خدمات رفاهی چیست؟

مقدمه

می توان رابطه کارفرما و کارکنان یک مجموعه را یک رابطه دو طرفه دانست. ارائه خدمات رفاهی به کارکنان از طرق مختلف من جمله نرم افزار خدمات رفاهی به تقویت و تحکیم این رابطه کمک خواهد کرد. تقریبا به استثنای کارکنان بی مسئولیت ، معمولا کارفرمایان راضی به از دست دادن کارکنان خود نیستند زیرا کارکنان سرمایه های یک مجموعه به حساب می آیند به همین سبب کارفرمایان به دنبال راهکارهایی برای جذب و نگه داشتن کارکنان خود هستند. از طرفی رضایت کارمندان موجب بالا رفتن کارایی آنها و در نتیجه افزایش بازدهی مجموعه و رونق کسب و کار خواهد شد.

مقوله خدمات رفاهی کارکنان یکی از راهکارهایی است که به افزایش میزان رضایت مندی کارکنان کمک می کند. در ادامه مقاله سعی شده به این مقوله پرداخته شود و روش های اجرای آن در یک سازمان از جمله بهره گیری از یک نرم افزار خدمات رفاهی جامع مورد تحلیل و بررسی قرار گیرد.

خدمات رفاهی کارکنان چیست؟

در واقع خدمات رفاهی کارکنان را می توان کلیه خدماتی که کارفرما یا سازمان و یا یک شرکت می تواند ارائه کند تا میزان رفاه کارمندان یک مجموعه را بالا ببرد. این خدمات طیف وسیعی از امکانات از قبیل فراهم کردن امکانات آموزشی ، رسیدگی به امور مربوط به سلامتی جسمی و روحی کارکنان و یا تامین امکانات لازم برای تهیه اقلام لازم و مایحتاج زندگی روزانه کارکنان را شامل می شود و برای ارائه این خدمات روش های مختلفی وجود دارد. یکی از بهترین روش ها استفاده از نرم افزار خدمات رفاهی برای برقراری عدالت در تخصیص امکانات به کارمندان است.

در این میان برخی از کارفرمایان خود مسئولیت این امر را به عهده گرفته و مستقیما وارد این حوزه می شوند. در سوی دیگر برخی از سازمان ها و ادارات این خدمات را به شرکت های معتبر و حرفه ای مانند شرکت نرم افزاری رای دانا برون سپاری می کنند.

اهمیت خدمات رفاهی در افزایش رضایت کارکنان

در باب اهمیت خدمات رفاهی کارکنان سوالی در اینجا مطرح می شود و آن این است که اساسا کارفرمایان چه نیازی به ارائه خدمات در قالب نرم افزار خدمات رفاهی به کارکنان دارند؟ آیا صرف پرداخت حقوق ماهیانه برای آنها کافی نیست؟ در جواب این سوالات باید گفت که یقینا میزان رضایت کارکنان رابطه مستقیمی با وفاداری آنها و بالا رفتن بازدهی کارشان و رونق کسب و کار مجموعه خواهد شد.

روش های مختلفی برای ارائه خدمات رفاهی به کارکنان یک مجموعه وجود دارد. این روش ها به طرق مختلفی از جمله نرم افزار خدمات رفاهی قابل ارائه به کاراکنان است. به طور مثال می توان به موارد ذیل اشاره نمود:

• عقد قراردادهای مختلف با فروشگاه ها و مراکز فروش مختلف و ارائه کارت تخفیف به کارکنان جهت خرید از این مراکز
• عقد قرارداد با مجموعه های ورزشی مانند استخر های شنا و برنامه ریزی برای استفاده کارکنان از آن توسط نرم افزار خدمات رفاهی
• هماهنگی و رایزنی با هتل ها و یا مسافرخانه ها در شهر های مختلف و برنامه ریزی و ارائه خدمات رفاهی توسط نرم افزار خدمات رفاهی به کارکنان در ایام تعطیل
• عقد قرارداد با مراکز درمانی و بیمارستان ها و مطب پزشکان به منظور اخذ تخفیف برای کارکنان و کم کردن هزینه های مربوط به امور درمانی برای آنها
• انعقاد توافق نامه با شرکت های معتبر و متبحر مانند شرکت نرم افزاری رای دانا برای استفاده از بستر نرم افزاری آنها در قالب باشگاه مشتریان
• انعقاد توافق همکاری با شرکت های حمل نقل هوایی ، ریلی و زمینی برای اخذ تخفیف در سفرهای شهری و بین شهری و یا بین المللی برای کارمندان
• بستن قرار داد با مراکز آموزشی به منظور آموزش کارکنان و اعتلای سطح کارکنان یک مجموعه آن هم به صورت رایگان

اینها تنها بخش کوچکی از خدمات ارائه شده توسط کارفرمایان به کارکنان خود می باشد. و قطعا کارفرمایان راهکارهای بی شماری برای ارایه خدمات به کارکنان خود سراغ دارند. بدیهی است که ارائه خدمات مذکور و مدیریت و برقراری عدالت در توزیع آنها نیازمند سامانه ای همه جانبه و کارا مانند نرم افزار خدمات رفاهی است.

نرم افزار خدمات رفاهی چه کمکی در این زمینه می کند؟

مهمان سرا ها و خانه هایی مانند خانه معلم نمونه ای از خدمات رفاهی به کارکنان مجموعه محسوب می شوند. تقریبا همه سازمان ها ، شرکت ها و یا کارفرمایان به دنبال پیاده سازی الگویی مشابه برای کارکنان خود هستند. اما پیاده سازی این روش نیازمند فراهم آوردن برخی زیرساخت ها مانند سخت افزار و نرم افزار مناسب برای اجرای آن است. پس از آن شما می توانید یک پروژه ارائه خدمت رفاهی را به سه قسمت عمده تقسیم نمایید:

ارائه کارت خدمات رفاهی:

در واقع این کارت ها یک نوع کارت هوشمند محسوب می شوند که شامل اطلاعات کارکنان مجموعه مانند مشخصات و رده شغلی آنها می باشد و امکان استفاده از آنها در دستگاه های کارت خوان وجود دارد. کارت های خدمات رفاهی در واقع از جنس پی وی سی هستند و در قالب های مختلفی تولید می شوند. صدور کارت خدمات رفاهی توسط نرم افزار خدمات رفاهی صورت می پذیرد.

عقد قرارداد با مجموعه های مختلف:

مجموعه های بزرگ هم نمی توانند یک تنه تمامی خدمات رفاهی را به کارکنان خود ارائه دهند. پس نیاز به عقد قرارداد با سایر مجموعه ها حس می شود. برای انجام این کار اول باید مشخص کنید قرار است چه خدماتی را به کارکنان خود بدهید و بعد از آن بنا بر نیاز خود به سراغ مجموعه های دیگر مانند فروشگاه ها و یا مراکز ورزشی رفته و نسبت به انعقاد قرارداد با آنها اقدام فرمایید.

استفاده از اتوماسیون خدمات رفاهی:

در واقع اتوماسیون همان نرم افزار خدمات رفاهی است که یک محیط نرم فزاری را در اختیار شما قرار داده تا بتوانید اطلاعات کارمندان را به آن وارد کرده تا بتوانید روند ارائه خدمات به کارکنان را کنترل و مدیریت کنید. همچنین می توانید با استفاده از این اتوماسیون عملکرد کارمندان خود را ارزیابی کرده و حتی با نرم افزار رفاهی سایر شرکت ها مانند فروشگاه های طرف قرارداد ارتباط برقرار کرده و اطلاعات لازم را دریافت کنید.

نرم افزار خدمات رفاهی چه قابلیت هایی دارد؟

امکانات نرم افزار خدمات رفاهی را می توان در دو گروه عمده خلاصه نمود.

گروه اول بخش وام می باشد که می توان به مدیریت انواع وام های اهدایی به پرسنل پرداخت. این مدیریت می تواند شامل شرایط استفاده از وام ، اختصاص وام و کسر اقساط وام به صورت ماهیانه را در آن تعریف نمود.

گروه دوم بخش خدمات رفاهی است که شامل تعریف منابع رفاهی اقامتی (غیر نقدی) مانند هتل ها ، رستوران ها ، مهمان سراها ، اماکن ورزشی و …. است. همچنین تخصیص و استفاده از منابع رفاهی نقدی مانند کارت هدیه ، کارت خرید ، کارت سلامت و … از دیگر امکانات این گروه می باشد.

البته امکان تعریف سطح دسترسی یعنی امکان درخواست این خدمات توسط خود کارمندان یا بخش خدمات پرسنلی و یا مجموعه رفاهی سازمان وجود دارد.

امکانات این نرم افزار در چند زیر مجموعه خلاصه شده که به اختصار به آن پرداخته خواهد شد:

محاسبه حقوق

کارمندان بر مبنای اطلاعات وارد شده به سیستم انجام می شود. این اطلاعات شامل: فرمول های پرداخت حقوق ، داده های وارد شده مانند پرداخت علی الحساب و کسورات قانونی و اختیاری و سایر مزایا ، اقساط پرداختی توسط کارمندان و اطلاعات دیگری مانند وضعیت کارگزینی و اطلاعات فردی می باشد.

 

قابلیت حساب کردن میزان معوقات کارمندان بدون در نظر گرفتن محدودیت زمانی ، قابلیت حساب کردن ماليات حقوق به صورت سالانه و امکان محاسبه آن به صورت ماهانه ، صدور سی دی پرداخت بر اساس قالب بانک به منظور پرداخت حقوق اصلی و معوقات ، صدور سی دی وضعیت بیمه بر اساس قالب مورد قبول سازمان های تامین اجتماعی ، صدور سی دی مالیات بر اساس قالب مورد قبول اداره دارایی ، امکان ایجاد گزارش های کنترلی برای عرضه به بازرسان سازمان تامین اجتماعی و اداره مالیات ، قابلیت صدور اسناد حسابرسی برای حقوق و دستمزد بر مبنای قالب مد نظر کارفرما ، قابلیت مشاهده سوابق محاسبات در فیش حقوقی ، قابلیت حساب کردن ذخیره ها مانند عیدی ها و سنوات و مرخصی ها و امکان صدور اسناد آن ، قابلیت تسویه حساب با کارمندان قطع ارتباط با سازمان یا اداره.

ارائه خدمات رفاهی

مانند مدیریت و بررسی مراحل اعطای وام به کارمندان ، امکان حساب نمودن اقساط هر وام براساس نوع وام داده شده ، اندازه گیری توان بازپرداخت وام توسط کارکنان بر اساس فرمول های خاص ، امکان کسر ماهیانه اقساط از فیش حقوقی کارمندان ، برنامه ریزی و مدیریت عرضه انواع خدمات رفاهی از قبیل نوع نقدی و نوع اقامتی و نوع غیر نقدی ، امکان ثبت و رد گیری درخواست خدمات رفاهی و مدیریت آن توسط کارکنان ، اولویت بندی و تخصیص امکانات رفاهی بر اساس تعداد استفاده و سوابق کارمندان ، کسر هزینه امکانات رفاهی از فیش حقوق کارمندان.

ارزشیابی کارمندان

شامل امکان تعریف انواع سوالات ارزشیابی و تخصیص وزن متفاوت به هر سوال ، امکان تعریف دوره های ارزیابی ، امکان ارزیابی کارمندان به صورت دوره ای ، امکان تعریف سطح های مختلف ارزیابی ، امکان ارزیابی کارکنان توسط بازرس های مختلف ، امکان اجرای هر نوع نظرسنجی و پرسش نامه‌ ، امکان دیدن جواب ارزشیابی در قالب های متفاوت.