سازمان ها و شرکت های مختلف همواره به دنبال آن هستند که با بهبود عملکرد خود، به اهدافی که از پیش تعیین کرده‌اند برسند و موفقیت را تجربه کنند. سازمان شما هم می تواند با رعایت نکات مهم و مختلفی که در این زمینه وجود دارد راه های پیشرفت و موفقیت را بپیماید و به اهدافی که در نظر دارد برسد.
یکی از مهمترین مسائلی که در هر سازمان و شرکتی برای موفقیت باید رعایت شود، داشتن برنامه ریزی منابع سازمانی یا نرم افزار erp است. اما برنامه ریزی منابع سازمانی چیست و به چه درد سازمان ما میخورد. در این مطلب قصد داریم در مورد همین موضوع با شما صحبت کنیم و بگوییم که داشتن سیستم برنامه ریزی منابع سازمان یا نرم افزار erp برای یک سازمان چقدر از اهمیت برخوردار است.
نرم افزار erp در واقع خودش توسط برنامه های کاربردی که شامل چندین زیر برنامه کاربردی دیگر هستند حمایت می شود و مهمترین وظیفه آن این است که فعالیت های مختلف را که در واحدهای عملیاتی مختلف یک سازمان انجام می‌شود یکپارچه‌سازی کند. طبیعتاً هر سازمان این نکته را میداند که هرچه یکپارچگی در امور آن بیشتر باشد رسیدن به موفقیت راحت تر است.
فعالیت هایی که میتواند در قالب برنامه ریزی منابع سازمانی مشخص شود عبارتند از مدیریت تولید، خرید قطعات، کنترل موجودی انبار و همچنین ردگیری سفارشات و … که هر کدام از آنها برای موفقیت شرکت تاثیرگذار هستند. اما erp همچنین میتواند در مسائل مالی و منابع انسانی نیز برنامه های کاربردی را برای شما داشته باشد و کمک زیادی به شما بکند.
تعریف برنامه ریزی منابع سازمانی
اگر بخواهیم یک تعریف کلی از سیستم erp داشته باشیم باید بگوییم که برنامه ریزی منابع سازمانی عبارت است از سیستمی که دارای اهداف، اجزا و حدود مشخصی برای کار و فعالیت است. مهمترین هدفی که نرم افزار erp آن را دنبال می کند این است که در فرایندهای داخلی کسب و کار سازمان ما بتواند بهبود و تسریع ایجاد کند، برای این منظور بیشتر از مهندسی مجدد فرایندهای سازمان استفاده می شود.
طبیعتاً یک برنامه ریزی منابع سازمانی برای آن که موفق عمل کند نیازمند اجزا و فرآیندهای مختلف می باشد. در سیستم erp مهمترین جزء و هسته‌ای که وجود دارد بخش نرم‌افزاری آن می باشد. بخش نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی در واقع در عمل تحت زیر برنامه های کاربردی مختلفی قرار می گیرد. هر کدام از این برنامه های کاربردی که در نرم‌افزار erp استفاده می شوند در واقع بخشی از فعالیتهای عملیاتی سازمان را انجام می دهند و آنها را شبیه سازی می کنند.
عموم زیر برنامه‌هایی که در نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی وجود دارد که عبارت است از مدیریت تولید، کنترل موجودی انبار، خرید مواد اولیه و خام مورد نیاز شرکت و ارسال مواد واحدهای تولیدی دیگر که این موارد توسط زیر برنامه های کاربردی نرم افزار erp انجام می شود. همچنین erp در فعالیتهای نظیر تولید یا ارائه خدمات، مدیریت کیفیت و انبارها، مهمتر از همه بازاریابی و فروش، نگهداری و تعمیرات، مدیریت اسناد و مدارک، مدیریت جذب و سوابق پرسنلی و … کاربردهای فراوانی دارد.
نرم افزار سازمانی که میتواند نقش مهمی در یکپارچه سازی فعالیتهای سازمان داشته باشد از مزایای بسیاری هم برخوردار است که در ادامه به آنها اشاره خواهیم کرد.
برنامه ریزی منابع سازمانی چه مزایایی دارد؟
برنامه ریزی منابع سازمانی یا همان ERP برای هر سازمانی از مزایای زیادی هم برخوردار می باشد. اولین مزیت مهمی که این کار میتواند برای شما داشته باشد، یکپارچگی در برنامه ریزی های سازمانی شما است. یکپارچگی اطلاعات، فرآیندها، کارکنان و برنامه های کاربردی از جمله فوایدی است که erp برای شما به همراه دارد.
از طرف دیگری این کار باعث می شود تا شما بتوانید مدیریت اطلاعات سازمان خودتان را به خوبی انجام دهید. با استفاده از نرم افزار برنامه ریزی یکپارچه منابع سازمانی (erp) شما می توانید به آسانی به اطلاعات مورد نیاز خودتان در مواقع حساس دسترسی پیدا کنید.
همچنین با داشتن نرم افزار erp شما می توانید از صحت اطلاعاتی که در اختیارتان قرار می‌گیرد مطمئن باشید. هر سازمانی با داشتن برنامه ریزی منابع سازمانی به راحتی می تواند هرگونه تغییر در اطلاعات خودش را ثبت کند. این تغییر در اطلاعات در نرم افزار erp با تمام جزئیات اتفاق می افتد.
از طرف دیگری نرم افزار مدیریت منابع سازمانی برای شما میتواند این امکان را فراهم کند که برنامه ریزی های بهینه برای سازمان داشته باشید. سازمان شما با استفاده از سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی erp میتواند در فروش، خرید مواد خام، حمل و نقل توزیع برنامه ریزی کاملا بهینه را داشته باشد و هزینه‌های خود را به خوبی کاهش دهد.
از مهمترین مواردی که به عنوان زیرساخت می‌توانیم برای این نرم افزار مدیریت منابع سازمانی اشاره کنیم این است که پشتیبانی کاملی از آن اتفاق می‌افتد و هیچگونه خطا و ایرادی در سیستم آن وجود ندارد. با استفاده از این نرم افزار شما می توانید افزایش کارکرد پرسنل خودتان را هم تحت نظارت قرار دهید.
چرا باید از برنامه ریزی منابع سازمانی باید استفاده کنیم؟
طبیعتاً در هر سازمان و شرکتی برنامه ریزی نقش اول را در موفقیت آن سازمان ایفا می کند. پس به آسانی می توان متوجه شد که نرم افزار erp برای موفقیت یک سازمان به شدت ضروری است. در دنیای کنونی که جهان با پیشرفت های بسیار زیادی در زمینه تکنولوژی مواجه شده است استفاده از نرم افزار بهترین راهکار برای تحلیل کردن شرایط و برنامه‌ریزی مناسب برای آینده یک سازمان می باشد.
یکی از دلایل مهمی که باعث می شود نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی مهم جلوه کند، کمبود منابع در هر سازمان می باشد و با توجه به این کمبود منابع در دسترس بهترین کار برای برنامه ریزی برای تمامی عوامل موجود از جمله تجهیزات و نیروی انسانی استفاده از نرم افزار erp است.
از طرف دیگر با توجه به فضای رقابتی که بین سازمان ها وجود دارد، آنها برای اینکه بتوانند در رقابت بین هم موفق باشند باید از یک برنامه ریزی کارآمد برخوردار باشند. اما مهمترین عاملی که باعث می شود تا با استفاده از این نرم افزار برای شما ضرورت پیدا کند شفافیت است. شفافیت امروزه مهمترین اصل برای گسترش ارتباطات و همکاری در جامعه جهانی می باشد.
ماژول های نرم افزار erp
نرم افزار ERP معمولاً از چندین ماژول تشکیل شده است که هر کدام برای رسیدگی به یک عملکرد یا فرآیند تجاری خاص طراحی شده اند. برخی از رایج ترین ماژول های نرم افزار ERP عبارتند از:
مدیریت مالی – این ماژول شامل ویژگی هایی است که حسابداری، برنامه ریزی مالی، بودجه بندی و مدیریت پول نقد را پوشش می دهد.
مدیریت منابع انسانی – این ماژول استخدام، استخدام، آموزش، حقوق و دستمزد و سایر وظایف منابع انسانی را پوشش می دهد.
تدارکات – این ماژول به خرید، مدیریت تامین کننده و مدیریت موجودی می پردازد.
فروش و بازاریابی – این ماژول شامل ویژگی هایی برای مدیریت روابط با مشتری، سفارشات فروش و کمپین های بازاریابی است.
تولید – این ماژول برنامه ریزی تولید، زمان بندی و کنترل کیفیت را پوشش می دهد.
بسیاری از ماژول های ERP دیگر نیز در دسترس هستند، از جمله مدیریت زنجیره تامین، مدیریت پروژه و خدمات مشتری. ماژول های خاصی که یک شرکت به آن نیاز دارد به اندازه، صنعت و نیازهای تجاری آن بستگی دارد. برخی از ارائه‌دهندگان نرم‌افزار ERP ماژول‌های سفارشی‌سازی شده‌ای را ارائه می‌کنند که می‌توانند بر اساس نیازهای خاص سازمان تنظیم شوند.
ویژگی های نرم افزار erp
اگر منظور شما از “خواص” ویژگی ها یا ویژگی های نرم افزار ERP است، برخی از ویژگی های کلیدی نرم افزار ERP عبارتند از:
یکپارچه‌سازی: نرم‌افزار ERP تمامی فرآیندهای کسب‌وکار را در بخش‌ها و واحدهای تجاری در یک سیستم واحد ادغام می‌کند و یک نمای واحد از عملیات سازمان ارائه می‌دهد.
طراحی ماژولار: سیستم های ERP ماژولار هستند و از ماژول های تجاری متمایز مانند مدیریت مالی، مدیریت سرمایه انسانی، تدارکات، و فروش و بازاریابی و غیره تشکیل شده اند.
اتوماسیون: نرم افزار ERP کارهای روتین را خودکار می کند، خطاها را کاهش می دهد و کارایی را بهبود می بخشد.
گزارش دهی: نرم افزار ERP طیفی از گزارش های استاندارد و سفارشی را ارائه می دهد که به مدیران کمک می کند تا بر عملکرد سازمان نظارت کنند و زمینه های بهبود را شناسایی کنند.
ردیابی و دید: نرم افزار ERP به مدیران اجازه می دهد تا فرآیندهای تجاری را در لحظه ردیابی و پیگیری کنند و وضعیت وظایف و فعالیت های مختلف را مشاهده کنند.
به طور کلی، نرم افزار ERP برای بهبود کارایی و اثربخشی عملیات تجاری طراحی شده است و ابزارهایی را که مدیران برای تصمیم گیری آگاهانه و بهینه سازی عملکرد نیاز دارند، در اختیار آنها قرار می دهد.
بهترین ویژگی های نرم افزار erp
بسیاری از ویژگی های مهم نرم افزار ERP وجود دارد که بسته به نیازهای خاص سازمان می توان آنها را جزو بهترین ها دانست. در اینجا برخی از ویژگی هایی که به طور کلی از اهمیت کلیدی در نظر گرفته می شوند آورده شده است:
یکپارچه‌سازی: نرم‌افزار ERP تمامی فرآیندهای کسب‌وکار را در بخش‌ها و واحدهای تجاری در یک سیستم واحد ادغام می‌کند و یک نمای واحد از عملیات سازمان ارائه می‌دهد.
اتوماسیون: سیستم های ERP وظایف روتین را خودکار می کنند، خطاها را کاهش می دهند و کارایی را بهبود می بخشند.
سفارشی سازی: نرم افزار ERP باید برای رفع نیازهای خاص سازمان قابل تنظیم باشد.
گزارش و تجزیه و تحلیل: نرم افزار ERP طیفی از گزارش های استاندارد و سفارشی را ارائه می دهد که به مدیران کمک می کند تا بر عملکرد سازمان نظارت داشته باشند و زمینه های بهبود را شناسایی کنند.
مدیریت ارتباط با مشتری: نرم افزار ERP شامل ابزارهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) است که سازمان ها را قادر می سازد تا تعاملات مشتری را مدیریت کرده و رضایت مشتری را بهبود بخشند.
6 . مدیریت مالی: سیستم های ERP ماژول هایی را برای مدیریت داده های مالی از جمله صورتحساب، حساب های دریافتنی، حساب های پرداختنی و دفتر کل ارائه می دهند.
مدیریت زنجیره تامین: سیستم های ERP شامل ابزارهایی برای مدیریت موجودی، تدارکات و تدارکات است.
مدیریت منابع انسانی: سیستم های ERP دارای ابزارهایی برای مدیریت داده های کارکنان از جمله استخدام، حقوق و دستمزد و مدیریت مزایا هستند.
کنترل کیفیت: نرم افزار ERP شامل ابزارهایی برای مدیریت فرآیندهای کنترل کیفیت، از جمله انطباق با استانداردهای صنعت است.
امنیت: نرم افزار ERP باید دارای ویژگی های امنیتی قوی باشد تا اطمینان حاصل شود که داده های حساس محافظت می شوند.
تفاوت نرم افزار erp در مقابل نرم افزار حسابداری
در حالی که نرم‌افزار ERP و نرم‌افزار حسابداری شباهت‌هایی دارند، اما یکسان نیستند. نرم افزار حسابداری عموماً فقط عملکردهایی را برای حسابداری (از این رو نام آن) مانند حساب های پرداختی/دریافتی، صورتحساب و مدیریت دفتر کل ارائه می دهد. از سوی دیگر، نرم‌افزار ERP عملکرد حسابداری را ارائه می‌کند، اما قابلیت‌های بسیار دیگری نیز دارد، مانند مدیریت زنجیره تامین، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و مدیریت منابع انسانی (HRM) که در بخش‌های مختلف و واحدهای تجاری گسترده است. نرم افزار ERP یک نمای واحد از عملیات سازمان ارائه می دهد که می تواند به ساده سازی فرآیندها، کاهش هزینه ها و بهبود تصمیم گیری کمک کند. در نهایت، انتخاب بین نرم افزار ERP و نرم افزار حسابداری به نیازها و اهداف خاص سازمان بستگی دارد.
erp را از کجا تهیه کنیم؟
با توجه به اینکه شرایط سازمانها کاملاً با هم متفاوت است، پس طبیعتاً هرکدام از آنها نیازمند برنامه ریزی مشخص و متفاوتی برای مدیریت منابع سازمانی می باشند. برای دریافت نرم افزار erp متناسب با سازمان خودتان بهتر است به مجموعه هایی مراجعه کنید که در این زمینه سال‌هاست فعالیت می‌کنند و عملکرد شان مشخص است و از راهکارهای جامع برنامه ریزی سازمانی آنها در کسب و کار خود استفاده نمایید.
یکی از بهترین شرکت هایی که در این زمینه فعالیت می کند و می تواند گزینه مناسبی برای شما برای خرید erp باشد، شرکت دانش بنیان رای دانا به آدرس اینترنتی https://raydana.com/portfolio/cybererp میباشد و شما میتوانید نرم افزار متناسب با شرکت تان را در آنجا تهیه کنید و با آن به موفقیت برسید.
