی، یک شرکت را به عنوان یک کارفرمای پایدار جلوه میدهد که این افزایش اعتبار یک شرکت در نهایت باعث جذب و حفظ آن می شود.
گزارش دولت
سیستم حقوق و دستمزد به شرکت ها کمک می کند تا قوانین مالیاتی و استخدامی را رعایت کنند. یک شرکت باید میزان بازپرداخت مالیات بر حقوق، پرداخت و وضعیت کارمندان خود را به صورت فصلی یا سالانه به دولت گزارش کند. نیازهای شرکت اغلب به اندازه حقوق و دستمزد و نوع مشاغل بستگی دارد.
قوانین کار را دنبال کنید
دانستن انطباق با نیروی کار راهی دیگر است برای اطمینان از اینکه شرکت شما کارمندان خوبی دارد و قوانین دولتی را دنبال می کند. هر دولتی قوانین کار متفاوتی در مورد حداقل دستمزد، اضافه کار، قوانین کار، مراحل فسخ و موارد دیگر دارد. سیستم های حقوق و دستمزد و مدیران حقوق و دستمزد پیگیری و درک آنها را آسان تر می کنند.
پرداخت مالیات
برای پیروی از قوانین مالیات، شرکت باید درآمد و مالیات حقوق و دستمزد را از حقوق و دستمزد یک کارمند کسر کند و آن مالیات را به موقع پرداخت کند.
کارفرمایان اغلب هزینه های مزایای کارمندان را تأمین می کنند و بخشی از آن احتمال دارد از مزد ناخالص یک کارمند تامین شود. سیستم حقوق و دستمزد شرکتها همچنین باید پرداخت های تامین اجتماعی را از دستمزد ناخالص یک کارمند کسر کند.
نحوه ایجاد سیستم حقوق و دستمزد در اکسل
ایجاد یک ماشین حساب دستمزد دستی ممکن است خسته کننده باشد اما مایکروسافت یک الگوی حسابگر حقوق و دستمزد رایگان برای اکسل برای رایانه های ویندوزی و مک دارد. همچنین نرم افزاری وجود دارد که با استفاده از آن می توانید این میزان حقوق و دستمزد خودکار را ایجاد کنید و زندگی شما را بسیار راحت تر کند.
پیگیری هزینه های حقوق و دستمزد
برای همه مشاغل، حقوق و دستمزد همیشه یک هزینه تکراری است. هرچه کسب و کار شما بزرگتر می شود، هزینه های حقوق و دستمزد شما نیز افزایش می یابد و شما به یکی از بزرگترین عاملان سود و زیان ماه به ماه نیاز به دید کامل دارید. نرم افزار حقوق و دستمزد می تواند همه این گزارشات را از ثبت حقوق و دستمزد کارمندان گرفته تا مقررات قانونی آنها و تا پرداخت پاداش آنها تولید کند و به شما این امکان را می دهد که هزینه ها را تا آخرین مبلغ پیگیری کنید.
نحوه کارکرد سیستم حسابداری حقوق و دستمزد
حسابداری حقوق و دستمزد شامل ثبت شرکت در مورد جبران خسارت کارکنان خود از جمله:
دستمزد ناخالص، حقوق، پاداش، حق کمیسیون و غیره که توسط کارمندان آن بدست آمده است، نگهداری مالیات حقوق و دستمزد، مالیات بر درآمد دولت (در صورت وجود)، بازپرداخت بخشی از حق بیمه درمانی کارمندان، سهم یا هزینه کارفرما برای مالیات تامین اجتماعی، سهم کارفرما یا هزینه مزایای حاشیه ای مانند بیمه درمانی و دندانپزشکی، تعطیلات پرداخت شده، تعطیلات و روزهای بیماری، کمک های برنامه بازنشستگی و پس انداز، بیمه غرامت کارگران و غیره.
این مهم است که هر سازمانی پرونده کلیه معاملات مالی خود را برای فرآیند حقوق و دستمزد ثبت کند. حقوق و دستمزد یکی از مهمترین قسمتهای هزینه های عملیاتی است که در دفتر حساب شما ثبت می شود. مدیریت حقوق و دستمزد همیشه باید اطمینان حاصل کند که تمام داده های حقوق و بازپرداخت به طور دقیق در قسمت سیستم حسابداری شرکت یا برنامه ریزی منابع سازمانی وارد شده است. در حسابداری حقوق و دستمزد، سیستم های حقوق و دستمزد هر آنچه مربوط به روند پرداخت به کارمندان و تشکیل مالیات است را مدیریت می کند. آنها برای پیگیری ساعات کار، محاسبه دستمزد، نگهداری مالیات و سایر کسورات، چاپ و تحویل چک و پرداخت مالیات اشتغال دولت از نرم افزار حقوق و دستمزد بهره میبرند که نیاز به ورودی کارفرمایان دارد. کارفرمایان موظفند حقوق و ساعات کار خود را وارد کنند و سپس نرم افزار با استفاده از این اطلاعات به طور خودکار محاسبات را انجام می دهد و از کسر مطالبات خودداری می کند. بیشتر نرم افزارهای سیستم حقوق و دستمزد با تغییر قوانین مالیاتی به طور خودکار به روز می شوند و کارفرمایان را نسبت به تشکیل برخی از فرم های مالیاتی آگاه می کنند.
اهمیت نرم افزار حقوق و دستمزد برای تجارت شما
پردازش و مدیریت حقوق و دستمزد در بر دارنده طیف فراخی از فعالیت ها به منظور مراقبت از اطلاعات و دارایی های مهم سازمان است که این روند به صورت دستی یا با سیستم منسوخ شده یا از طریق صفحه گسترده انجام می شود و غالبا استفاد از این روش های قدیمی، پیچیده و وقت گیر و گاه نادرست بوده در واقع پردازش حقوق و دستمزد به صورت دستی به این معنی است که شما درب را برای اشتباهات غیر عادی باز می گذارید که می تواند بسیار پرهزینه باشد اما نرم افزار حقوق و دستمزد به طور اختصاصی و کارآمد به متخصصان حقوق و دستمزد کمک می کند تا سایر وظایف حقوق و دستمزد را تنظیم کنند و به منابع انسانی و صاحبان مشاغل کوچک اجازه می دهد فضایی برای پروژه های مهم تجاری ایجاد کنند.
نرم افزار حقوق و دستمزد می تواند وظایف پیچیده و ساده را به صورت خودکار انجام دهد و به شما امکان می دهد تا با این مقوله بهتر کنار بیایید. از آماده شدن حقوق و دستمزد تا پایان دوره پرداخت، یک نرم افزار خوب روند کار را منظم، آسان و کارآمد نگه می دارد.
کنترل دقیق مالیات در نرم افزار حقوق و دستمزد
ما اغلب شاهد سناریوهای مجازات مشاغل به دلیل عدم حواله مالیات بوده ایم. نرم افزار حقوق و دستمزد به شما کمک می کند تا با تغییر قوانین مالیاتی سازگار شوید، قانونی را انتخاب کنید که برای تجارت شما قابل اجرا باشد و همچنین سازمان شما می تواند همیشه از کسر مالیات دقیق اطمینان داشته باشد.
ادغام نرم افزار حقوق و دستمزد با برنامه های تجاری مرتبط
کارمندان بخش حقوق و دستمزد با چندین تیم برای دریافت ورودی برای پردازش حقوق و دستمزد هر ماه هماهنگی می کنند. این فرآیند پیچیده و محدود به زمان است و با یک تجارت در حال رشد، این روند حتی دشوارتر خواهد شد. یکپارچه سازی امن به شما امکان می دهد به داده های چندین تیم در یک مکان دسترسی پیدا کنید. نرم افزار حقوق و دستمزد که با سیستم عامل های منابع انسانی و حسابداری کاملا یکپارچه است به شما کمک می کند چند بخش متفاوت اما حیاتی را زیر یک سقف قرار دهید.
امنیت داده های حقوق و دستمزد شما در نرم افزار حقوق و دستمزد
سیستم حقوق و دستمزد محل اطلاعات حساس کارکنان شما مانند حقوق، حساب های بانکی، مالیات و موارد دیگر است. نرم افزار حقوق و دستمزد قادر است سیستماتیک بودن داده های حقوق و دستمزد شما را با کنترل های دسترسی افزایش دهد و همچنین دسترسی غیر مجاز را از بین ببرید. با کارمندان به طور ایمن همکاری کنید، رابط کاربری را ارائه دهید و اجازه دهید کارکنان حقوق و دستمزد فقط آنچه را که لازم است بر اساس نقش خود ببینند و سعی کنید از روزی که اولین کارمند خود را استخدام می کنید، دوره مناسبی را برای فعالیت های حقوق و دستمزد خود تنظیم کنید.
بررسی نرم افزار حقوق و دستمزد آنلاین
اطمینان از اینکه کارمندان به طور دقیق و سریع دستمزد دریافت می کنند، یکی از مهمترین عناصر اداره کار است که نرم افزار حقوق و دستمزد آنلاین این اطمینان را بیشتر میکند.
در واقع یک نرم افزار حقوق و دستمزد آنلاین کمک می کند تا: 1-عملیات حقوق و دستمزد خود را مدیریت کرده و به موقع حقوق کارمندان را پرداخت کنید 2-روند حقوق و دستمزد خود را به طور ساده اجرا کنید 3-برای کارمندان حقوق و دستمزد خود نقش های مشخصی را تعیین کنید 4-اجزای حقوق، کمک هزینه و موارد دیگر را همانطور که می خواهید ایجاد کنید 5-هر بار فیش حقوقی کارمندان خود را محاسبه کنید 6-توزیع حقوق و فیش حقوقی بصورت آنلاین را تجربه کنید 7-حسابداری خودکار حقوق و دستمزد را اجرا کنید 8-وظایف مدیریتی خود را ساده کنید و مانند یک حرفه ای حقوق و دستمزد را مدیریت کنید و …
چند مورد از دستاوردهای خرید نرم افزار حقوق و دستمزد برای شرکت
می توان حقوق و دستمزد را در چند دقیقه و نه چند روز اجرا کرد
نرم افزار حقوق و دستمزد برای مشاغل کوچک بدون در نظر گرفتن اندازه شرکت شما، روند پرداخت حقوق را از ابتدا تا انتها خودکار می کند. تمام کاری که شما باید انجام دهید این است که تعداد ساعات کار کارمند خود را وارد کنید و این نرم افزار در مدت زمان کوتاه کاملا دقیق حقوق و دستمزد را برای شما اجرا می کند.
محاسبه خودکار مالیات ها
از آنجا که هر ایالت در ایالات متحده قوانین و مقررات مختلف مالیاتی دارد، رعایت دستورالعمل های خاص ایالت خود مهم است زیرا محاسبات نادرست می تواند هم بر کارفرمایان و هم بر کارمندان تاثیر بگذارد. نرم افزار حقوق و دستمزد به طور خودکار مالیات حقوق و دستمزد ایالتی، مالیات های تامین اجتماعی را محاسبه و از آنها کسر می کند و به شما امکان می دهد نفس راحتی بکشید!
تشکیل پرونده مالیاتی
پرداخت دقیق و به موقع مالیات به شما کمک می کند تا از مجازات شدن جلوگیری کنید. بسیاری از کارفرمایان این موضوع را سبکتر انجام می دهند و عواقب آن را در پایان سال پرداخت می کنند. به عنوان یک کارفرما، حداکثر وظیفه شما این است که مالیات های مناسب را به سرعت به دولت ارائه دهید. با استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد، می توانید با کلیک بر روی یک دکمه، فرم های مالیاتی را مستقیما در ثبت و ارائه کنید.
پرداخت دستمزد از طریق چک یا واریز مستقیم
بسته به شغل خود می توانید دستمزد را از طریق چک یا واریز مستقیم بانکی در نرم افزار حقوق و دستمزد به راحتی پرداخت کنید.
صادرات داده ها به نرم افزار ترجیحی خود
مهمترین ویژگی نرم افزار حقوق و دستمزد داشتن سازگاری صادرات داده ها به نرم افزار حسابداری و منابع انسانی موجود آنهاست که به راحتی می توانید داده ها را با یک کلیک ساده به نرم افزار حسابداری مورد نظر صادر کنید.
در مورد به روزرسانی های مالیات مطلع می شوید
برای هر صاحب مشاغل کوچک مهم است که از به روزرسانی های مالیات مطلع و آگاه باشد. با استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد، دیگر لازم نیست نگران آن باشید زیرا این نرم افزار هر ساله با هزینه اسمی ناچیزی به روز می شود.
بدون هزینه پنهان
بسیاری از نرم افزارهای حقوق و دستمزد سیاست های قیمت گذاری دوگانه دارند یعنی قیمت پایه ماهانه برای نرم افزار و کارمندان.
برخی از مزایای نرم افزار حقوق و دستمزد
بسیاری از مشاغل استفاده از نرم افزار حقوق و دستمزد را برای پردازش دستی انتخاب می کنند، زیرا این امر به آنها کمک می کند تا:
1-محاسبات و کسر حقوق و دستمزد را سریعتر انجام دهند
2-ایجاد فیش حقوقی دقیق
3-پاداش ها، هزینه ها، حقوق تعطیلات و غیره را با حداقل تلاش محاسبه کنند
4-حذف نیاز به درک قوانین پیچیده مالیاتی: داده هایی مانند فیش حقوقی و گزارش های سالانه را در یک سیستم امن و به راحتی در دسترس ذخیره کنید. نرم افزار حقوق و دستمزد همچنین می تواند داده ها و تجزیه و تحلیل های اضافی را برای مفیدتر کردن اطلاعات حقوق و دستمزد برای تجارت شما فراهم کند.
5-پیوند دادن این نرم افزار با ضبط زمان: می توانید لیست حقوق و دستمزد را به سیستم های جدول زمانی که حضور کارمندان یا زمان کارکنان آنها را ثبت میکند پیوند دهید. این به شما امکان می دهد اطلاعات مربوط به ساعات کار شده در سیستم حقوق و دستمزد را به طور خودکار انتقال داده و محاسبات حقوق و دستمزد را بسیار ساده تر کنید.
6-استفاده از این نرم افزار برای گزارش گیری: با استفاده از داده های اساسی حقوق و دستمزد، همراه با داده های مربوط به حضور و غیاب و ساعات کار، سیستم های حقوق و دستمزد می توانند گزارش های زیادی ارائه دهند.
7-ذخیره سوابق پرسنل: اکثر سازمان ها همچنین داده های دیگری راجع به کارمندان مانند سوابق مرخصی سالانه نگهداری می کنند. با دریافت سیستم های حقوق و دستمزد که این نوع اطلاعات اضافی را ضبط می کند، می توانید از نیاز به یک بسته نرم افزاری جدا خودداری کنید.
8-استفاده از سیستم حقوق و دستمزد برای برنامه ریزی هزینه های آینده: از آنجا که نرم افزارهای حقوق و دستمزد می توانند پیش بینی هایی را ارائه دهند، می توانید با استفاده از این موارد هزینه های کارکنان و بودجه را با وارد کردن اعداد فرضی برای دیدن دقیق هزینه کل یک کارمند برنامه ریزی کنید.
