راه حلی به نام ERP
با بزرگتر شدن شرکت و گسترش فعالیت های آن، راه حل هایی نیاز است که تضمین کننده ی مدیریت کارآمدتر باشد. یک راه حل ERP فرآیندهای مهم تجاری را خودکار می کند و به عنوان یک پایگاه داده مشترک برای تمام اطلاعات مالی و عملیاتیِ بخش های مختلف شرکت عمل می کند. این داده ها از ماژول های اصلی ERP که به بخش های مختلف شرکت، از حسابداری تا زنجیره تأمین تا منابع انسانی، در انجام وظایف خاص شان کمک می کنند، استخراج می شود.
یک راه حل ERP به همه کارمندان امکان دسترسی به اطلاعات مورد نیاز برای پاسخ دادن به سوالات مهم در مورد عملکرد فعلی و برنامه های آتی بخشی را که در آن کار می کنند، می دهد و همچنین روی زمینه هایی که باید اصلاح شوند، هدف گذاری می کند. این منبع اطلاعاتی واحد، مشکلات مربوط به دقت و انسجام داده ها را به حداقل می رساند و اطمینان حاصل می کند که همه افراد صرف نظر از نقششان، به یک الگوی واحد نگاه می کنند.
این امر همچنین باعث تصمیم گیری بهتر می شود که به فرآیندهای کارآمدتر و صرفه جویی در هزینه منجر می گردد. علاوه بر این، ERP می تواند بسیاری از کارها را به صورت خودکار انجام دهد، خطاها را کاهش دهد و به کارمندان آزادی عمل دهد تا روی کارهای استراتژیک تر تمرکز کنند.
ماژول های اصلی ERP از کارکردهای بک آفیس (پشت صحنه سازمانی) و فرانت آفیس (جلوی صحنه سازمانی) مانند مالیه و حسابداری، خرید و تدارکات، تولید، مدیریت موجودی، مدیریت زنجیره تأمین و مدیریت روابط با مشتری پشتیبانی می کنند. ماژول هایی که از نظر عملکرد غنای بیشتری دارند ممکن است شامل اتوماسیون خدمات حرفه ای (مدیریت منابع خدمات)، مدیریت منابع انسانی، تجارت الکترونیک و اتوماسیون بازاریابی شود.
نقش آفرینی ماژول های ERP در کسب و کارها
هر ماژول ERP برای پیشبرد کارکردهای تجاری خاص طراحی شده است، آنهم با ارائه داده های مورد نیاز و پشتیبانی از فرایندهایی که به کارمندان در انجام وظایف شان کمک می کند. هر ماژول به سیستم ERP متصل می شود، بنابراین این سیستم حتی با اضافه شدن ماژول های جدید منبعی یکپارچه از داده های دقیق را ارائه می دهد. اگر سیستم ERP را یک جعبه ابزار در نظر بگیریم، ماژول ها را باید پیچ گوشتی، آچار، چکش و سایر ابزارهای موجود در جعبه که هر کدام کاربردهای خاصی دارند، قلمداد کرد.
طراحی ماژولار ERP این امکان را به شرکت می دهد تا نیازهای متغیر خود را برآورده کند و به همین دلیل است که این نرم افزار همه گیر شده است. یک سازمان می تواند ماژول های مرتبط با مدل تجاری، عملیات و چالش های کلیدی خود را خریداری کند. سپس با گسترش فعالیت خود می تواند ماژول های دیگر را برای رفع نیازها یا چالش های جدید اضافه نماید.
زیبایی نرم افزار ERP ماژولار این است که می توان بدون برهم زدن سیستم اصلی، ماژول های مختلف را به آن اضافه کرد. مادامی که شرکت با یک ارائه دهنده ERP شناخته شده کار می کند، نیازی به پیاده سازی یک سیستم ERP جدید نیست.
تقسیم بندی ماژول های اصلی ERP و کارکردهای آنها
ماژول های ERP ابزاری قدرتمند هستند که می توان آنها را بسته به فرآیندهای تجاری هر بخش سازمان و نیز ارتقاء گردش کارِ بین بخشی سفارشی سازی کرد. آنچه در ادامه ملاحظه خواهید کرد، شرحی است مختصر از اصلی ترین ماژول های ERP و نحوه کاربرد آنها.
اول- مالی
ماژول مالی و حسابداری از اصلی ترین ماژول های ERP به شمار می رود؛ چراکه به شرکت ها اجازه می دهد تا درک درستی از وضعیت مالی فعلی خود و چشم انداز آینده داشته باشند. ویژگی های اصلی این ماژول شامل حساب های دریافتنی و پرداختی و مدیریت دفتر کل است. همچنین نقش ایجاد و ذخیره سازی اسناد مهم مالی مانند ترازنامه ها، رسیدهای پرداخت و اظهارنامه های مالیاتی را برعهده دارد.
نرم افزار مالی می تواند وظایف مربوط به صدور صورتحساب، پرداخت های فروشنده و تلفیق حساب ها را به صورت خودکار انجام دهد. این امر به بخش حسابداری کمک می کند تا به موقع دفاتر را آماده کند و با استانداردهای فعلی تشخیص درآمد تطبیق دهد. این ماژول همچنین حاوی داده هایی است که برنامه ریزان و تحلیلگران مالی برای تهیه گزارش های کلیدی، از جمله صورت های سود و زیان، ارائه گزارش به هیئت مدیره و اجرای سناریوهای مختلف می توانند از آنها استفاده کنند.
دوم- تدارکات
ماژول تدارکات به عنوان یکی از ماژول های اصلی ERP که به عنوان ماژول خرید نیز شناخته می شود، به سازمان کمک می کند تا مواد یا محصولاتی را که برای تولید و / یا فروش مورد نیاز است، تأمین کند. شرکت ها می توانند لیستی از فروشندگان تأیید شده را در این ماژول نگه دارند و پیوندی بین آن تأمین کنندگان و اقلام خاص ایجاد کنند. این ماژول می تواند درخواست های مربوط به گرفتن قیمت را به صورت خودکار انجام دهد، سپس قیمت های دریافتی را ردیابی و تحلیل کند.
هنگامی که یک شرکت قیمت پیشنهادی را قبول می کند، ماژول تدارکات به بخش خرید کمک می کند تا سفارشات خرید را تهیه و ارسال کند. سپس می تواند آن سفارش خرید را با تبدیل شدن آن به یک سفارش فروش و حمل محموله که توسط فروشنده صورت می گیرد، ردیابی کند. در نهایت پس از رسیدن سفارش، سطح موجودی را به طور خودکار به روز می کند.
سوم- تولید
امروزه، سیستم های ERP معمولاً یک سیستم مدیریت تولید یا اجرای تولید دارند. ماژول تولید به عنوان یکی از ماژول های اصلی ERP به تولیدکنندگان کمک می کند تا تولید را برنامه ریزی کنند و مطمئن شوند که هر آنچه برای اجرای تولید برنامه ریزی شده مانند مواد اولیه و ظرفیت ماشین آلات لازم دارند، در دسترس شان است.
در طی فرآیند تولید، این ماژول می تواند وضعیت کالاهای در حال فرآوری را به روز کند و به شرکت ها کمک کند تا تولید واقعی را در برابر تولید پیش بینی شده ردیابی کنند. همچنین با ثبت بلادرنگ اطلاعات در مورد کالاهای در حال فرآوری و کالاهای تولید شده، تصویری بلادرنگ از شرایط حاکم بر فروشگاه شرکت واقع در فلان خیابان شهر ارائه می دهد. می تواند میانگین زمان تولید یک کالا را محاسبه کرده و سپس برای برنامه ریزی برای تولید مناسب، عرضه را با تقاضای پیش بینی شده مقایسه کند.
چهارم- مدیریت موجودی
به عنوان یکی از ماژول های اصلی ERP، ماژول مدیریت موجود امکان کنترل موجودی با ردیابی مقدار کالا و محلی که کالا در آنجا نگهداری می شود، فراهم می کند. از طریق، ادغام با ابزار خرید، این ماژول یک تصویر کامل از موجودی فعلی و آینده را نشان می دهد. این ماژول به شرکت ها کمک می کند تا هزینه های موجودی را مدیریت کنند و مطمئن شوند که به قدر کافی جنس در انبار است که مجبور نباشند پولی بیشتری صرف موجودی کنند.
شرکت هایی که فاقد ماژول های مدیریت زنجیره تأمین هستند، از مدیریت موجودی برای رسیدگی به سفارشات خرید، سفارشات فروش و حمل مرسوله استفاده می کنند. شرکت های بزرگتر به نسخه ای از این راه حل نیاز دارند که بتوانند موجودی خود را در مکان های مختلف ردیابی کنند.
پنجم- مدیریت زنجیره تأمین
مدیریت زنجیره تأمین به عنوان یکی از انواع ماژول های ERP هر مرحله از حرکت منابع و کالاها را در سرتاسر زنجیره تأمین، از تأمین کنندگان فرعی تا تأمین کنندگان اصلی تا تولیدکنندگان تا توزیع کنندگان تا خرده فروشان یا مصرف کنندگان را ردیابی می کند. همچنین می تواند مواد یا محصولاتی را که برای بازگرداندن وجه یا تعویض عودت داده شده، مدیریت کند.
مدیریت زنجیره تامین می تواند شامل مجموعه وسیعی از ماژول ها مانند تدارکات و خرید، مدیریت موجودی، تولید، مدیریت سفارش و مدیریت انبار باشد. با این حال، ممکن است عملکردی فراتر از قابلیت های اصلی آن ماژول ها داشته باشد.
ششم- مدیریت روابط با مشتری (CRM)
به عنوان یکی از ماژول های اصلی ERP، ماژول مدیریت روابط با مشتری تمام اطلاعات مربوط به مشتری فعلی و بالقوه را ذخیره سازی می کند. این شامل تاریخچه ارتباط شرکت با شخص است – به عنوان مثال تاریخ و زمان تماس های تلفنی و ایمیل – و نیز سابقه خرید وی. یک CRM خدمات به مشتری را بهبود می بخشد زیرا کارکنان شرکت می توانند هنگام کار با مشتری به راحتی به تمام اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشند. بسیاری از شرکت های از CRM برای مدیریت سرنخ ها و فرصت های فروش استفاده می کنند. CRM می تواند ارتباط با مشتریان بالقوه را ردیابی کند و نشان دهد که چه مشتریانی باید برای تبلیغات خاص یا فرصت های فروش متقابل هدف قرار بگیرند. ماژول CRM ممکن است از بخش بندی مشتری (امکان بازاریابی هدفمندتر) و ابزارهای ارتباطی و گزارشگری پیشرفته پشتیبانی کند.
هفتم- اتوماسیون خدمات حرفه ای
ماژول اتوماسیون خدمات حرفه ای به عنوان یکی از ماژول های اصلی ERP که ماژول مدیریت منابع خدمات نیز گفته می شود، به سازمان ها اجازه می دهد تا پروژه ها را برنامه ریزی و مدیریت کنند. شرکت های خدماتی اغلب از این ماژول استفاده می کنند که کارکردش ردیابی وضعیت پروژه ها، مدیریت منابع انسانی و سرمایه ای و تأیید هزینه ها و برگه های زمانی است. همکاری بین تیم ها را با نگهداری اسناد مربوطه در یک مکان مشترک تسهیل می بخشد. علاوه بر این، بر اساس قوانین از پیش تعیین شده، صورت حساب ها را برای مشتری ها آماده و ارسال می کند.
هشتم- مدیریت نیروی انسانی
یکی دیگر از انواع ماژول های ERP مدیریت منابع انسانی (HRM) یا مدیریت سرمایه انسانی (HSM) است که کاربردش ثبت و نگهداری سوابق مربوط همه کارکنان است و اسنادی مانند بررسی عملکرد، شرح وظایف و ارائه نامه ها را ذخیره می کند. این ماژول نه تنها ساعاتی که کار انجام شده بلکه مرخصی ها، روزهای بیماری و مزایا را نیز ردیابی می کند.
از آنجا که ماژول HRM اطلاعات زیادی را در مورد هر کارمند شاغل در سازمان ذخیره می کند، بسیاری از داده های تکراری یا نادرست را که بسیاری از سازمان ها در صفحات گسترده مختلف ذخیره می کنند، پاک سازی می کند.
نهم- تجارت الکترونیک
برخی از شرکت های فروشنده نرم افزار ERP، ماژول تجارت الکترونیک را به سازمان هایی پیشنهاد می دهند که قصد دارند کالا و خدمات خود را در اینترنت بفروشند. این ماژول به شرکت ها اجازه می دهد تا سریعاً یک وب سایت بنگاه به بنگاه (B2B) یا بنگاه به مشتری (B2C) را راه اندازی کنند. از کاربردهای این ماژول می توان به وجود ابزارهای کاربر پسند اشاره کرد که به کارکنان اجازه می دهد به راحتی اقلام جدید را به سایت اضافه کنند، محتوای (توضیحات، عنوان، مشخصات، تصاویر و غیره) محصول را آپلود کنند و نمای متفاوتی به سایت بدهند. تمام اطلاعات مربوط به پرداخت، سفارش و موجودی از ماژول تجارت الکترونیک به یک پایگاه داده مشترک منتقل می شود. با این کار شرکت مطمئن می شود که تمام تراکنش ها به دفتر کل و روزنامه اضافه شده است، کالاهای ناموجود از روی وب سایت حذف می شود و سفارش ها به موقع ارسال می گردد.
دهم- اتوماسیون بازاریابی
همچون تجارت الکترونیک، ارائه دهندگان نرم افزار ERP، ماژول اتوماسیون بازاریابی را نیز توسعه داده اند. به عنوان یکی دیگر از ماژول های اصلی ERP، ماژول بازاریابی کمپین های بازاریابی در تمام کانال های دیجیتال مانند ایمیل، وب، رسانه های اجتماعی و اس.ام.اس را مدیریت می کند. می تواند بر اساس قوانین کمپین، ایمیل ارسال کند و از ویژگی های پیشرفته بخش بندی مشتری برخوردار است، از این رو مشتری ها تنها پیام های مرتبط را دریافت می کنند.
ماژول اتوماسیون بازاریابی، چه بخشی از سیستم ERP باشد یا یک راه حل مجزا، می تواند گزارش های مفصلی از عملکرد کمپین ها برای شکل دادن به برنامه های آتی بازاریابی و هزینه هایی که قرار است صرف شود، ارائه دهد. استفاده از این ماژول می تواند منجر به افزایش سرنخ های فروش، وفاداری مشتری و به مرور زمان افزایش فروش شود.
جمع بندی
آنچه در بالا به آن اشاره شد، شرح مختصری بود از ماژول های اصلی ERP که سرمایه گذاری روی آنها بسته به مدل کسب و کار، صنعت مورد نظر، اندازه شرکت، سهم بازار و عوامل دیگر متغیر است. برای نظارت بر سلامت مالی و اطمینان از صورت حساب های پرداختی همه شرکت ها به ماژول مالیه و حسابداری نیاز دارند. صرف نظر از صنعت، هر شرکت چه تولیدی و چه خدماتی حیاتش به جذب مشتری وابسته است، پس ماژول مدیریت روابط با مشتری مزایای خود را دارد. شرکت هایی که بیش از چند نفر کارمند دارند باید از ماژول مدیریت منابع انسانی استفاده کنند.
شرکت های تولیدی برای انجام عملیات روزانه خود به ماژول مدیریت موجودی و ماژول های تولید و تدارکات نیازمندند و از ماژول مدیریت زنجیره تأمین باید نهایت بهره را ببرند. شرکت های خدماتی مانند شرکت های مشاوره، بنگاه ها و شرکت های تعمیراتی برای تحقق بازده سرمایه خود باید ماژول مدیریت پروژه را خریداری کنند. اینترنت به عنوان محرک اصلی شکل گیری کسب و کارهای جدید استفاده از ماژول های اتوماسیون بازاریابی و تجارت الکترونیک را سرعت بخشیده است.
