چاپ رواق روشن مهر صرفه جویی کاغذ
در صنعت چاپ اولین و مهمترین عامل تاثیرگذار در تولید و سودآوری ، کم کردن باطله، پوشاله و آواریه میباشد. با استقرار سیستم جامع نرم افزاری و بهینه سازی فرآیندهای تولید سرانه مصرف کاغذ و ایجاد ضایعات مرتبط حدود 15 % کاهش یافت.
نرم افزار CyberERP شرکت رای دانا با سفارشی سازی ، استقرار و پشتیبانی در شرکت چاپ رواق توانست ساختار سازمانی و بهره وری را در این مجموعه افزایش دهد
نتایج حاصل از پیاده سازی نرم افزار CyberERP در مجموعه چاپ رواق
استخراج شده از مصاحبه مدیر عامل محترم شرکت رواق، جناب آقای مهندس شهاب قاسمی پناه جموعه چاپ رواق )بزرگترین مجموع چاپ خصوصی کشور( یکی از مجموعه های بزرگ چاپ است که نرم افزار CyberPrintرا پیاده سازی نموده است و سال هاست از قابلیت ها و مزایای آن استفاده می کند و به ارائه خدمات چاپی به روزنامه ها، مطبوعات و نشریات پرتیراژ کشور، مجلات، چاپ تبلیغاتی و چاپ کتب تجاری می پردازد. این مجموعه از سال 87تصمیم به پیاده سازی نرم افزار CyberPrint گرفت و این کار را از بخش فروش و سفارش ها آغاز کرد. اکنون با گذشت بیش از 5سال از استقرار نرم افزار در مجموعه چاپ رواق، بررسی نتایج حاصل از این تصمیم برای مجموعه چاپخانه رواق می تواند محک مناسبی برای نشان دادن توانایی های نرم افزار CyberPrint باشد. در این مطالعه و بررسی موردی قصد داریم با بر شمردن بخشی از مشکلاتی که پیش از استقرار نرم افزار CyberPrint شرکت مهندسی رای دانا در این مجموعه وجود داشت، و همچنین راهکارهای ارائه شده توسط این نرمافزار به منظور حل این مشکلات، نتایج کمی حاصل از این راهکارها را نیز بررسی کنیم
مغایرت در اطلاعات فروش، تولید و مالی
یکی از مشکلاتی که شرکت رواق با آن مواجه بود وجود مغایرت در اطلاعات واحد های فروش ، تولید و مالی بود.
پیاده سازی سیستم مدیریت منابع سازمانی سبب ایجاد یکپارچگی کامل میان زیر سیستم های نرم افزار با هم گردید . حذف امکان خطا در ورود اطلاعات و استفاده از ابزارهای ارتباطی میان واحدها با رعایت طبقه بندی اطلاعات و ایجاد نظم و هماهنگی واحدهای مختلف در اجرای فرآیندها ، مغایرت اسناد واحدهای مختلف را به حداقل رسانده و محاسبه دقیق موجودی امانی انبارها به صورت سیستمی باعث کاهش حجم مغایرت انبارگردانی از 5/3میلیارد ریال در سال نخست به 1/9میلیارد ریال در سال چهارم اجرای سیستم شد .
حساسیت بالای زمان تحویل سفارش به مشتری
یکی از نکات مهم در صنعت چاپ حساسیت بالای زمان تحویل سفارش به مشتری است . پیاده سازی یک سیستم یکپارچه و مکانیزه با استقرار فرآیند Order to Payاین امکان را به شرکت رواق داده است تا با توجه به دسترسی به همه اطلاعات با برآورد سیستمی زمان تحویل و برنامه ریزی تولید بر اساس سفارش های دریافت شده و مدیریت موازی آنها و اولویت بندی سفارش ها بر اساس زمان تحویل سبب کاهش زمان انجام چاپ و افزایش قابلیت اطمینان در زمان ارایه شده به مشتری شده و با در اختیار قرار دادن اطلاعات سفارشات به مشتریان به صورت لحظه ای باعث تغییر نگرش مشتری به شرکت شود به گونه ای که مجموع روزهای تاخیر در تحویل سفارش از 400روز در سال اول به 140روز در سال چهارم پیاده سازی کاهش یافته است .
کنترل مصرف کاغذ و زینک و کنترل ضایعات
کنترل مصرف کاغذ و زینک و ضایعات ایجاد شده همواره یکی از چالش های پیش روی شرکت رواق بوده است . مدیریت تغییر در سفارش ها به هنگام تولید سبب کاهش حجم ضایعات تولیدی گردید و به دنبال آن شاهد کاهش هزینه های ناشی از تغییر در سفارش ها بودیم به گونه ای که حجم ضایعات تولیدی از ٪12در سال نخست به ٪9در سال چهارم پیاده سازی سیستم نرم افزاری رسیده است
قیمت تمام شده محصول
کاهش قیمت تمام شده رویای هر بنگاه اقتصادی است تا سبب افزایش سود بنگاه شود و قدرت رقابتی بنگاه را در مقایسه با رقبا افزایش دهد . پیاده سازی و استقرار سیستم CyberPrintبا مدیریت ماشین آلات و دستگاه ها و اطلاع در لحظه از وضعیت بیکاری دستگاه ها این امکان را به شرکت رواق داده است تا با استفاده موثر از ماشین آلات و زمان های خواب دستگاه ها قیمت تمام شده محصول را کاهش دهد ، به طوری که شاهد 4میلیارد ریال صرفه جویی در پایان سال سوم نسبت به سال اول بودیم .
پایین بودن میزان بهره وری و زمان کار مفید دستگاه ها کنترل تولید و امکان برنامه ریزی و ظرفیت سنجی ایستگاه ها سبب شد تا ساعت بیکاری دستگاه ها و ماشین آلات کاهش یافته و شاهد افزایش بهره وری باشیم . به گونه ای که مجموع ساعات بیکاری دستگاه ها از 900ساعت در سال نخست استفاده از نرم افزار CyberPrintبه 700ساعت در سال چهارم کاهش یافت .
بهبود فرآیندها
ایجاد ارتباط سیستمی میان واحدهای تولید ، سفارشات و انبار و دسترسی همه واحدها به اطلاعات و امکان مشاهده انواع گزارش های مورد نیاز سبب روان تر شدن انجام فرآیندها شد . به عنوان نمونه متوسط زمان کاهش موجودی مواد اولیه خاص از حد مجاز در انبار از 56روز در سال اول به 14روز در سال چهارم پس از استقرار نرم افزار CyberPrintکاهش یافته است .
بهره وری کارکنان
کنترل آمار تولید پرسنل به صورت سیستمی و دسترسی مدیران به اطلاعات وضعیت پرسنل ، امکان ارزیابی و نظارت بر کار پرسنل را فراهم ساخته است . همچنین امکان برقراری ارتباط میان بهره وری و عملکرد با مزایا و تسهیلات پرداختی سبب افزایش انگیزه کارکنان و بهبود عملکرد کاری آنها شده است . به صورتی که درصد ساعات کاری مفید پرسنل از کمتر از ٪70در سال نخست استقرار نرم افزار CyberPrintبه بیش از ٪80در سال چهارم ارتقا یافته است
